تازه از نمایشگاه دولت الكترونیك بر گشته ام... ولی خبر زلزله بم را كه شنیدم ، نمی توانم نگرانی خودم را از سختی و رنج هزاران خانواده پنهان كنم . مردم خونگرم بم را در یك سفر كاری از نزدیك دیدم و ارگ بم را كه نشان استواری و بزرگی این مردم است و پس از قرن ها فرو ریخته ...   حاشیه ای بر سه روز گذشته  نمایشگاه نوشته ام  ، كه امیدوارم خواندنش برایتان مفید باشد.

نمایشگاه دولت الكترونیك در كنار سالن های پر جنب و جوش نمایشگاه كامپیوتر و الكترونیك بر خلاف نمایشگاههای دولتی از بازدید كننده خوبی هم برخوردار بود. گویا مردمی )كه مطمئنم كه سالن 38-A انتخاب پایانی شان بوده ( خیلی مایل بودند بدانند دولت چه اندازه توانسته از آن همه ابزار و تكنیك برای خدمت بهتر استفاده كند. به قول همكاری آنها به ساده ترین خدمات الكترونیكی كه همان دریافت اطلاعات است ، راضی می شوند.

·   دكتر حبیبی هم به دنبال محتوا ...

یادداشت كرده بودم كه سخنان دكتر حبیبی سیاستمدار آرام سالیان دراز كشورمان را بنویسم  حرف های كه پس از پرسش و پاسخی طولانی از نسخه نمایشی طرح پورتال یك سازمان گفت و اتفاقا تیتر اول خبرگزاری ها هم شد : «هیچ اطلاعاتی در برخی از غرفه‌ها وجود نداشت»

وی به مسئول غرفه هم خودمانی تر  گفت :  ایجاد بسترهای ارتباطی بدون وجود اطلاعات مثل این می ماند كه لوله كشی كرده باشیم و آب نداشته باشیم. بعد از چندی همین لوله ها هم زنگ می زند !‌ ( نقل به مضمون )

·   جای خالی روابط عمومی ها ....

با اطمینان می گویم كه هیچ روابط عمومی در غرفه سازمان ها نه تنها حضور نداشت ، بلكه معدود سایت های اطلاع رسانی آنها هم حداقل بر مانیتوری نقش نبسته بود. سوالی را از مسئولین غرفه ها می پرسیدم كه الان هم در نظر سنجی جدید وبلاگ ( ستون سمت راست )از شما پرسیده ام؛ نقش روابط عمومی ها در وب سایت سازمان ؟! .

مسئولین بیشتر غرفه ها از سوال من تعجب هم می كردند و در جواب نقش روابط عمومی ها را  در بهترین حالت ارایه لینكی برای ورود بخش محدودی از اطلاعات ذكر می كردند.

  بر خلاف نمایشگاههای دیگر و یا همین وبلاگ كه مخاطبم همكاران روابط عمومی هستند این بار نظر مخاطب واقعی سایت را می شنیدیم. چرا كه همگی كابران اینترنت هم بودند.

جای خالی روابط عمومی ها را فقط بازدید كنندگان حس می كردند. وقتی كه نمایشگاه دولت الكترونیك به جای ارایه خدمات بهتر به نمایش و سخنانی از مباحث فنی تغییر نقش پیدا می كرد.

·   یادگیری یك نرم افزار جدید

مثل همیشه مشكل ارتباط آن لاین برای نمایش وب سایت وجود داشت. برای رفع این مشكل دیشب با نرم افزار ساده camtia recorder  به سادگی  دموی تصویری از  نحوه استفاده از سایت اطلاع رسانی و نیز نرم افزار تلفن گویا را درست كردم كه همان تصویر برداری از روی مانیتور بود . با افكت های جالبی كه  نشانگر ماوس داشت و گویی كسی آن را حركت می دهد و نگاه بازدید كننده ها را به خود جلب می كرد ، چیز خوبی از كار درآمد.

این نرم افزار برای تهیه سی دی های آموزشی نرم افزار به كار می رود و امكان صدا گذاری همزمان نیز هست.  تنها كافی است كه محدوده تصویر برداری روی مانیتور را مشخص كنید و شروع به كار با كامپیوتر كنید. نتیجه كار فایل با پسوند AVI است كه به صورت فول اسكرین كه نمایش دهید صفحه مانیتور جالبی می شود.  حتما امتحان كنید.

(سعی می كنم برای دانلود این برنامه لینك پیدا كنم. اگر هم خواستید می توانم در اختیار شما قرار دهم.)

·    وبلاگ ؛ كاربردی تر از سایت

بازدید كنندگان زیادی داشتیم كه نیاز به اطلاعات خاصی داشتند . یك مورد دریافت اطلاعات در مورد پرورش گل و گیاه بود . می دانستم كه داخل سایت های مختلف سازمان حتما اطلاعاتی وجود دارد ولی هر چه سعی  كردم خودم پیدا نكردم !

یك لحظه به ذهنم رسید چند روز پیش همین سوال را در وبلاگ پاسخ داده ام و لینك كامل گذاشته ام.

می دانستم از آدرس جدیدی كه تایپ كردم ، تعجب می كند ولی وقتی لینك مطالب مورد نظرش را دید به سرعت جواب خودش را گرفت.  بیشتر مطمئن شدم كه وبلاگ ها كاربردی تر از سایت های حجیم و رسمی است و می تواند درگاه ورودی خوبی برای مراجعین باشد. ( نظر سنجی قبلی وبلاگ هم نشان داد كه شما هم با استفاده از وبلاگ ها برای اطلاع رسانی موافقید )

از نمایشگاه اله كامپ(نرم افزارها و سخت افزارهای مرتبط با حوزه كاری روابط عمومی) هم باید بنویسم. تقریبا به تمام چیزهایی كه می خواستم رسیدم. بعضی كارها واقعا جالب بود. شركت های كوچك و نرم افزاری های كاربردی .

تا بـــعد ...

به بهانه برگزاری نمایشگاه دولت الكترونیك

دولت الكترونیك ، روابط عمومی‌ الكترونیك

و انبوه  آیا  و اگر ...

ناب ترین رویكرد موجود  در عرصه روابط عمومی ، روابط عمومی الكترونیك (e-public relations) است كه سخن گزافی نیست اگر بگوییم دیگر چنین فرصتی دست نخواهد داد كه روابط عمومی ها در كشور ما در ارتباط با رسانه ها و تببین جایگاه واقعی خود در سازمان ها  انبوه كاستی های تاریخی خود را جبران كنند.

سایبر ژورنالیسم و دولت الكترونیكی دقیقا همان دو عرصه ای هستند كه روابط عمومی الكترونیك در آنها گام های تعیین كننده را برخواهد داشت . همانگونه كه خشت اول  روابط عمومی در دولت الكترونیك  در قالب طرح تكفا و تحقق دولت الكترونیك زده می شود ، سایبر ژورنالیسم هم اگر دیر بجنبیم  جایی برای روابط عمومی نخواهد گذاشت.

نكته جالب اینكه در فرصت تاریخی هستیم كه روابط عمومی الكترونیك حتی در بحث های نظری هر دو عرصه هم می تواند حضور داشته باشد.

اما نگاه اصلی این یادداشت به دولت الكترونیك و انرژی و طرح و برنامه های كلانی است كه در قالب طرح تكفا برای تحقق آن تلاش می شود . اگر در سازمان های سنتی روابط عمومی جایگاه خود را به عنوان مشاور مدیریت و مدیریت ارتباطات سازمانی بر عهده نگرفت و نقش های ابزاری و خدماتی به او واگذار شد ، بدون توجیه روابط عمومی الكترونیك  شاهد خواهیم بود ، دولت الكترونیك پایانی است بر  روابط عمومی ایده آل در سازمان ها.

 گرچه مخاطب این وبلاگ روابط عمومی ها هستند ولی این هشداری است برای مدیران و برنامه ریزان دولت الكترونیكی .  یقینا سازمان های الكترونیكی بدون روابط عمومی با  مسایل و مشكلات خاصی روبرو خواهند بود كه حتی سایبر ژورنالیسم را هم عقیم خواهد كرد ! شاید سازمان هایی تكنولوژی زده داشته باشیم كه تعریف مخاطب همان صفر و یك باشد و بس!

سخنان مهندس جهانگرد كه قبل از برگزاری نمایشگاه دولت الكترونیك حتما شنیده اید. گزارش شرق را بخوانید از این مصاحبه . تحلیل خبرنگار نكات  جالبی را در خود دارد :" نصرالله جهانگرد پس از دو سال برنامه نویسی و تلاش در جهت تشكیل دبیرخانه شورای عالی اطلاع رسانی دیروز با خیال آسوده تری خبرنگاران را به دفتر خود فراخوانده بود. از دو سال پیش كه وزارت پست، تلگراف و تلفن را به قصد تشكیل دبیرخانه شورای عالی اطلاع رسانی ترك كرد و نماینده ویژه رئیس جمهور در طرح تكفا شد، شاید این نخستین باری است كه گزارش عملكرد خود را به رسانه ها اعلام می كند، هر چند اطلاع رسانی و برقراری ارتباط با رسانه را جزو برنامه های اصلی خود می داند ولی او می گوید در این مدت فرصتی برای پرداختن به این موضوع نداشته است. حالا او منتظر است كه نتایج كارش را در دستگاه ها و وزارتخانه های دولتی ببیند. فرصتی هم تا پایان برنامه سوم كه سال پایانی «طرح تكفا» نیز محسوب می شود، باقی نمانده است”.

و این هم گزیده ای از سخنان مهندس جهانگرد :

" پایه های دولت الكترونیك باید در دستگاه های دولتی تا پایان سال ۸۳ پیاده شود. برخی از سازمان ها مراحل اولیه را انجام داده اند وب سایت راه اندازی نموده و امور اولیه خود را از طریق اینترنت انجام می دهند. اما هنوز بسیاری از سازمان ها در لیست قرار ندارند. حتی اطلاعات برخی از وب سایت دستگاه های دولتی در همان ابتدای كار باقی مانده است. گویا دستگاه ها تنها در حد راه اندازی وب سایت چنین احساس می كنند كه تكلیف خود را انجام داده اند..."

"...تمام قوانین، مقررات، بخشنامه ها و دستورالعمل های دولتی قرار است به صورت مكتوب و در قالب كتاب (IT) در اختیار مردم قرار بگیرد. این كتاب می تواند به عنوان مرجع (Refrence) حتی برای تصمیم گیران دولت هم مفید باشد. "

" آنچه تاكنون اجرا شده در قالب سه بخش اجرا شد. نخست راه اندازی پایگاه وب برای معرفی امكانات دستگاه ها، دوم وارد كردن تمام  فرم  های اداری سوم قبول و ارائه خدمات به صورت رایانه ای.جهانگرد اضافه می كند: از دستگاه ها انتظار داریم تا اواخر امسال و سال آینده سه بخش تكلیفی خود را اجرا كنند. تاكنون هزار پایگاه در دستگاه های دولتی ثبت شده است. نظام اداری كشور باید به این سمت برود و خدمات از راه دور را برای مردم امكان پذیر كند. "

سوالات ساده ای  با خواندن این مطالب شكل  می گیرد:

·          آیا  تلاش و برنامه ریزی كه در گسترش فناوری های نوین ارتباطات و اطلاعات (ICT) در بعد فنی و تكنیكی انجام شد ،‌ به همان اندازه هم بر بخش محتوایی این فناوری ها تاكید شده است؟  

·          همانگونه كه طرح حمایت از رشته های دانشگاهی در زمینه ICT  مطرح می شود ، آیا در مباحث ارتباطی به پژوهشگران و محققان ارتباطات هم بها داده می شود. دانشكده های ارتباطات چه سهمی از این حمایت دارند؟ آیا ارایه  یك پایان نامه در بحث ارتباطات الكترونیكی حمایت مسئولان را به دنبال خواهد داشت ؟

·          حتما نقش روابط عمومی ها را در بحث اطلاع رسانی و مدیریت ارتباطات سازمانی در سطوح مختلف را پذیرفته ایم. اگر اینگونه است   دولت الكترونیكی از كدام نیروی بالقوه و بالفعل برای مدیریت محتوا  استفاده خواهد كرد ؟  نگاهی به روابط عمومی ها فعلی سازمان ها بیندازیم . بستر تحقق دولت الكترونیك در اولین گام همین روابط عمومی ها هستند .

·          هزار وب سایت دولتی ثبت شده است . روابط عمومی ها چه نقشی در این وب سایت ها دارند و خواهند داشت ؟ . آیا در دستورالعمل ها و بخش نامه  مدیریت محتوایی،  تعیین نیازهای مخاطبین ، دریافت بازخورد ها و ارتباط با مخاطب برای واحد های فنی سازمان ها تعریف شده است؟!   اینكه در نمایشگاه دولت الكترونیكی متخصصین كامپیوتر و شبكه نقش روابط عمومی ها را به عهده گرفته اند و  اگر كمی لطف كنند فرصتی هم برای دریافت اطلاعات از روابط عمومی می گذارند ،جای بحث ندارد ؟

·          اصولا برای اطلاع رسانی از طرح تكفا و اقناع سازی مخاطب این طرح با گستردگی فراوان و پیچیدگی خاصی كه دارد ،‌ آیا برنامه ریزی خاصی صورت گرفته است؟  اگر چنین نبوده  باید منتظر باشیم كه كارمندان سازمانی ما در یك روز كاری همه تكنولوژی هایی را كه پس از چندین سال برنامه ریزی در اتاق های بسته توسط متخصصین شبكه و آی تی تهیه شده بپذیرند . ارباب رجوع چه ؟

·          ...

اگر طرح تحقق دولت الكترونیكی فرصتی برای بازیابی روابط عمومی ایده آل هست ، كه هست . پس چرا  نباید با بحث و نظر در این مورد حسرتی را برای آینده باقی نگذاریم. هنوز هم دیر نشده است . كاش انجمن های روابط عمومی با طرح و تبیین روابط عمومی الكترونیك و ارایه پیشنهاد های اجرایی به شورای اطلاع رسانی دولت نقش بهتری به عهده بگیرند. گرچه نمی خواهم به قاعده نظام های بروكراتیك دستورالعمل را تنها چاره كار بدانم ولی برای شروع در حال حاضر نیازمند دستورالعمل شفافی در مورد نقش روابط عمومی در مدیریت محتوایی وب سایت های سازمانی هستیم .

یه جایی خوندم كه حیات هر وبلاگ در گرو انگیزه بلاگر  و باقی موندن دلایل این انگیزه و لذت از كار هستش. حالا به من حق بدید كه اگر نتونم وبلاگ خودم و بقیه دوستان رو ببینم ، اون حال و هوای وبلاگنویسی  رو نداشته باشم. وگرنه  با توجه به تعریفی كه از این وبلاگ دارم هر چه مشغله كاری برام بیشتر باشه ، مطمئنم مطالب بهتری و كاربردی تری خواهم نوشت. خلاصه ماجرا هم اینه كه فیلتر وبلاگ ها از اكانت محل كار باعث شده   ساعات آخر شب - كه تازه از  محل كار برگردم-    با اكانت دیگری به وبلاگ دوستان سر بزنم.  امیدوارم بتونم این مساله رو حل كنم .   نشست امروز انجمن روابط عمومی  و شروع نمایشگاه دولت الكترونیكی دو بهانه خوبی هستش كه فكر كنم بتونم مطالب خوبی تهیه كنم. از دید روابط عمومی و ارتباطات تازه های نمایشگاه و طرح های كاربردی اون  رو خواهم نوشت. البته اگر نمایشگاه مثل نمایشگاه وب نباشه كه غرفه داران چگونگی حضور در نمایشگاه رو بلد نیستند. مراجعه به سایت ها گاهی اوقات از رفتن به یك غرفه بهتره !!!

این مطلب را بعدا خواهم نوشت ...

  اردیبهشت ماه سال 1381 برنامه دولت برای اجرای " طرح تكریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع " ابلاغ شد . این طرح از جهتی بسیار جالب بود چون كه قصد داشت جبران عقب ماندگی بخش دولتی در اهمیت به خدمت رسانی و جلب نظر ارباب رجوع را جبران كند. سعی می كنم این طرح را كه در حقیقت جمع بندی از فعالیت های ارتباطات مردمی روابط عمومی بوده است ، مرور كنم.

متاسفانه با گذشت دو سال از ابلاغ طرح روابط عمومی ها جایگاه واقعی خود را در این طرح نیافتند كه پس از بررسی   طرح در یادداشت های مختلف خواهم نوشت چرا خشت اول كج نهاده شد و مجریان طرح كه بیشتر با صبغه بروكراتیك در صدد خدمات رسانی به ارباب رجوع بودند ، خود دلیل عدم موفقیت كامل طرح شدند. اوج این دیدگاه متفاوت مجریان طرح در دهمین همایش روابط عمومی های برتر (سال گذشته ) نمود پیدا كرد. جایی كه كارشناسان مجری طرح از سازمان مدیریت و برنامه ریزی در سخنانی كه عنوان " انتظارات ما از روابط عمومی ها " را یدك می كشید ، عملا نشان دادند برای روابط عمومی نقشی بالاتر از ابزار اجرایی قایل نیستند . در حالیكه اگر قرار بود هر كسی در تخصص خود عمل كند باید مجموعه مجریان طرح در همایش حاضر می شدند و سخنان متخصصین روابط عمومی را می شنیدند ؛ نه بالعكس !

***********

این طرح را می توان در سه بخش شفاف سازی و مستند سازی خدمات سازمان ها به ارباب رجوع ، اطلاع رسانی و نكته سوم  ضمانت اجرایی با رویه های تنبیهی و تشویقی  خلاصه كرد.

شفاف سازی خدمات سازمانی

 " ماده یك – كلیه مدیران ، روسای و مسئولین واحدهای ستادی و اجرایی دستگاههای موضوع این مصوبه ( واحدهای دارای ارباب رجوع مستقر در مركز ، استان ، شهرستان و ...) مكلفند ، جهت شفاف سازی نحوه ارایه خدمت به مردم حداكثر تا تاریخ 1/7/1381 ، اطلاعات لازم در خصوص خدمات قابل ارایه به ارباب رجوع را به نحوی كه حاوی موارد زیر باشد ، مستند كرده و در اختیار مراجعین قرار دهند:

-          نوع خدمات قابل ارایه به ارباب رجوع

-          مقررات مورد عمل و مراحل انجام كار

-          مدت زمان انجام كار

-          مدارك مورد نیاز و فرم های مورد عمل

-          عنوان واحد ، محل استقرار ، نام متصدی انجام كار و تعیین اوقات مراجعه

-          نوع فنآوری مورد استفاده  "

نكته اساسی این این ماده ، شفاف سازی و مستند سازی با شرط در اختیار مراجعین قرار دادن است. از این جهت به این نكته تاكید دارم چون متاسفانه پس از اجرای طرح مشخص شد مستند سازی و شفاف سازی خدمات مخاطب هدف خود را مسئولین سازمانی و بدنه بروكراتیك دولت قرار داده ، نه مراجعین .

فرض اولیه  طرح  منطقا باید این باشد كه خدماتی وجود دارد . پس طرح در پی حل مشكل هماهنگ سازی زبان بروكراتیك ادارات با زبان مخاطب است. همه فرایندی كه باید شكل می گرفت تهیه و تدوین اطلاعات مربوط به خدمات سازمان در سطحی بود كه مراجعه كننده بتواند آن را بفهمد و از ادبیات مشتركی برخوردار باشد . پس نگاه ، نگاه اداری و تشكیلات و روشها به طرح نبود و  این تخصص روابط عمومی است كه با شناخت مخاطب سازمان خود ، شفاف سازی خدمات را انجام دهد .

ولی تا آنجا كه من دیده ام مجریان طرح تكریم نگاه تشكیلاتی به موضوع داشته اند و گویا می خواهند خدمات رسانی دولت را در این طرح تغییر دهند و برای این كار باید از نیروی متخصص اداری استفاده شود . برنامه ریزی آنها به گونه ای بود كه خدمات سازمان ها از پایین به بالا در همه سطوح سازمانی جمع آوری شد و یك به یك رده های سازمانی را طی كرد تا اینكه در ساختمان میرداماد سازمان مدیرت و برنامه ریزی تمام این اطلاعات جمع آوری شود !

حجم وسیعی از اطلاعات كه به چند دلیل هرگز انتظارات طرح را برآورده نمی كند :

·          نخست اینكه وقتی كار جمع آوری اطلاعات مبنای اداری و تشكیلاتی پیدا كرد دیگر هیچ كسی توجه نكرد كه خدمات قابل ارایه به ارباب رجوع مد نظر است نه خدمات بخش های سازمانی به یكدیگر.

·          زبان اداری و بخشنامه ای مطالب به گونه ای است كه كاركنان همان سازمان هم قادر نیستند فرایند های كاری را در حد گرفتن خدمات روی كاغذ دنبال كنند.

·          بنا بر خصلت نظام بروكراسی كه هر چه اطلاعات از سطوح پایین به بالا می رود ، اطلاعات كلی تر و خوشایند تر می شوند و البته غیر كاربردی تر ، اطلاعات جمع آوری شده در اغلب سازمان ها برای اینكه در قالب نامه ها و گزارش های اداری بگنجد كلی تر و مفهومی تر شد .

·           هر بخش سازمانی بنا بر خصلت جدا بودن وظایف در محیط اداری اطلاعات مربوط به خود را  از خدمات سازمان جمع آوری می كرد . برای مثال گرفتن یك مجوز نیاز به اطلاعات سایر بخش های سازمانی و حتی سازمان های دیگر را دارد. ولی نگاه اداری به موضوع نقطه ثقل پردازش اطلاعات و برقراری ارتباط را فراهم نكرد. جایی كه روابط عمومی ها می توانستند خیلی كمك كنند.

 ادامه دارد ...

یك مهندس معماری توان اینكه در ساختمانی غیر استاندارد زندگی كند را ندارد ...   یك روزنامه نگار تحمل خواندن یك خبرنامه غیر حرفه ای  ... یك نویسنده  هم از خواندن  مطالب كم محتوا دچار سردرد می شود ... و یك استاد موسیقی هم از شنیدن موسیقی نامناسب .  پس باید انتظار داشته باشیم كه برای روابط عمومی هم  این اصل را قایل شویم . اینكه خودمان مخاطب خیلی از برنامه ها قرار می گیریم و كارآمد نبودن برنامه های اطلاع رسانی به ضررمان تمام می شود، ناراحتی مضاعفی دارد . آنچه  خواهم نوشت كمی متفاوت از مطالب گذشته است كه سعی می كنم به عنوان یك مطالعه موردی هم  نظر خودم را بگویم.

این زخمه را دریغ مدار*

  امشب حوزه هنری سازمان تبلیغات اسلامی یكی از برنامه های خوب كنسرت های پژوهشی خود را با عنوان " موسیقی كاشمر " برگزار كرد .. علاوه بر این برنامه " در جرگه عشاق " از این دست  فعالیتهای  خوبی است كه توسط مركز موسیقی حوزه هنری هر ماه برگزار می شود و موسیقی و شعر نواحی مختلف ایران با دعوت از شاعران و  اساتید موسیقی محلی در تالار اندیشه مورد بررسی قرار می گیرد و موسیقی خاص نواحی اجرا می شود. شاید مانند یك كنسرت كامل به علاوه اطلاعات تخصصی . این برنامه ها به صورت رایگان برگزار هم می شود.

دلایلی خوب بر این ادعا كه این برنامه ها می تواند در جلب مخاطب موفق باشد :

 كیفیت بالای محتوای برنامه ها با حضور اساتید خوب موسیقی و شعر نواحی و برگزار كنندگان متخصص ، برگزاری رایگان برنامه ، امكانات و تالار خوب در حوزه هنری ، زمان مناسب ( معمولا در تعطیلات و ساعت 7 شب ) ، مكان مناسب از نظر رفت و آمد ، محیط سالم و ...

  متاسفانه دو سالی هست كه از این برنامه ها استفاده می كنم و باید بگویم كه اینگونه نیست و به دلیل اطلاع رسانی نامناسب، این برنامه ها با مخاطب كمی برگزار می شود و خودم هم به صورت اتفاقی از آن مطلع می شوم. طوری كه امشب مجبور شدم پس از شنیدن سخنان رییس مركز موسیقی و گلایه از وضعیت توجه به چنین محافل هنری ، روی یكی از بروشور ها ( كه گویا به خاطر تجربه برنامه های قبلی به اندازه كمی تكثیر شده بود )  یادداشت  كوتاهی بنویسم  :" اگر اطلاع رسانی خوبی به شعاع 1 كیلومتری حوزه هنری انجام می شد حتما سالن پر بود . دانشگاه هنر ، دانشگاه امیر كبیر ، فروشگاه بتهوون ، تئاتر شهر و تالار وحدت چند مركزی هستند كه در نزدیكی حوزه قرار دارند و اطلاع رسانی در همین مراكز بس بود".

هم اكنون تنها به ارسال خبر برای مطبوعات و نصب یك بیلبورد و چند  تراكت در محوطه و ورودی حوزه اكتفا می شود . گرچه  دلسوزی برگزار كنندگان و اقدام فردی آنها شایسته قدردانی است كه خارج از این كارها هم عمل می كنند ، ولی روابط عمومی حوزه هنری جای كار زیادی  دارد .

با اینكه از موقعیت سازمانی حوزه خبری ندارم ، فقط به خاطر اینكه بر اهمیت توجه به روابط عمومی در برگزاری برنامه  ها تاكید كنم ، مواردی را می نویسم كه مجریان برنامه می توانستند در جلب مخاطب استفاده كنند.

·          ایجاد وب سایت یا وبلاگ حوزه هنری .   همین كافی است  كه تمام برنامه های حوزه هنری را مخاطبین آن لاین شكل دهند. یك نمونه خوب از وبلاگ گاهان  خبرنامه مركز حفظ و پژوهش موسیقی ایرانی ببینید .

·          راه اندازی تلفن گویای حوزه هنری و ارایه اطلاعاتی از برنامه های هفتگی حوزه و اطلاع رسانی به مخاطبین كنونی در مورد آن

·          همكاری با فرهنگسراها و مراكز فرهنگی برای نصب پوستر با چاپ محدود برنامه ها

·          دریافت اطلاعات از شركت كنندگان در برنامه های قبلی و ارسال برنامه ها از طریق نمابر / ایمیل ( این تجربه را فرهنگسرای نیاوران داشته است )

·          تشكیل انجمن هایی از شركت كنندگان و ارسال خبرنامه های ساده خبری  به صورت ماهانه .

·          استفاده از جنبه محلی و قومی برنامه ها . برای مثال برنامه بعدی مربوط به موسیقی كهگیلویه و بویر احمد است و قطعا در تهران حداقل چند انجمن و گروه فعال از هر استان را می توان یافت كه مشتاق دیدن برنامه ای از استان خود هستند !

·          همانگونه كه در یادداشتی از كتاب كاربردهای نظریه های ارتباطات نقل كردم : هر مشكلی مشكل ارتباطی نیست ؛ باید الان اضافه كنم كه هر توصیه روابط عمومی هم لزوما ارتباطی نیست . در این مورد هم برگزاری رایگان برنامه ها گویا  با توجه پیش زمینه های ذهنی مخاطب جلب توجه كمتری می كند . گرچه این نظر یك برداشت شخصی است اما به نظر من باید برنامه ها بلیط ورودی با قیمت پایین داشته باشد .   به همین بهانه مراكز فروش نیز عامل اطلاع رسانی می شوند و كمی هم از مهجور ماندن برنامه كاسته می شود و حداقل هزینه اطلاع رسانی فراهم می شود.

*********

از اینها كه بگذریم  جای شما خالی بود . دو تار نوازی و آواز خوانی خانواده رضایی ها از شهرستان كاشمر و مطالب جالب استاد هوشنگ جاوید در مورد موسیقی محلی كاشمر. برای آنها كه با موسیقی خراسان آشنا هستند غنیمتی بود . جالب اینكه به سبب تنوع موسیقی و محتوای برنامه ها می توان مدعی شد مخاطب این برنامه ها واقعا زیاد هستند و حضور 45 نفر در یك سالن 500 نفری ( اگر در ظرفیت سالن اشتباه نكرده باشم ) واقعا جای كار  دارد...

شاید توانستیم برای برنامه بعدی قراری بگذاریم .*  ضمنا عنوان جالب یادداشت از من نیست . مطلب اصلی

عذرخواهی مرا به خاطر به روز نشدن وبلاگ بپذیرید. راستش را بخواهید مشغله های كاری و دو پروژه كاری كه با همراهی چند نفر از دوستان تعریف كرده ام ، تمام انرژی و وقت مرا گرفته. طوری كه فایل های متعدد رو دسكتاپ كامپیوترم منتظر تكمیل شدن هستند . سوژه هایی كه به مراتب به اهداف این وبلاگ یعنی طرح مسایل كاربردی روابط عمومی نزدیك ترند.چه از تجربه كاری خودم و چه تجارب همكاران . ولی متاسفانه خیلی ها ناتمام مانده اند. گرچه به قول دوستی نوشته های كاری من اول برای كار نوشته می شوند و بعد در وبلاگ مطرح می شوند. ( مانند سه سطح ویژگی سایت ایده آل روابط عمومی كه بخشی از گزارش كامل سایت اینترنتی روابط عمومی برای ارسال به جشنواره روابط عمومی برتر بود )  ولی امیدوارم بتوانم به كارها سر و سامانی بدهم . ضمنا مطالب وبلاگ ها و سایت های روابط عمومی هم كم شده و كمتر لینكی مرتبط و كاربردی  پیدا می كنم برای لینكدونی !!   ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

مستند سازی ؛ شاخصه فعالیت حرفه ای

وقتی شرایط حرفه ای بر روابط عمومی حاكم نباشد ،‌نتیجه ای جز شخص محوری در فضای كاری روابط عمومی  ندارد. بدین معنی كه تعریف كار با افراد چنان معمول است كه اگر نیروی خوبی از روابط عمومی به هر دلیلی منتقل شود ،‌ توانایی او نیز منتقل می شود. و این امر چه در سطح مدیریت و چه كارشناسی دیده می شود.

كمتر مدیرانی هستند كه توانسته باشند كارشناسان روابط عمومی را ملزم به  مستند سازی رویه های كاری كنند و كمتر مدیرانی هم هستند كه سابقه مدیریتی خود را به جا گذاشته باشند .  یك مثال : كارشناس خوبی را می شناسم كه فعالیت های ارتباط با رسانه های یك روابط عمومی را انجام می دهد. همه می دانند كه اگر روزی نباشد تمامی ارتباط با خبرنگاران ، رسانه ها و ... از بین می رود و كارشناس جدید باید از صفر شروع كند!

باید گفت كه مستند سازی فقط رویه ها را شامل نمی شود ، فعالیت های زیادی در روابط عمومی  انجام می شود كه روابط عمومی قادر نیست گزارشی از آن تهیه كند و یا به سوابق فعالیت های گذشته مراجعه كند. باید قبول كرد كه تجربه و سابقه یك روابط عمومی زمانی مفید است كه مستند شده باشد.

مرور  آسیب شناسی فعالیت های روابط عمومی در مقاله ها و همایش ها  همیشه نشان می دهد كه  نبودن ثبات شغلی در روابط عمومی عامل منفی در پیشرفت روابط عمومی است و همیشه از مدیران سازمانی انتظار می رود نگاهی حرفه ای به روابط عمومی داشته باشند. در حالیكه همین نگاه حرفه ای در بین مدیران و كارشناسان وجود ندارد و چه بسا مستند نكردن فعالیت ها و رویه های كاری را فوت كوزه گری می دانند !! نكته ای كه در نهایت به ضرر خود كارورزان روابط عمومی است . در هر تغییر مدیریتی و كارشناسی روابط عمومی فعالیت از صفر شروع می شود و هیچ راهكاری برای حل این معظل وجود ندارد.

به طور اختصار در این بحث می توان  مستندسازی  رویه های كاری  و نیز  مستند سازی فعالیت ها را ذكر كرد.

این دو از این جهت متفاوت هستند كه رویه های كاری فنون و روش های كاری است كه حتی بحث های غیر رسمی را نیز شامل می شود و اگر كارشناس خبری دارای  توان لابینگ خاص است باید این رویه ها مستند شده باشد .  مانند شماره تلفن خصوصی روزنامه نگاران و اسامی آنها و محلی كه می توان آنها را یافت . نكات ریزی كه  می تواند در زمانی حیاتی شوند و در این مقوله می گنجند .

مستند سازی فعالیت ها گرچه كمی وضعیت بهتری دارد كه شاید بیشتر به بهانه گزارش عملكرد ، شركت در جشنواره ها و ... انجام  می شود ولی معمولا كامل نیست و دستورالعمل ها و آیین نامه های مشخصی ذكر نمی شود.

آقای باقریان  در توضیح مطلب قبلی من كه راه اندازی وب سایت انجمن متخصصان را خبر خوبی از این انجمن فعال  عنوان كرده بودم ،‌ نوشته اند :

چون در جریان راه اندازی سایت انجمن هستم باید عرض کنم این کار در شرف انجام است و حتی شخصا مطالب مورد نیز را هم فراهم کردم و طی صحبتی که دیروز با دکتر زارعیان داشتم تاکید کردم که این سایت  همزمان با برگزاری دومین جشنواره نشریات درون سازمانی راه اندازی شود که ایشان هم استبقال کردند و قرار شد در دستور کار جلسه این هفته انجمن قرار گیرد . در پایان جا دارد از توجه و تذکر  شما قدردانی شود . در ضمن بد نیست دوستان توجه داشته باشند انجمنداری در کشورما کار بسیار مشکلی است و نباید صرفا کنار گود نشسته و برای دیگران حکم صادر کرد و بنده شخصا با اینجور برخوردهای تخطئه آمیز با تشکل ها مخالفم ... (!!؟)

 این نظر كه آیا بنده قصد تخطئه انجمن متخصصان را دارم و بیرون از گود هستم ‌، ‌واقعا برای خودم هم عجیب بود. چرا كه در هیچ یك از مطالب و نوشته های من نشانی از تخطئه انجمن و مت�