تصور کنید روابط عمومی یک سازمان بزرگ را که رویدادها ، برنامه ها و فعالیت های متنوعی در واحدهای مختلف آن در حال پیگیری است.  حجم انتظارات از روابط عمومی برای شروع فرایندهای کاری روابط عمومی نظیر پوشش خبری ، تهیه عکس ، مدیریت برگزاری یک همایش و ... چنان زیاد است که به واقع مدیران روابط عمومی ها در کارتابل روزانه خود به انبوه درخواست نامه ها مواجه می شوند که توان تفکیک و مدیریت آنها را ندارند.

هنگامی روابط عمومی نقشی کارآ و موثر دارد که شروع فرایندهای کاری اش به درستی انجام شود. در بررسی هر فرایند کاری اولین سوال این است که محرک فرایند چیست؟ 
مثلا برای پوشش خبری شروع یک پروژه نامه و یا درخواست شفاهی مدیر پروژه از روابط عمومی نقطه شروع فرایند است.

این نشانه حرفه ای نبودن مدیریت روابط عمومی است که شروع فرایندهای کاری خود را به نامه چند سطری و مبهم اداری  و یا مذاکره تلفنی کوتاه و غیر مستند وابسته کند.
اطلاعات مورد نیاز برای شروع فرایندها هیچگاه در یک نامه رسمی نمی آید و این نامه ها صرفا موافقت مدیر روابط عمومی  با انجام  فرایند مد نظر است ، در حالیکه کارشناس روابط عمومی برای انجام وظایف خود نیاز به اطلاعات کاملی از موضوع کاری خود دارد. 

در همان مثال قبل، این کافی نیست که بدانیم مدیر یک پروژه نیاز به اطلاع رسانی از شروع آن دارد ، بلکه باید نام دقیق پروژه ، مجری طرح ، زمان مورد نظر برای اطلاع رسانی ، نام رابط آگاه و پیگیر در واحد سازمانی درخواست کننده ، نوع خدمت مورد استفاده ( پوشش خبری ، مصاحبه ، پوشش تصویری و ... ) و اطلاعات تکمیلی دیگر را در اختیار داشته باشیم.
کافی است فرم خاصی را تهیه و به سازمان های تابعه ، واحد های زیربخش و مجریان برنامه های سازمان خود ابلاغ کنید . تا از این پس درخواست خود را همراه با فرم کارشناسی ارسال کنند.
این تکنیک ساده را می توان رویه ای کاری برای دریافت درخواست ها از واحد های سازمانی دانست که
به جای حضور منفعلانه در سازمان خود ، سازمان را مجبور کرده ایم انتظارات خود را از روابط عمومی با زبان کارشناسی بیان کند.
برای ایجاد این رویه مدیریتی ، فرم درخواست ارایه خدمات روابط عمومی را برای فرایند های کاری مهم خود تعریف کنید و تا حد امکان سعی کنید فرم درخواست اطلاعات با گزینه های بسته باشد .
نحوه تهیه فرم موضوع دیگری می تواند باشد که شاید بتوان با توجه به مشابهت کاری روابط عمومی ها فرم های خاصی را تهیه و در روابط عمومی ها استفاده کرد.

**************
آنچه نوشتم حاصل تجربه شخصی ام در این سال هاست و شاید در نظر اول ساده به نظر برسد ، ولی کاملا کاربردی و مهم است و می توان از آن به عنوان مبنای ارزیابی فعالیت روابط عمومی و نیز مستند سازی فعالیت های روابط عمومی هم استفاده کرد. کسانی که در محیط روابط عمومی های ستادی و بزرگ فعالیت کرده اند ، بهتر متوجه اهمیت آن هستند.
خوشحال می شوم اگر نظر خود را هم برایم بنویسید...