مدیریت بر فرایندها
تغییر مدیریت ها روابط عمومی ها در دولت جدید هم شروع شده و هر روز چند انتصاب جدید را می بینیم. (چند روز پیش هم این نوبت ما بود ! D: )
امروزها مدیران جدید هر کاری حاضرند انجام دهند که کارآیی سازمانی روابط عمومی را بیشتر کنند.
تغییر در کادر مدیران میانی ، تغییرات در نیروی انسانی و جذب نیروهای جدید ، درخواست امکانات جدیدی که معمولا لیست بلند بالایی دارند ، تغییر در مقررات و قوانین داخلی و... معمول ترین روش هایی هستند که مدیران جدید برای کارآمد کردن روابط عمومی انجام می دهند .
اما تنها با "بهبود فرایندها" می توان تحول واقعی را در ساختار روابط عمومی - و هر سازمانی - بوجود آورد.
فرایند مجموعه ای از رویه های کاری و تصمیماتی است که ماموریت ها بر اساس آن انجام می شود. بهینه کردن فرایندها به صورت مستمر به چند دلیل ضروری است :
*** در طول زمان ماموریت ها متحول می شود ولی ماهیت سیستم اداری اینگونه است که همان رویه های کاری قبل را طی می کند. حتی گاهی ماموریت ها حذف می شود ولی نیروها و رویه های کاری می مانند.
*** ابزارهای کار تغییر می کنند. ولی اگر بهبود فرایند انجام نشود از ابزارهای جدید استفاده نمی شود و یا حتی در صورت استفاده ، همان رویه قبلی انجام می شود .
*** تکنیک های کاری جدیدی شکل گرفته که تنها در صورت بهبود فرایند امکان بهره گیری از آنها فراهم می شود.
بهبود فرایند می تواند باعث تسهیل در انجام کار ، آزاد شدن نیروها و کاهش هزینه های مالی شود. گرچه عدم توجه به مدیریت فرایندگرا در تمام سازمانها و بخش ها وجود دارد. ولی روابط عمومی بیشتر از هر جایی از این آسیب رنج می برند.
وظیفه گرایی آفت فرایندهای کاری روابط عمومی است و معمولا روابط عمومی های ستادی این آسیب قرار دارند. در بهبود فرایند به درستی تغییر در نیروها و امکانات سازمانی را جهت می دهد.
واقعیت این است که اگر برنامه های مدیران روابط عمومی در مجموعه کاری شان مکتوب بود ، مشخص می شد که تصمیم مدیران جدید روابط عمومی برای اصلاح کارها تنها به ورود چندنیروی انسانی و یا امکانات سخت افزاری و چند تغییر در مدیران میانی و کارشناسان بسنده می کنند.
Posted by Ali Mazinani at 09:20 PM | نظر (0) | TrackBack (10)
link | July 13, 2005 06:28 PM
چه زماني روابط عمومي براي مديران سازمان مساله حياتي مي شود؟
دكتر كمالي پور در نشست انجمن روابط عمومي ايران ، صاحبنظران و فعالان روابط عمومي را به مخاطب قرار دادن مديران سازمان ترغيب كرد و همانگونه كه قبل از آن دكتر شكرخواه در نشست علمي روابط عمومي الكترونيك عنوان كرده بود ؛ تاكيد داشتند كه چالش اصلي روابط عمومي ها ناآشنا بودن مديران ارشد سازمان نسبت به نقش و جايگاه روابط عمومي است.
به گفته اين دو استاد ارتباطات كه به خوبي از مسايل روابط عمومي ايران آگاه هتند و با نگاهي بيروني فعاليت هاي روابط عمومي را پيگيري مي كنند ، تخصص علمي و عملي مديران و كارشناسان روابط عمومي در كشور ما وضعيت خوبي دارد و اولويت اول برنامه ها بايد ترويج و فرهنگ سازي روابط عمومي براي مديران ارشد سازمان ها باشد.
اما چگونه ؟!
قبلا هم نوشته ام كه تصور غلطي است اگر فعاليت هاي روابط عمومي را قابل ارزيابي ندانيم.برنامه هاي روابط عمومي بايد اهداف واقعي و ملموس داشته باشند و از همان ابتدا ملاك هاي ارزيابي آن مشخص شده باشد.
در حقيقت ، برنامه هاي روابط عمومي بايد اهدافي را دنبال كند كه خدمات سازمان را ارتقاء دهد و مديران ارشد نتيجه عملكرد ارتباطي روابط عمومي را در عملكرد اصلي سازمان ببينند. حتي در مسايل فرهنگي هم فعاليت روابط عمومي را بايد تبديل به كميت قابل دفاع کرد؛ به گونه اي كه هنگام گزارش دادن از فعاليت هاي روابط عمومي، تاثير فعاليت هاي روابط عمومي بر فعاليت تخصصي سازمان ذكر شود . نه اينكه ريز فعاليت ها نظير تعداد خبر ارسالي و تعداد پوستر جاي عملكرد واقعي روابط عمومي را بگيرد.
در پاسخ به اين سوال كه چه زماني روابط عمومي براي مديران سازمان مساله حياتي مي شود ؟ تنها بايد گفت وقتي كه گزارش عملكرد روابط عمومي ، بيان كننده تاثير فعاليت هايش در بهبود فعاليت هاي سازمان باشد و نتيجه كار كاملا كمي و قابل ارزيابي باشد.
يك مطالعه موردي
نمونه اي كه خواهم نوشت بهترين مثالي است كه مي توان براي برنامه ريزي روابط عمومي با هدف ايفاي نقش واقعي روابط عمومي در سازمان برشمرد. جالب اينكه نمونه كاري كه معرفي خواهم كرد كاملا بومي و مربوط به روابط عمومي وزارت جهاد كشاورزي است.*
خلاصه طرح :
وزارت جهاد كشاورزي در سال گذشته دو طرح محوري در زمينه فعاليت هاي كشاورزي تدوين كرد كه نتيجه نهايي آن خودكفايي در دو محصول وارداتي كشور يعني شكر و روغن است. يعني با اتمام طرح پس از ده سال سالانه ميلياردها دلار واردات قطع مي شود. ضمن اينكه طرح از نظر تخصصي توجيه پذير است و كشت هاي جايگزين مانند كشت دانه هاي روغني جديد (كلزا و ...) پيش بيني شده كه به محصولات ديگر لطمه اي وارد نشود ...
در اين ميان ، روابط عمومي وزارت جهاد كشاورزي دو طرح ارتباطي تهيه و به تصويب مقدماتي رسانده كه بر اساس آن روابط عمومي با استفاده از برنامه ريزي ارتباطي ، زمان اجراي طرح خودكفايي در محصولات نام برده را از ده سال به هفت سال مي رساند . بدين ترتيب كه در طرح روابط عمومي توجيه علمي و تخصصي شده است كه مصرف سرانه شكر و روغن در ايران از استاندارد مورد تاييد پزشكان و سرانه مصرف جهان بالاتر است و همزمان با شروع طرح گسترش توليد محصولات در داخل ، اگر با هزينه اي كمتر اطلاع رساني و اقناع مصرف كنندگان انجام شود ، ميزان شكر و روغن مورد نياز كشور به ميزان زيادي كاسته مي شود. براي مثال مصرف سرانه روغن در ايران 17 كيلوگرم در سال است كه بايد اين ميزان به 12 كيلوگرم برسد .
طرح كاهش مصرف سرانه شكر و روغن ، همه ملاك هاي يك برنامه روابط عمومي را دارد و علاوه بر اينكه در خدمات سازمان تاثيرگذار است ؛ كاهش واردات و همچنين كاهش بيماري ها و عوارض مصرف زياد روغن و شكر را هم به دنبال دارد . يعني با عدد و رقم نتايج يك طرح ارتباطي مشخص شده و در اختيار مدير سازمان قرار گرفته است.**
---------------------------------
* مطمئن باشيد اينكه هفت سال است در روابط عمومي وزارت جهاد كشاورزي مشغول هستم مي كنم ، هدفم تعريف و تمجيد نيست . چون كه طرح ايده توسط شخص مدير روابط عمومي بوده و همكار من آقاي شكري تدوين برنامه را بر عهده داشته اند و من هم مثل شما آن را يك تجربه كاري خوب مي دانم !
** اين طرح به جشنواره روابط عمومي هاي سال گذشته ارسال شده بود كه متاسفانه مشخص نشد چرا در بخش ايده هاي برتر قرار نگرفت! كاري كه مي توانست كمكي به عملياتي شدن طرح باشد . كه چنين نشد !
Posted by Ali Mazinani at 06:28 PM | نظر (0) | TrackBack (42)
link | January 26, 2005 01:07 PM
تکنیکی برای مدیریت بر شروع فرایندهای روابط عمومی در سازمان
تصور کنید روابط عمومی یک سازمان بزرگ را که رویدادها ، برنامه ها و فعالیت های متنوعی در واحدهای مختلف آن در حال پیگیری است. حجم انتظارات از روابط عمومی برای شروع فرایندهای کاری روابط عمومی نظیر پوشش خبری ، تهیه عکس ، مدیریت برگزاری یک همایش و ... چنان زیاد است که به واقع مدیران روابط عمومی ها در کارتابل روزانه خود به انبوه درخواست نامه ها مواجه می شوند که توان تفکیک و مدیریت آنها را ندارند.
هنگامی روابط عمومی نقشی کارآ و موثر دارد که شروع فرایندهای کاری اش به درستی انجام شود. در بررسی هر فرایند کاری اولین سوال این است که محرک فرایند چیست؟
مثلا برای پوشش خبری شروع یک پروژه نامه و یا درخواست شفاهی مدیر پروژه از روابط عمومی نقطه شروع فرایند است.
این نشانه حرفه ای نبودن مدیریت روابط عمومی است که شروع فرایندهای کاری خود را به نامه چند سطری و مبهم اداری و یا مذاکره تلفنی کوتاه و غیر مستند وابسته کند.
اطلاعات مورد نیاز برای شروع فرایندها هیچگاه در یک نامه رسمی نمی آید و این نامه ها صرفا موافقت مدیر روابط عمومی با انجام فرایند مد نظر است ، در حالیکه کارشناس روابط عمومی برای انجام وظایف خود نیاز به اطلاعات کاملی از موضوع کاری خود دارد.
Posted by Ali Mazinani at 01:07 PM | نظر (2) | TrackBack (86)
link | July 23, 2004 07:02 PM
مساله شناسي در سازمان
مساله شناسي پاشنه آشیل روابط عمومی است و آسیب شناسی فعالیت های مدیریتی و برنامه ای روابط عمومی ها نشان دهنده ضعف مساله شناسي سازمان توسط روابطعمومي است.
اين ضغف بدون ترديد جایگاه نامناسب سازمانی ، بودجه محدود و فصلی ، تردید و همراهی نکردن مدیریت در توسعه فعالیت های روابط عمومی ، بی اثربودن فعالیت های برنامه ریزی شده و حتی عدم ثبات مدیریت روابط عمومی را در پي دارد.
چرا که روابط عمومی خود نمی داند به دنبال حل چه مساله و مشکلي ارتباطی در سازمان است و برنامه های کاری براي حل یک مساله خاصي طرح و اجرا نمي شوند .
اين يك واقعيت است كه روابط عمومي ها به دليل عدم تخصص و نگاه حرفه اي به روابط عمومي اين شغل را با فعاليت هاي روزمره دنبال مي كنند و متاسفانه نگاه مديران سازمان به روابط عمومي نيز همين است.
ازآنجا كه ملاك ارزيابي موفقيت در سازمان ها پيشبرد برنامه هاي سازمان و رفع مسايل پيش رو است ، ارزيابي مديريت از روابط عمومي هم تابع اين اصل است و روابط عمومی باید مدعی حل مشکلات ارتباطی سازمان باشد ، نه مجري فرايندهاي كاري كه از بيرون به روابط عمومي ديكته مي شوند.
مدیریت سازمان ، بحران های بالقوه/ بالفعل و کانونهای بیرونی سازمان (نظیر رسانه ها) سه عامل مهم در شروع فرایندهای کاری روابط عمومی هستند .
مثال:
* مدیریت سازمان نیاز به اطلاع از اخبار مربوط به سازمان در رسانه ها دارد >>> کار روزمره روابط عمومی بریده جراید می شود.
* رسانه ها بنا بر سیاست ها و اهداف خود نیاز به ارتباط با مسئولین دارند >>> نقش هماهنگ کننده روابط عمومی شکل می گیرد.
* بحرانی ناخواسته در بین مشتریان پیش می آید >>> روابط عمومی از تمامی امکانات و ابزار رسانه ای و غیر رسانه ای برای حل بحران کمک می گیرد.
اين طبيعي است كه با منفعلانه برخورد كردن نمي توان انتظار سهم بري از موفقيت سازمان داشت.
در صورتي كه اگر شروع فرایند با مساله شناسی دقيق همراه باشد و برنامه های اجرایی برای حل این مسایل باشد. نه تنها نقش منفعلانه ای در انتظار روابط عمومی نیست ، بلکه جایگاه روابط عمومی در سازمان ارتقاء می یابد.
گام اول : شناخت مساله
توصیه ای که به مدیران روابط عمومی می شود این است که در اولین گام به بررسی مسایل سازمان بپردازند . گفتگو با مدیران ارشد سازمان بهترین راه حل ممکن است. آنها با مسایلی ارتباطی دست به گریبان هستند که اگر مدعی حل آن با روش علمی و حرفه ای پیدا شود ، امکانات و شرایط لازم را نیز برای روابط عمومی فراهم می کنند.
همانگونه که در روش تحقیق تاکید می شود مهم ترین بخش بیان مساله است. کافی است فهرستی از مشکلات سازمان تهیه شود و به دقت تعیین شود که کدام مشکل ، مشكل ارتباطی است ؟ آیا فعالیت های ارتباطی کمک به حل مشکل می کند؟
مسایل فنی و زیربنایی نبايد به عنوان دستور کار روابط عمومی قرار گیرد و در مقابل فهرست كاملي از مشكلات ارتباطب سازمان تهيه شود. مبناي تشخيص مساله در سازمان مي تواند يكي از روش هاي زير باشد :
- تحقيق اسنادي و بررسي گزارش عملكرد سازمان
- مصاحبه و نظرسنجي از مديران ارشد سازمان
- مقالات و تحليل هاي ارايه شده در رسانه ها نسبت به مشكلات سازمان
ولي در نهايت اينكه آيا مشكل مشكل ارتباطي است ؟ و چه برنامه اي براي حل آن تدوين شود ، بر عهده متخصص روابط عمومي است .
link | December 15, 2003 06:40 PM
مستند سازی فعالیت های روابط عمومی
| عذرخواهی مرا به خاطر به روز نشدن وبلاگ بپذیرید. راستش را بخواهید مشغله های كاری و دو پروژه كاری كه با همراهی چند نفر از دوستان تعریف كرده ام ، تمام انرژی و وقت مرا گرفته. طوری كه فایل های متعدد رو دسكتاپ كامپیوترم منتظر تكمیل شدن هستند . سوژه هایی كه به مراتب به اهداف این وبلاگ یعنی طرح مسایل كاربردی روابط عمومی نزدیك ترند.چه از تجربه كاری خودم و چه تجارب همكاران . ولی متاسفانه خیلی ها ناتمام مانده اند. گرچه به قول دوستی نوشته های كاری من اول برای كار نوشته می شوند و بعد در وبلاگ مطرح می شوند. ( مانند سه سطح ویژگی سایت ایده آل روابط عمومی كه بخشی از گزارش كامل سایت اینترنتی روابط عمومی برای ارسال به جشنواره روابط عمومی برتر بود ) ولی امیدوارم بتوانم به كارها سر و سامانی بدهم . ضمنا مطالب وبلاگ ها و سایت های روابط عمومی هم كم شده و كمتر لینكی مرتبط و كاربردی پیدا می كنم برای لینكدونی !! ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ |
مستند سازی ؛ شاخصه فعالیت حرفه ای
وقتی شرایط حرفه ای بر روابط عمومی حاكم نباشد ،نتیجه ای جز شخص محوری در فضای كاری روابط عمومی ندارد. بدین معنی كه تعریف كار با افراد چنان معمول است كه اگر نیروی خوبی از روابط عمومی به هر دلیلی منتقل شود ، توانایی او نیز منتقل می شود. و این امر چه در سطح مدیریت و چه كارشناسی دیده می شود.
كمتر مدیرانی هستند كه توانسته باشند كارشناسان روابط عمومی را ملزم به مستند سازی رویه های كاری كنند و كمتر مدیرانی هم هستند كه سابقه مدیریتی خود را به جا گذاشته باشند . یك مثال : كارشناس خوبی را می شناسم كه فعالیت های ارتباط با رسانه های یك روابط عمومی را انجام می دهد. همه می دانند كه اگر روزی نباشد تمامی ارتباط با خبرنگاران ، رسانه ها و ... از بین می رود و كارشناس جدید باید از صفر شروع كند!
باید گفت كه مستند سازی فقط رویه ها را شامل نمی شود ، فعالیت های زیادی در روابط عمومی انجام می شود كه روابط عمومی قادر نیست گزارشی از آن تهیه كند و یا به سوابق فعالیت های گذشته مراجعه كند. باید قبول كرد كه تجربه و سابقه یك روابط عمومی زمانی مفید است كه مستند شده باشد.
مرور آسیب شناسی فعالیت های روابط عمومی در مقاله ها و همایش ها همیشه نشان می دهد كه نبودن ثبات شغلی در روابط عمومی عامل منفی در پیشرفت روابط عمومی است و همیشه از مدیران سازمانی انتظار می رود نگاهی حرفه ای به روابط عمومی داشته باشند. در حالیكه همین نگاه حرفه ای در بین مدیران و كارشناسان وجود ندارد و چه بسا مستند نكردن فعالیت ها و رویه های كاری را فوت كوزه گری می دانند !! نكته ای كه در نهایت به ضرر خود كارورزان روابط عمومی است . در هر تغییر مدیریتی و كارشناسی روابط عمومی فعالیت از صفر شروع می شود و هیچ راهكاری برای حل این معظل وجود ندارد.
به طور اختصار در این بحث می توان مستندسازی رویه های كاری و نیز مستند سازی فعالیت ها را ذكر كرد.
این دو از این جهت متفاوت هستند كه رویه های كاری فنون و روش های كاری است كه حتی بحث های غیر رسمی را نیز شامل می شود و اگر كارشناس خبری دارای توان لابینگ خاص است باید این رویه ها مستند شده باشد . مانند شماره تلفن خصوصی روزنامه نگاران و اسامی آنها و محلی كه می توان آنها را یافت . نكات ریزی كه می تواند در زمانی حیاتی شوند و در این مقوله می گنجند .
مستند سازی فعالیت ها گرچه كمی وضعیت بهتری دارد كه شاید بیشتر به بهانه گزارش عملكرد ، شركت در جشنواره ها و ... انجام می شود ولی معمولا كامل نیست و دستورالعمل ها و آیین نامه های مشخصی ذكر نمی شود.
link | November 27, 2003 02:44 AM
جایگاه روابط عمومی در ساختار سازمانی
| به بهانه یك پرسش |
كتاب روابط عمومی برتر (مروری بر مبانی و نظریه های روابط عمومی ) نوشته هوشمند سفیدی مطالب كاملی در مورد جایگاه و نقش روابط عمومی در سازمان دارد. بویژه فصل دوم ( الگوها و نقش های روابط عمومی ) كه جمع بندی خوبی از نقش های مورد انتظار از روابط عمومی بر حسب نوع سازمان و نوع الگوی روابط عمومی به دست می دهد. همچنین كتاب روابط عمومی و اهداف سازمانی و مقالات نخستین همایش بررسی مسایل روابط عمومی ایران معمولا مقالات و نوشته ها تنها به ذكر اینكه روابط عمومی باید در بالاترین سطوح مدیریتی سازمان باشد اكتفا می كنند و بویژه كمتر بحثی كاربردی و عینی با توجه به شرایط سازمان های ما وجود دارد. بنابراین بهترین پیشنهاد می تواند بررسی مطالب مربوط به اهداف و نقش سازمانی روابط عمومی است كه در برخی از كتب روابط عمومی به صورت مبسوط به آن پرداخته شده است. بویژه نظریه هایی كه نگاه به روابط عمومی را به عنوان بخشی از مدیریت سازمان كه از روابط عمومی صرفا رسانه محور دور می شود. سعی می كنم منابع بیشتری در این زمینه معرفی كنم . اما برای شروع چند بخش نامه دولتی را مرور كنیم: از نظر رسمی ، چند بخش نامه و دستور العمل دولتی وجود دارند كه به صورت كلی جایگاه سازمانی روابط عمومی را مشخص كرده اند. در بخشنامه سال 1364 دولت می توان به موارد ذكر شده زیر برای تبیین جایگاه روابط عمومی در سازمان اشاره كرد : · انتخاب مدیر روابط عمومی توسط بالاترین مقام · ارتباط مستقیم و مستمر روابط عمومی با مدیر ارشد سازمان · شركت در شورای معاونین · حتی المقدور سخنگو بودن مدیر روابط عمومی این نخستین دستور العمل بعد از انقلاب است . گو اینكه آیین نامه واحدهای اطلاعات و انتشارت و روابط عمومی وزارتخانه ها و موسسات دولتی مصوب 1353 بر این تاكید داشته كه روابط عمومی هر سازمان مجری برنامه های وزارت اطلاعات و جهانگردی وقت است و مشورت رییس سازمان برای انتخاب مدیر روابط عمومی با وزیر اطلاعات و جهانگردی الزامی بوده است. ( وزارت فرهنگ و ارشاد كنونی كه ایكاش این روند باز هم به اجرا درآید. ) و اما در بخشنامه مصوب سال 1374 و نیز 1376 همان موارد سال 64 در مورد جایگاه سازمانی آورده شده و همان نكات بالا البته بدون تاكید بر سخنگو بودن روابط عمومی ذكر شده است. * ( متن كامل بخش نامه ها در كتاب سال روابط عمومی1380 -صفحه 148)
link | October 10, 2003 11:43 PM
تشكیلات روابط عمومی
تشكیلات روابط عمومی ( قسمت دوم )
" هیاتی " واژه ای است كه گاهی در برابر واژه " تشكیلاتی" ، برای نشان دادن حرفه ای نبودن یك روابط عمومی یا مدیر آن استفاده می شود . در روابط عمومی های اینگونه كه كم هم نیستند مدیر و كاركنان در شرایطی به كار می پردازند كه كمتر وظیفه مشخصی دارند و هر روز كاری خود را می توانند با وظایف جدید محوله از مدیر روابط عمومی شروع كنند. طیف كاری این روابط عمومی ها به شدت متفاوت است. یك روز به شدت پركار و یا روزهای آرام و بدون خبر !
در مقابل روابط عمومی های تشكیلاتی همانگونه كه در یادداشت پیشین بدان شاره شد واحدهای غیر تخصصی روابط عمومی را كه در حقیقت " ابزار های" كاری روابط عمومی اند ایجاد می كنند ، ولی از تشكیلاتی كردن تخصص روابط عمومی خبری نیست.
بدین معنی كه هیاتی بودن در بخش ابزارهای كاری روابط عمومی برطرف می شود ولی برنامه ریزی روابط عمومی شاخص هیاتی بودن را برای خود حفظ می كند و در حوزه مبهم اختیارات مدیران روابط عمومی باقی می ماند .
تشكیل جلسات هماهنگی بین ادارات مختلف و ایجاد معاونت هایی كه نقش هماهنگ كننده دارند ، برای ظاهر تشكیلاتی دادن به برنامه ریزی و تصمیم گیری در روابط عمومی است و مدیرانی كه تخصص روابط عمومی را در برنامه ریزی نفی می كنند حتی از ادارات اجرایی خود می خواهند كه پس از طرح یك مساله ( مثلا بحران سازمانی ) برنامه حوزه كاری خود را اعلام كنند تا با جمع عددی آنها به برنامه روابط عمومی برسند !!!
شاید تصور هیاتی یا تشكیلاتی بودن در سطح ابزاری قابل تصور تر باشد . یعنی اینكه یك گرافیست در روش اول ممكن است مسئول راه اندازی سایت هم شود ، كه در یك روابط عمومی تشكیلاتی او فقط در رشته تخصصی خود كار می كند. ولی در سطج برنامه ریزی وابط عمومی ، غالبا همان منش هیاتی باعث می شود مدیران برنامه ریزی تخصصی روابط عمومی را در حیطه
كار خود نگه می دارند .
باید گفت تنها زمانی می توان مدعی تشكیلاتی بودن روابط عمومی بود كه برنامه ریزی ارتباطی ( تخصص كارشناسان روابط عمومی ) در واحد خاصی شكل بگیرد تا مسئولیت برنامه ریزی روابط عمومی را بپذیرد و در این راه هماهنگی بین ادارات اجرایی مختلف را به عهده گیرد .
این واحد نه در سطح ادارات اجرایی است و نه در حد معاونت. این واحد وجهه كارشناسی باید داشته باشد و به عنوان یك گروه كار كند و هر كارشناس عضو گروه مساله خاص روابط عمومی را پیگیری كند.
سیستم های كارآگاهی و پلیسی مثال خوبی است كه تنوع ذاتی و پیچیدگی آنرا با فعالیت های روابط عمومی در روش تشكیلاتی مشابه می كند ، ویژگی برتر چنین سیستمی این است كه :
· گروه كارآگاهان در برنامه ریزی و اجرا ، كارشناسان مستقلی هستند.
· آنها از شروع ( مساله شناسی تا اجرا و نتیجه گیری ) مسئولیت كار را بر عهده دارند.
· از واحدهای اجرایی مختلف بنا بر شرایط و نوع مساله استفاده می شود و مجریان نیز از دغدغه برنامه ریزی فارغ می شوند. آنها به نیازها پاسخ می دهند و مطمئن هستند كه واحد برنامه ریز و هماهنگ كننده وجود دارد.
· مدیریت می داند مسئول كارشناسی یك برنامه كیست و جمع بندی و ارزیابی كار بر اثر بخشی استوار است نه بر كارآیی ( بدین معنی كه مدیر نتیجه كار را در انتها می گیرد نه عملكرد بخش های مختلف )
************
كاش با ایجاد چنین مكانیزمی ( حتی به صورت غیر رسمی ) این موقعیت در اختیار كارشناسان روابط عمومی قرار می گرفت تا به تخصص خود بپردازند و مجبور نشوند كه بعد از ورود به بازار كار تخصص یك روزنامه نگار را در كار خبری ، یك تبلیغات چی در كار تلیغاتی و یا یك مهندس شبكه و اینترنت را پیدا كنند .
..
با راهنمایی همكار گرامی ، خانم زارعیان كه در پیامی كوتاه اداره هماهنگی روابط عمومی ها را معرفی كردند ، توانستم موافقت آن را بگیرم كه به مستندات برترین ها دست پیدا كنم. گرچه مشغله كاری هنوز فرصتی نداده كه این كار را انجام دهم ولی كامنت جدید آقای ثنایی مهر دوست خوبم از روابط عمومی بانك سپه جدیت مرا بیشتر كرد كه مختصر طرح های برتر را در حد توان در دسترس قرار دهم. گرچه می توان پیشنهاد كرد كه اداره هماهنگی روابط عمومی ها در یك وبلاگ یا سایت با امكانات حرفه ای و تخصصی این اطلاع رسانی را برای دوره جدید برترین های روابط عمومی انجام دهد. شخصا هم در حد توان خودم ، برای راه اندازی و طراحی وبلاگ اعلام آمادگی می كنم . |
مستندات روابط عمومی های برترlink | October 3, 2003 02:46 PM
تشكیلات روابط عمومی - قسمت اول
ساختار تشكیلاتی روابط عمومی ؛
"روابط عمومی" را فراموش كرده ایم !
(بخش نخست )
همه آنچه كه در مباحث نظری روابط عمومی در مورد برنامه ریزی (فرایند پنج مرحله ای ) و رسالت های روابط عمومی در سازمان اشاره می شود ، همچون جریان سیالی است كه در برخورد با واقعیت های جامعه و نیازهای آن ، ساز و كار اداری و تشكیلاتی خاص خود را می یابد .
گرچه الگوی غالب كاركردی روابط عمومی در سازمان تعیین كننده تشكیلات متناسب با آن است، ولی باید قبول كرد كه اصول روابط عمومی چارچوب خاص خود را می طلبد .
ذكر این واقعیت چندان هم نیاز به اثبات ندارد كه آنچه ما تاكنون از تشكیلات روابط عمومی در سازمان ها دیده ایم ، تنها ساز و كار اداری مبتنی بر فعالیت هاست ،نه ساختاری مبتنی بر اهداف و کارکردهای روابط عمومی !
نگاهی كوتاه به ابلاغیه وظایف و ساختار تشكیلاتی روابط عمومی به روابط عمومی سازمان های دولتی كمك خوبی به این بحث دارد .
پاراگراف نخست از ادبیات معمول روابط عمومی ها در طرح ها و برنامه ها است ؛ شروع جمله با " نظر به ..." و ادامه آن با ویرگول های ممتدكه در انتها فعل و فاعل هم فراموش می شود !
از بخش اول ابلاغیه كه در هر چهار مورد قابل بحث است ، نیز بگذریم .
بخش دوم به شرح وظایف روابط عمومی ها پرداخته كه در یك كلام شرح فعالیت های روابط عمومی را به عنوان شرح وظایف معرفی كرده است !
و اما در بخش سوم ابلاغیه الگوی تشكیلاتی خاص با 5 اداره در نظر گرفته شده و پست های سازمانی آن نیز تعیین شده است. كه سوال های زیادی مطرح است كه هر كدام می تواند یك بحث جدی باشد .
چرا تشكیلات روابط عمومی بر اساس فعالیت ها نوشته شده و نه بر اساس اهداف !؟
مگر نه اینكه فعالیت ها در هر برنامه روابط عمومی متفاوت است . هر سازمان مخاطبان خاص خود دارد با ویژگی هایی كه ممكن است لازم باشد بر فعالیت خاصی تاكید شود.
به علاوه این فعالیت ها چنان تكراری هستند و حدود آنها تعریف نشده باقی مانده اند كه حتی تعریف تشكیلات بر مبنای آنها نیز حداقل های یك ساختار تشكیلاتی مناسب را تامین نكرده و فعالیت ها سلیقه ای بین ادارات مختلف در چرخش هستند.
به همین سادگی كه شرح فعالیت ها ، به عنوان شرح وظایف عنوان شده ، تشكیلات خاصی نیز برای اجرای این فعالیت ها پیشنهاد شده است : ادارة پژوهشی و برنامه ریزی ، ادارة ارتباطات و رسانه ها ، ادارة تبلیغات ، ادارة انتشارات ، ادارة كارپردازی ها و پی گیری ها
باید گفت كه این ابلاغیه گرچه خود در مقایشه با بسیاری از چارت های سازمانی موجود ناقص است و بسیاری از فعالیت ها نظیر ارتباطات مردمی ذكر نشده است ، باید گفت كه گسترده تر شدن و جامعیت شرح فعالیت ها و چارت متناسب با آن مزیتی نیست كه بدنبال آن باشیم.
بحث اصلی را شاید بتوان در قالب چند سوال مطرح كرد:
فرض بر این است كه فعالیت ها توسط این بخش ها انجام می شود و بدین ترتیب ساز و كار اداری خاص برای روابط عمومی شكل می گیرد ، ولی یك نكته تاسف برانگیز این است كه پس فعالیت های تخصصی روابط عمومی را چه بخشی انجام می دهد !؟ روابط عمومی كه خود دارای اصول علمی و حرفه ای خاص خود است ، در تشكیلات اداری جایی ندارد .
آیا روابط عمومی در عمل ، مجموعه چند فعالیتی است كه تخصص رشته های دیگر است !؟
جالب اینكه پست های سازمانی تعریف شده نیز تایید كننده این مطلب است كه یك پژوهشگر برای اداره پژوهش ، یك روزنامه نگار برای اداره ارتباط با رسانه ها و یا انتشارات ، یك متخصص تبلیغات برای اداره تبلغات مناسب تر است و معلوم نیست دانشجویان روابط عمومی برای كدام بخش روابط عمومی تربیت می شوند؟! (سوالی دیگری كه جای طرح و بحث در وبلاگ دانشجویان ارتباطات را دارد)
ادامه دارد ...
link | August 21, 2003 09:15 PM
روابط عمومی و مدیریت سیستم های اطلاعاتی
نگاهی به فرآیند تولید ، پردازش و توزیع اطلاعات در سازمان عنوان مقاله جالبی در سایت ITIRAN كه تاكیدی است بر نزدیكی روابط عمومی با مدیریت در سازمان ؛ و با قبول آن ،در آموزش روابط عمومی هم ( كه با گرایش بیشتر به روزنامه نگاری است) تغییر در تركیب دروس و حتی دپارتمان آموزشی روابط عمومی را می توان پذیرفت.
در دو یادداشت به بررسی بانك اطلاعاتی روابط عمومی و سعی ام این بوده كه مجموعه این مطالب كه حتما بازبینی زیادی خواهد داشت ، به طرح این مساله از زوایای گوناگون بپردازد.
برای مثال بزودی نرم افزاری معرفی می كنم كه سیستم گزارشگیر بانك های اطلاعاتی است و می تواند ابزار خوبی برای مدیریت اطلاعات سازمان در روابط عمومی باشد . چرا كه قادر است به تمامی بانك های مختلف وصل شود و اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری و گزارش مورد كامل ارایه دهد.
مساله بانك اطلاعاتی روابط عمومی از این نظر قابل اهمیت است كه دو نكته مهم كه شخصا بر آن ها تاكید دارم یعنی : حرفه ای بودن و روابط عمومی دیجیتالی در آن وجود دارد و بسیاری از مسایل روابط عمومی ها را حل خواهد كرد.
در این مقاله بر مدیریت سیستم های اطلاعاتی تاكید دارد كه مورد نیاز مدیریت سازمان است و جالب اینكه ادبیات حاكم بر آن ، نزدیكی زیادی با مسایل مطرح شده در روابط عمومی با محوریت روابط عمومی ؛ مشاور مدیریت دارد .
link | August 13, 2003 09:54 AM
انتظارات از بانك اطلاعات روابط عمومی
| یاد بعضی نفرات / روشن می دارد ... وقت هر دلتنكی سویشان دارم دست جراتم می بخشد روشنم می دارد
فردا روزی است كه دات با اولین یادداشت استاد شكرخواه متولد شد . دات كلاس بود و برای من در یك سال گذشته چیزی بیشتر از یك وبلاگ بود و هنوز بی دات روز نتی ما روز نمی شود. از استاد خودم قدردانی می كنم و به سایر دوستان هم شروع سال جدید رو تبریك می گم ! ارادتمند / مزینانی
|
مطلب نخستین این وبلاگ در مورد بانك اطلاعاتی به طرح كلی سوال پرداخته بود و اینكه چه نیازهایی برای وجود بانك اطلاعاتی احساس می شود. نكته اساسی این نیاز سنجی این بود كه بانك اطلاعاتی روابط عمومی برای پاسخگویی به فرایند برنامه ریزی ارتباطی است .
بانك اطلاعاتی روابط عمومی یك منبع ایستا نیست كه تنها به جمع آوری اطلاعات بپردازد ، بلكه حلقه ای است از فعالیت های روابط عمومی و در كنش متقابل با قسمت هایی نظیر ارتباط با رسانه ها ،انتشارات ، امور نمایشگاهی و .... فعالیت های آن هر لحظه تعریف می شود.به همین دلیل باید از مكانیزم پویا و منعطف برای پاسخگویی به نیاز ها برخوردار باشد.
"در مورد بانک اطلاعاتی ابتدا باید مشخص کرد که چه نوع و چه مقدار اطلاعات لازم است در هر رکورد ذخیره شود. و حتما باید بدانیم که در موسسه مورد نظر چه بانکهای اطلاعاتی دیگری وجود دارند مثلا یک نرم افزار جامع کتابخانه که تمام اطلاعات کتب و اسناد موجود را می تواند داشته باشد. شما باید از تمام امکانات موجود از این دست در موسسه خود استفاده کنید تا از دوباره کاری جلوگیری شود . زیرا هزینه تهیه و استفاده از بانکهای اطلاعاتی معمولا بالا است. اگر بتوان از یک شبکه استفاده کرد به راحتی می توانید از یک بانک ساده با اطلاعات مختصر استفاده کنید و برای اطلاعات بیشتر به سایر بانکهای موجود در موسسه خود متصل شوید. به هر حال این مطلب جای بحث فراوان دارد اگر دوست داشتید کمی در رابطه با نوع و میزان اطلاعاتی که به کاربران خود می دهید برایمان بنویسید تا بتوانیم بطور اساسی مسئله را بررسی کنیم. موفق باشید."
یك بازنگری : در مطلب قبلی ، برای بانك اطلاعاتی در روابط عمومی مخاطبین دیگری نیز مانند محققین ، دانشجویان و مراجعان عادی مد نظر بودند كه به نظر می رسد بهتر است بانك اطلاعات تخصصی روابط عمومی در یك تعریف مجدد ، تنها در خدمت فعالیت های روابط عمومی و ارتباطی سازمان قرار گیرد. كتابخانه ها و مراكز آماری سازمانی سایر مخاطبین را پوشش می دهند و گرچه روابط عمومی تسهیل كننده اطلاع رسانی و ارایه اطلاعات به مخاطبین است ولی این وظیفه تخصصی روابط عمومی نیست و معمولا – بویژه در سازمان ها بزرگ – واحد های آماری و اطلاعاتی وجود دارند كه برای این منظور ایجاد شده اند. نظر شما چیست ؟
**********************
از بانك اطلاعات روابط عمومی چه انتظاری داریم ؟!
بانك اطلاعات روابط عمومی مونیتورینگ سازمان ، مخاطبان و رسانه ها را بر عهده دارد . با به روز شدن اطلاعات در سه حوزه مذكور روابط عمومی می توان مدعی برنامه ریزی آگاهانه شد. در حقیقت بانك اطلاعاتی روابط عمومی باید ترمینال اطلاعاتی روابط عمومی در سازمان باشد و سه حوزه اطلاعاتی فوق همه آن چیزی است كه در فرایند گردش اطلاعات سازمانی روابط عمومی وجود دارد و با تشكیل بانك اطلاعاتی روابط عمومی مدیریت اطلاعات برای روابط عمومی میسر می گردد.
این سیستم اطلاعاتی فعال ، روابط عمومی را قادر می سازد :
- در برنامه ریزی های ارتباطی اطلاعات به روز و كارآمدی در اختیار داشته باشد ( برنامه ریزی هدفمند)
- در پیكارهای ارتباطی یك قدم جلوتر حركت كند و بحران های پیش آمده برای سازمان را با اطلاعات به روز مدیریت كند ( اطلاع رسانی به هنگام و دقیق در بحران ها )
- به تسهیل گردش اطلاعات درون سازمانی كمك كند و در فرایند تصمیم گیری سازمانی و گردش صحیح و توزیع متناسب اطلاعات بین بخش های مختلف سازمانی نقش به ایفای نقش بپردازد.
- ارایه خدمات اطلاعاتی از سازمان به رسانه ها و روزنامه نگاران
- اطلاعات به روز از مخاطبان سازمان برای رویدادها و ارتباط های موردی با این مخاطبین مانند اتحادیه ها ، انجمن ها ، طبقه خاصی از مسئولین و رهبران فكری و ... را در اختیار داشته باشد.
- ماده اولی