اگر  تفاوت روابط عمومی و تبلیغات مشخص می شد ، دیگر هیچ کارفرمایی تبلیغات را بر روابط عمومی ترجیح نمی داد.   این روزها بحث نظارت بر تبلیغات داغ است و دیدگاه یک حقوقدان در این مساله هم  تایید کننده تضییع حقوق شهروندان است.
اگر ارزیابی منصفانه ای صورت گیرد تبلیغات بسیاری از شرکت ها و سازمان های بزرگ  مصداق توهین به  مخاطب ، تبلیغ با هر ابزار ممکن و حتی استفاده ابزاری از کودکان  است .  بخش خصوصی ما  بیشترین ضربه را از تبلیغات صرف می خورد ، کاش فعالیت آژانس های روابط عمومی بیشتر بود تا تفاوت تبلیغات و روابط عمومی در عمل روشن شود.

تصویر زیر تنها یک نمونه از این دست تبلیغات است که چند شب پیش به تعداد ساکنین ساختمان ما گذاشته شده بود. (مثل یک برگه هزینه برق یا گاز طراحی شده و قابل پیگیرد قانونی هم هست)

  
مساله شناسي  پاشنه آشیل روابط عمومی است و  آسیب شناسی فعالیت های مدیریتی و برنامه ای روابط عمومی ها  نشان دهنده ضعف مساله شناسي سازمان   توسط روابط‌عمومي است.
اين ضغف بدون ترديد  جایگاه نامناسب سازمانی ،  بودجه محدود و فصلی ، تردید و همراهی نکردن مدیریت در توسعه فعالیت های روابط عمومی  ، بی اثربودن فعالیت های برنامه ریزی شده و حتی عدم ثبات مدیریت روابط عمومی را در پي دارد.

 چرا  که روابط عمومی خود نمی داند به دنبال حل چه مساله و مشکلي ارتباطی در  سازمان است و  برنامه های کاری براي حل یک مساله خاصي طرح و اجرا نمي شوند .
اين يك واقعيت است كه روابط عمومي ها به دليل عدم تخصص و نگاه حرفه اي به روابط عمومي اين شغل را با فعاليت هاي روزمره دنبال مي كنند  و متاسفانه نگاه مديران سازمان به روابط عمومي نيز همين است.

ازآنجا كه ملاك ارزيابي موفقيت در سازمان ها  پيشبرد برنامه هاي سازمان و رفع مسايل پيش رو است ، ارزيابي مديريت از روابط عمومي هم تابع اين اصل است و  روابط عمومی باید مدعی حل مشکلات ارتباطی سازمان باشد ، نه مجري فرايندهاي كاري كه از بيرون به روابط عمومي ديكته مي شوند. 

مدیریت سازمان ، بحران های بالقوه/ بالفعل و کانونهای بیرونی سازمان (نظیر رسانه ها) سه عامل مهم در شروع فرایندهای کاری روابط عمومی هستند .
مثال:
* مدیریت سازمان نیاز به اطلاع از اخبار مربوط به سازمان در رسانه ها دارد  >>> کار روزمره روابط عمومی بریده جراید می شود.
* رسانه ها بنا بر سیاست ها و اهداف خود نیاز به ارتباط با مسئولین دارند >>> نقش هماهنگ کننده روابط عمومی شکل می گیرد.
* بحرانی ناخواسته در بین مشتریان پیش می آید >>> روابط عمومی از تمامی امکانات و ابزار رسانه ای و غیر رسانه ای برای حل بحران کمک می گیرد.

اين طبيعي است كه با منفعلانه برخورد كردن نمي توان انتظار سهم بري از موفقيت سازمان داشت.  
در صورتي كه اگر شروع فرایند با مساله شناسی دقيق همراه باشد و برنامه های اجرایی برای حل این مسایل باشد. نه تنها نقش منفعلانه ای در انتظار روابط عمومی نیست ، بلکه جایگاه روابط عمومی در سازمان ارتقاء می یابد.   

گام اول : شناخت مساله
توصیه ای که به مدیران روابط عمومی می شود این است که در اولین گام به بررسی مسایل سازمان بپردازند . گفتگو با مدیران ارشد سازمان بهترین راه حل ممکن است. آنها با مسایلی ارتباطی دست به گریبان هستند که اگر مدعی حل آن با روش علمی و حرفه ای پیدا شود ، امکانات و شرایط لازم را نیز برای روابط عمومی فراهم می کنند.

همانگونه که در روش تحقیق تاکید می شود مهم ترین بخش بیان مساله است.  کافی است فهرستی از مشکلات سازمان  تهیه شود و به دقت تعیین شود که کدام مشکل ، مشكل ارتباطی است ؟  آیا فعالیت های ارتباطی کمک به حل مشکل می کند؟
 مسایل فنی و زیربنایی نبايد به عنوان دستور کار روابط عمومی قرار گیرد و در مقابل  فهرست كاملي از مشكلات ارتباطب سازمان تهيه شود. مبناي تشخيص مساله در سازمان مي تواند  يكي از روش هاي زير باشد :
- تحقيق اسنادي و بررسي گزارش عملكرد سازمان
- مصاحبه و نظرسنجي از مديران ارشد سازمان
- مقالات و تحليل هاي ارايه شده در رسانه ها نسبت به مشكلات سازمان
ولي در نهايت اينكه  آيا مشكل مشكل ارتباطي است ؟ و چه برنامه اي براي حل آن تدوين شود ، بر عهده متخصص روابط عمومي است .

 
قبل از هر چیز در مورد اینکه این مطلب را در چه موضوعی از وبلاگ قرار دهم مردد بودم. آرشیو موضوعی وبلاگ در ستون سمت راست علاوه بر بخش های معمول کاری روابط عمومی ، بخش روابط عمومی الکترونیک را هم دارد. این مطلب در حقیقت نظرسنجی با استفاده از روش های جدید بود و از آنجاییکه معتقدم روابط عمومی الکترونیک بحثی جدا از روابط عمومی نیست ، تصمیم گرفتم این مطلب در بخش پژوهش قرار گیرد.
____________________________________________

نظرسنجی تلفنی :
یک شیوه معمول نظرسنجی که متاسفانه کمتر در کشور ما مورد استفاده قرار می گیرد. هزینه پایین ، امکان دربرگیری طیف بیشتری از پاسخگویان و سرعت دریافت اطلاعات از مزایای این روش نظر سنجی است .
و معایب آن نیز محدودیت زمان برای پرسش ، نیاز به تلاش بیشتر برای جلب اعتماد پاسخگو و امکان دریافت جواب های نادرست است.
قصد من فعلا چگونگی نظرسنجی تلفنی نیست  ، بلکه  استفاده از تلفن گویا را برای نظر سنجی موضوع اصلی است. 
حدود یک سال پیش در همین وبلاگ در مورد کاربردهای تلفن گویا در روابط عمومی  به صورت کامل نوشتم.
اما چند ماه پیش ، ایده جالبی توسط طراح سیستم مطرح شد  که قابلیت های کاربردی تلفن گویا را برای روابط عمومی ها دو چندان می کند.
بدین ترتیب که  سوالت پرسشنامه طراحی شده توسط روابط عمومی یک به یک برای شنونده به صورت خودکار خوانده می شود و پاسخگو  با فشار دادن عددهای روی تلفن شماره گزینه مورد نظر را در پاسخ به سوال انتخاب می کند.
سپس سوال بعدی خوانده می شود و به همین سادگی اطلاعات جمع آوری و به صورت خودکار جمع بندی و تحلیل می شود.
شما می توانید چندین نظر سنجی را برای شنونده ایجاد کنید و بر نظرسنجی های سیستم مدیریت کامل داشته باشید.
 نظر سنجی از این طریق  می تواند در کنار اطلاع رسانی از طریق تلفن گویا و دریافت نظر ها و پیشنهادها ، به کار گرفته شود. یعنی روابط عمومی نظرسنجی های معمول را در تلفن گویای سازمان قرار دهد و برای تماس با آن تبلیغات لازم را انجام دهد.
روش دیگر اینکه سیستم به صورت خودکار با شماره تلفن های خاص تماس بگیرد و  سوالات را مطرح کند و یا سوالات را فکس کند.
در این روش بهتر است لیست تلفن ها از بین کسانی باشد که نسبت به مساله توجیه هستند و به نوعی اعضاء ثابت لیست نظرسنجی سازمان باشند.در غیر اینصورت مزاحمت و اسپم تلفن گویایی هم به جمع اسپم ایمیلی و اسپم اس ام اسی اضافه می شود.
(دوستانی که مایلند اطلاعات فنی این سیستم را در اختیار داشته باشند ، از طریق ایمیل یا پیام در وبلاگ اعلام کنند تا اطلاعات بیشتری ارسال بشه )

 مثال نظرسنجی تلفن گویا: سیستم تلفن گویا یک روزنامه که صفحات مختلف را از طریق نظرسنجی ارزیابی می کند  و یا نظرسنجی از محصولات جدید شرکت که فرد با انتخاب محصولی که خریده است ارزیابی خود را از کیفیت محصول ارایه می دهد.
همچنین اگر  مخاطب سازمان یا شرکت دارای کد عددی خاص هستند ، مانند شماره پرسنلی و یا شماره اشتراک می توانید شرکت در نظرسنجی را ملزم به وارد کردن شماره مورد نظر کنید.
و کمی اگر جلوتر برویم پیتزافروشی محله ما هم می تواند با تلفن گویای ساده پس از دریافت شماره اشتراک من درخواست غذای مرا بگیرد :D  

در برنامه نویسی ممکن است چیزی سخت باشد ولی غیر ممکن نیست و می توانید برای سازمان و یا شرکت خود نیازهای جدید را مطرح کنید . باور کنید یکی از لذت بخش ترین کارها این است که به یک برنامه نویس ماهر درخواست جدید بدهید !!! البته درخواست غیر منطقی و فانتزی نباشد )

امروز بعد از مدت ها با آقای مظفری بلاگر مدیریت روابط عمومی و رییس روابط عمومی آموزش و پرورش استان مازندران صحبت کردم ( خدا را شکر ... یک حادثه ای رانندگی را هم به سلامت گذرانده اند و امیدوارم هر چه سریعتر بهبودی کامل پیدا کنند )، نمونه کار خوبی را مثال زدند که این روزها در روابط عمومی آموزش و پروش مازندران انجام داده اند . گرچه تاکید کردم کاش در وبلاگ توضیح دهید ولی خودم طاقت نیاوردم و زودتر می نویسم :D 

خلاقیت و قدر فرصت ها را دانستن لازمه موفقیت یک روابط عمومی است و هر چه سرعت واکنش روابط عمومی به نیاز روز مخاطبین  بهتر باشد ، اعتماد مخاطب بیشتر می شود .
بهره گیری از فرصت های جلب مخاطب را به دو گونه می توان ذکر کرد:
اول:  نیازهای مخاطب در محدوده وظایف و فعالیت سازمان که طبعا انحصار انتشار آن در اختیار روابط عمومی است .
دوم : درک نیازهای خارج از وظایف سازمان مخاطب و پاسخگویی به آن در فرصت های ایده آل هجوم مخاطبین برای دسترسی به اطلاعات خاص
 این مساله در روابط عمومی دیجیتال که فرصت تصیمیم گیری و واکنش ها سریع تر است به مراتب سخت تر خواهد بود و متاسفانه کمتر شاهد نمونه کارهایی هستیم که از آن به عنوان یک مثال بتوان ذکر کرد. 
 مثالی برای نوع اول :
جلب مخاطب برای وب سایت  روابط عمومی آموزش و پرورش استان مازندران  ، با استفاده از یک فرصت جدید در ارایه پاسخ سوال های کنکور امسال انجام شده است.  به گفته آقای مظفری این سایت ، در اولين فرصت پس  از وب سایت رسمی سازمان سنجش  این کار را در سایت خود انجام داده و ظرف چند روز 13 هزار بازدید کننده داشته اند و حتی تلویزیون استانی نیز به صورت خبری و زیرنویس تبلیغ سایت آموزش و پرورش را برای دیدن پاسخ کنکور انجام می داده است.
مخاطب این روابط عمومی همان دانش آموزان هستند و تنها دیدن  کلید سوالات کنکور نتیجه این مراجعه به سایت نیست و ظرفیت ارتباطی بیشتری از طریق اینترنت برای این روابط عمومی ایجاد خواهد شد.
 ایرنا نیز کلید های آزمون سراسری را در وب سایت خود قرار داد و تبلیغات زیادی هم انجام داد.
مثالی برای نوع دوم :
مشابه چنین کاری در بخش خصوصی که صرفا نیازهای مخاطب مطرح و بیرون از حیطه کاری سازمان بود  ، کار مشترک برخی سرویس دهندگان اینترنت نظیر پارس آن لاین است که برای اعلام نتایج کنکور پیشقدم می شود و فضا و امکانات در اختیار سازمان سنجش قرار می دهند .هیچ تبلیغی هم از شرکت در صفحه مربوطه دیده نمی شود. کافی است نشانی اینترنتی شرکت در ذهن مخاطب حتی ناآشنا به اینترنت جای بگیرد همین کافی است.
این نمونه کار و اعتماد سازی از طریق پاسخ به نیازهای آنی مخاطب نکته متمایز کننده روابط عمومی از تبلیغات است.فعالیت های روابط عمومی اثربخش تر ، کم هزینه تر و در پاسخ به نیازهای واقعی مخاطب است .
 روابط عمومی ها باید با جسارت و موقعیت سنجی خوب برای ارتباط بیشتر با مخاطب خود منتظر فرصت ها باشند ...

************
#  با کنترل ترافیک وبلاگ متوجه ورود کاربران زیادی از گوگل برای یافتن نتایج کنکور سال 83 شدم. و عجیبه که چرا این وبلاگ تونسته اولین رتبه در جستجو بدست بیاره (این صفحه ) .
امیدوارم کسانی که به این وبلاگ هدایت شدند به خاطر کم کاری دیگران - شاید سازمان سنجش در معرفی سایت به جستجو گر ها و تبلیغ درست سایت - از من دلگیر نباشند. این خاصیت وبلاگ ها ست که گوگل علاقه بیشتری به جستجوی مطالب آنها داره.
سایت سازمان سنجش بهترین مرجع دسترسی به نتایج کنکور و مسایل مربوط به آن هست.
از طریق پست الکترونیکی هم می توانند نتایج خودشون رو بگیرند. اطلاعات بیشتر>>