یادداشتی كه می خوانید  قرار نبود طولانی شود  ، ولی از بحث دسته بندی مخاطب به " سرمایه های رسانه ای یك روابط عمومی "  رسید . سرمایه های بادآورده ای كه به راحتی از دست می روند  و حیف بود كه به راحتی از آن بگذرم. دسته بندی مخاطب روشی علمی و حرفه ای  برای استفاده بهینه  از سرمایه رسانه ای یک  روابط عمومی است . فواید همین یك نظریه ساده  در روابط عمومی ، كافی است كه  بر اهمیت نگاه علمی و حرفه ای به روابط عمومی  واقف شویم .

سرمایه رسانه ای یك روابط عمومی

روابط عمومی ها در سطوح مختلف از سرمایه بالقوه رسانه ای برخوردار هستند كه تنها با توانایی حرفه ای به فعلیت در می آیند. میزان توانایی روابط عمومی در بهره گیری از این ظرفیت ها بستگی به  نظام رسانه ای دارد. همانگونه كه ساختار منسجم و مستقل رسانه ای تنها ظرفیت های حرفه ای در اختیار روابط عمومی ها قرار می دهد ، در ساختار  رسانه ای نظیر كشور ما  رسانه ها در یك قانون نانوشته ظرفیت هایی را برای هر روابط عمومی قایل می شوند .

بدین معنی كه دولتی بودن  رسانه ها ،‌ ارتباطات سازمانی با رسانه ها ، ‌بده بستان های رسانه ای و حتی توان پایین ژورنالیستی خبرنگاران یك رسانه در تولید اطلاعات  ناخودآگاه كار را برای مدیران روابط عمومی ها ساده می كند.

با این وجود ،  واقعیت این است كه هر چه رسانه ظرفیت خود را در تنگناهای موجود بیشتر در اختیار روابط عمومی قرار دهد ، ‌هیچ تضمینی  وجود ندارد كه مخاطب نیز همانگونه آستانه پذیرش خود را بالا برد .

هیچ توجه كرده اید كه در هنگام تغییر مدیریت روابط عمومی ها ،‌مدیران جدید  از به ارث بردن یك ساختار نامناسب از مدیر گذشته شكوه دارند ؟! آنها همه چیز حتی جایگاه بد سازمانی از سوء عملكرد روابط عمومی و یا امكانات موجود را در پذیرش سمت جدید لحاظ می كنند ،‌ ولی هرگز  استفاده بی محابا و بدون تدبیر از سرمایه رسانه ای روابط عمومی را مورد توجه قرار نمی دهند و حتی خود ادامه نیز می دهند ( ضرب المثل قدیمی رنگ نداشتن حنا اینجا مصداق دارد ، البته رنگ حنا برای رسانه و مخاطب !!!)

اینكه سرمایه رسانه ای یك روابط عمومی چیست و  چه عواملی آن را از بین می برد یا آن را بازسازی می كند ، مجالی را می طلبد كه شاید از توان این وبلاگ و نگارنده آن بیرون باشد .در اینجا تنها به كاربرد " دسته بندی مخاطب بر اساس رسانه  " می پردازم.

روابط عمومی ها بیشترین استفاده برای ارتباط با مخاطبین خود را از رسانه های جمعی دارند و در این راه   تمامی امكانات ارتباطی را بكار می گیرند تا علاوه بر طرح اخبار خود  ،‌ ارزشگذاری رسانه ای را در بالاترین حد برای خود در اختیار بگیرند.

اما دیدگاه غیر حرفه ای در روابط عمومی ها  غالبا باعث می شود بی محابا برای یك خبر ساده از بالاترین توان رسانه ای استفاده شود  و سرمایه ها از دست رود . شرایط بحرانی و انتشار خبرهای مهمتر سازمان  نقاط كاری  هستند كه روزنامه نگاران هم مثل مخاطب بس كه در معرض پیام های غیر مرتبط قرار گرفته اند ، به سادگی از ارزش خبری می گذرند و گاه به تلافی استفاده بیش از حد  روابط عمومی از اعتبار از پیش در نظر گرفته شده ، آن را بایكوت می كنند .

این نكته را باید گفت كه  بسته به جایگاه سازمانی روابط عمومی  ، میزان اعتباری خاص  نزد هر رسانه ایجاد می شود. برای مثال روابط عمومی یك وزارتخانه  امكان استفاده از جایگاه سازمانی ،ارزش ‌شهرت خبری وزیر و امكانات سخت افزاری و نرم افزاری زیادی  برای كسب اعتبار بیشتر دارد و با مراكز دولتی نظیر صدا و سیما و یا خبرگزاری ها نیز به راحتی كار می كند. ولی روابط عمومی یك شركت كوچك به اندازه جایگاه خود این اعتبار را دارد. گرچه ممكن است با روش های دیگری نظیر میزان آگهی اعتبار خاصی برای خود منظور كرده باشد.

ارزش خبری یك رویداد ، مخاطب واقعی آن و تناسب این دو با رسانه انتخاب شده تعیین كننده میزان موفقیت در نگهداری از ظرفیت های خاص روابط عمومی در  رسانه  است .

اكنون ببینیم ، 3 نمونه جالب از اخبار و رویدادها  كه به دلیل هدف قرار ندادن مخاطب واقعی خود و انتشار در بالاترین سطح ، مشمول اخبار و رویه های خبری نادرست اند :  ( گرچه ذكر دقیق اخبار به دلیل حساسیت احتمالی چندان مقدور نیست ،‌با اینحال ...)

نمونه نخست : انتشار خبر عملكرد  یك روابط عمومی در یك خبرگزاری !

نمونه ای از استفاده یك روابط عمومی برای تبلیغ خود  گزارش موفقیت خود در رسانه ها که در نهایت برای مخاطب واقعی این پیام یعنی مدیران سازمان باید  آن را بدانند . در حالیكه خبرنامه های دخلی سازمانی بهترین گزینه برای این كار بود .

نمونه دیگر : ایران ‎‎300 میلیون دلاربه‎عراق‎ كمك‎ می‎ كند

 انتشار خبر كمك دولتی به كشورهای آسیب دیده و یا تحت حمایت دولت در رسانه های داخلی ، بدون در نظر گرفتن مخاطب اصلی این اخبار یعنی سازمان های بین المللی،  افكار عمومی جهان و یا كشور مورد نظر .

بحث در مورد دیپلماسی خارجی نیست و چنین فرض می كنیم كه روابط عمومی ها باید خبرهای مشابهی را كه مخاطب برون مرزی دارد ، با تاكید بر رسانه های با بُرد برون مرزی كار كند و حداقل در انتشار داخلی آن در برجسته سازی عناصر خبری و اطلاعات تغییری ایجاد كند.

متاسفانه در شرایط كنونی بسیاری از خبرهای خاص مخاطب برون مرزی  ، به دلیل عدم توانایی حرفه ای در ارتباط با رسانه های بین المللی و توجه نداشتن به زیان های انتشار داخلی ،  در رسانه های داخلی مطرح می شوند و - در یك نگاه خارج از حرفه روابط عمومی - نه تنها منافع اقدامات دیپلماتیك را از تامین نمی كنند ، بلكه خود باعث ناراضی تراشی برای مخاطب داخلی می شوند . مخاطبی كه دغدغه دیگری دارد و اخبار رسیده از روابط عمومی برای وی اصلا معنا و مفهومی ندارد.

نمونه سوم : جشنواره انتخاب برترین های صدا و سیما

 در یك حركت روابط عمومی جالب و گسترده  صدا و سیما  اقدام به برگزاری جشنواره سیما كرد و تبلیغات گسترده ای نیز انجام شد. این بار روابط عمومی به طور نامحدودی امكان بهره گیری از ظرفیت رسانه ای را داشت.

 البته ممكن است خود روابط عمومی نیز برنامه ریز اصلی نباشد ، ولی هدف غایی كار یعنی "ایجاد هویت سازمانی "و "اصلاح وجهه سازمانی نزد مخاطب "و مهمتر از آن "جلب مشاركت مخاطبین" با برگزاری مسابقه انتخاب برترین های مردمی  موضوع كاری روابط عمومی است.

استفاده از "توان بالقوه رسانه در اختیار" در سطح وسیع ، انتخاب شبكه تلویزیونی نامناسب با این طرح كه از قضا همان شب مخاطب جوان خود ( یعنی جوانان را به دلیل تعویق طولانی در نمایش فوتبال انگلیس – تركیه ) از دست داد  ، نكاتی است یقینا تاثیر خود را در دستیابی به اهداف برنامه داشته است.

********

مهمترین بحث این نارسایی های ارتباطی عدم توجه مدیران روابط عمومی به دسته بندی مخاطب و انتخاب كانال ارتباطی موثر است. " دسته بندی مخاطبین بر اساس استفاده از رسانه" یكی از روش های دسته بندی مخاطب است ،  كه روابط عمومی ها   در برنامه ریزی های ارتباطی به شدت به آن نیاز دارند. در تشریح این گونه  دسته بندی مخاطب آمده است :

" گاهی ، این رسانه ، و نه خود مخاطب است كه مبنای دسته بندی قرار می گیرد. برنامه ریز ارتباطی ممكن است به دلایل مختلف ،‌ناچار باشد از رشانه های خاصی استفاده كند. اولین گام در این وضعیت آن است كه ساختار مخاطبان آن رسانه ها را تحلیل و با آنان به عنوان دسته رفتار كنیم. برنامه ریز ارتباطی ممكن است سر انجام با چند دسته رو برو شود ، مثلا دسته روزنامه های محلی ،‌ دسته شنونده های رادیو در ساعت 8 تا 10 بعد از ظهر و ..." (1)

 ____________________________

1-        اطلاعات بیشتر در كتاب" كاربرد نظریه های ارتباطات" ، نوشته سون ویندال - بنو سیگنایزر- جین اولسون ، ترجمه دكتر علیرضا دهقان،   انتشارات مركز مطالعات و تحقیقات رسانه ها ،  صفحه 309-324 

از این پس سعی خواهم كردم كه وبلاگ خبری ، ضمیمه این وبلاگ را فعال تر كنم . گرچه متاسفانه امكان ایجاد وبلاگ گروهی در پرشین بلاگ نیست ،‌ با اینحال وبلاگ خبری آماده دریافت اخبار دوستان و همكاران است و در صورت تمایل پسورد آن نیز در اختیار علاقمندان قرار می گیرد. لینك خبرهای جدید نیز در ستون سمت راست وبلاگ در دسترس قرار دارد. ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

بررسی سایت روابط عمومی (1)

سایت روابط عمومی آموزش و پرورش مازندران

سایت روابط عمومی وزارت آموزش و پرورش به تازگی افتتاح شد. همكاران خوب این روابط عمومی كه قبلا هم وبلاگ رسمی خود را در قالب و فرم جالبی عرضه كرده بودند ، هم اكنون سایت اطلاع رسانی آموزش و پرورش استان مازندران را راه اندازی كرده اند.

قطعا تجربه حضور در وبلاگستان كه ارتباط دو سویه را ممكن می ساخت ، كمك خوبی بوده برای اینكه یك روابط عمومی در استان بتواند به صورت مستقل سایت سازمانی را در اختیار بگیرد .

این بهانه خوبی شد كه  بررسی سایت های روابط عمومی را از همین تجربه جالب شروع كنم  و بنا بر خصیصه مطالب وبلاگی ، كاستی های احتمالی را ضمن معرفی سایت عنوان كنم. چرا كه معتقدم گرفتن انتقادها از بازدیدكنندگان عادی هم به نفع حضور روابط عمومی ها در عرصه فضای دیجیتالی است .

**********

سایت آموزش و پرورش استان مازندران  ( www.edumaz.ir ) ، نخستین ویژگی خوبش همان به روز شدن اطلاعات است و دلیل اصلی آن نیز عهده دار بودن مدیریت سایت توسط روابط عمومی است . چرا كه  مانند سایر سایت های دولتی مدیریت محتوا بر عهده بخش فنی سازمان نیست .

اطلاعات و آمار  ، اطلاعات مربوط به سازمان (مقالات ، تلفن ادارات ، تلفن مسئولین سازمان ها ، مناسبت ها) ، آشنایی با فعالیت های مختلف پژوهشی ،‌اداری و مالی ، پرورشی ، مقاطع مختلف درسی و مقررات مربوط به هر یك  از جمله بخش های این سایت هستند.

پیشنهاد هایی برای رفع چند مشكل در فرم  و قالب سایت:

·          استفاده از فونت Tahoma كه از نمایش مانیتوری بهتری برخوردار است .

·          قرار دادن اسكرول بار  در سمت راست صفحه

·          تغییر  در منوی اصلی سایت درون صفحات مختلف كه بیننده را برای بازگشت و یا ادامه بازدید دچار مشكل می كند. مانند این صفحه با اینجا.

·          تغییر بك گراند صفحه در بخش آرشیو عكس همگنی سایت را كاهش می دهد. یك فرم و بك گراند ثابت برای همه صفحات

·          لینك تعدادی از صفحات درست نبود كه بهتر بود اگر اطلاعاتی وجود ندارد صفحه خاصی برای اطلاع بیننده گذاشته می شد.

اما نكته مهمتر جایگاه حساس مجموعه آموزش و پرورش در اینترنت است .چرا كه بیشترین نفوذ اینترنت نزد دانش آموزان و محصلان است و حضور آموزش و پرورش در این محیط نه تنها اطلاع رسانی است بلكه روابط عمومی ها می توانند هدایت دانش آموزان و جلب آنان را به سایت های مفید انجام دهند.

شبكه مدرسه از این لحاظ نمونه جالبی است كه ایجاد بخش فاروم برای دانش آموزان ، اختصاص ایمیل و  راهنمایی دانش آموزان برای دستیابی به سایت های مورد نیاز نظیر سایت های مدارس از خصوصیات خوب آن است و می تواند مورد توجه روابط عمومی ها نیز قرار گیرد.

ایجاد بخش پرسش و پاسخ ، بویژه در مسایل درسی و ساختن بسته های اطلاعاتی ویژه در هر موضوع از پاسخ های قبلی راه حل  خوبی برای ایجاد ارتباط دو سویه بین دانش آموزان و سایت روابط عمومی است .

در مجموع باید گفت كه سایت روابط عمومی آموزش و پرورش مازندران در كنار وبلاگ خبری آن تجربه خوبی است . جالب اینكه وبلاگ رتبه بالاتری نسبت به سایت در نتایج جستجوی گوگل دارد و ارتباط دو سویه را نیز ایجاد می كند. به همین خاطر می توان از آن به عنوان درگاه ورودی به سایت استفاده كرد و سایت را به خدمات تخصصی تر سوق داد.  

این یادداشت ، تنها طرح مساله ای  است برای شروع بحث انتقادی در مورد  روابط عمومی دیجیتال كه هم اكنون به عنوان  نگرشی جدید به روابط عمومی  در حال تكوین تدریجی مباحث نظری و عملی آن هستیم .

باید گفت به همان سادگی كه با  افزودن حرف E به كلمه روابط عمومی وارد مباحث جدیدی می شویم و  همه سطوح فعالیت روابط عمومی را تحت تاثیر این جریان غالب ارتباطی می بینیم  ، به همان سادگی و چه بسا راحت تر از آن خشت اول را می توان كج نهاد و با نگاه یكسویه و خوش بینانه به روابط عمومی الكترونیك  آن را از حیث انتفاع انداخت ! و یا حتی گرهی بر گرههای موجود اضافه كنیم.

 آنچه می تواند محورهای ایده آل بحث "‌آسیب شناسی روابط عمومی دیجیتال " باشد ، بسیار گسترده است . اگر یك سوی طیف را مباحث كلی فناوری های جدید (IT ) در كشور در حال توسعه بدانیم ،‌سوی دیگر آن از مسایل فنی سخت افزاری و  نرم افزاری  در روابط عمومی ها می گذرد و علاوه بر به بحث كشیدن میزان ورود سایر حوزه های تاثیر گذار در روابط عمومی بویژه رسانه ها  ، حتی مباحث بنیادی روابط عمومی را نیز به چالش خواهد كشید .

این دو جمله را نیز بشنویم كه فعال ترین پیشروان فناوری های نوین ،‌همیشه جایی برای گوشزد كردن آنها می گذارند. گرچه همیشه هم در هیاهو فراموش می شود .

       "فناوری اطلاعات و ارتباطات استراتژی و برنامه های سازمان را تعیین نمی كند ، بلكه به سازمان دارای استراتژی  كمك می كند "

       "اگر سیستم دستی كارآیی نداشته باشیم ،‌مكانیزه كردن فرایند نه تنها  تاثیر مثبتی نخواهد داشت ، بلكه خود زیان بار است  "

حال كه روابط عمومی دیجیتال به عنوان موضوع روز روابط عمومی ها كه تاثیر گذار از تغییر فضای ارتباطیجامعه ( رسانه ها و مخاطبین ) و نیز فضای سازمانی (طرح دولت الكترونیكی ) به شدت در حال گسترش است و به گفته استاد خوشنام ارتباطات ،‌ چیزی نمی پاید كه اگر با فضای سایبر و تحولات آن پیش نرویم ، خواه ناخواه صندلی ها به سرعت از زیر پاها كشیده شوند !

پس نگران  نفی دیجیتالی كردن روابط عمومی نباشیم. نگرانی باید  بیش از هر چیز  متوجه نقد رویكردها و برنامه های استفاده از فناور یهای جدید باشد و  كارورزان روابط عمومی ( از جمله خودم ) نیازمند  آسیب شناسی فعالیت ها و برنامه ها از سوی اساتید و  كارشناسان پیشرو مباحث روابط عمومی دیجیتال هستیم.

**********

برای شروع باید مشكلات و مسایل كارشناسانی كه به صورت كاربردی نتایج و تاثیرات را می بینند ،‌منعكس شود و به همین منظور سعی خواهم كرد كه مسایل و دغدغه های كاری خودم را نیز در قالب یادداشت های  كوچك منعكس كنم. برای شروع ...

شكنندگی ارتباطات الكترونی

پیش فرض نظری :

دو رویكرد اساسی  برای ورود سازمان ها ( و در اینجا روابط عمومی ) به دنیای سایبر ذكر می شود :

·          تحول در سازمان باید یكباره و یكپارچه صورت گیرد . باید تمام تلاش صورت گیرد كه هنگام ورود به این فضا حلقه های مختلف سازمانی  وارد گردونه تغییر شده باشند . كمترین هزینه و بیشترین تاثیر  حاصل این كار است.

·          حركت تدریجی ؛ كه از یك نقطه شروع و در نهایت به جامعیت سازمانی می رسد . برنامه استراتژیك سازمان در ورود به عرصهIT  انسجام بخش نقطه های شروع است.

باید گفت كه هر كدام از این روش ها برای خود توجیهاتی دارند كه می توان با توجه به شرایط و مولفه های موجود یكی را به كار برد ولی  با توجه به واقعیت های روابط عمومی  رویكرد دوم بسیار مناسب است .

واقعیت كاری :

 گرچه بیشتر توصیه می شود اولین گام ،‌انتشار اخبار در وب سایت روابط عمومی باشد ،‌ولی تجربه ما "‌بریده جراید مطبوعات " بود  كه گاه با شنیدن این نقطه شروع بعضی از همكاران آن را ظاهری و ساده می پندارند.

شرح وضعیت بدین گونه بود كه  در یك سازمان بزرگ ، روزانه بریده جراید مطبوعات حتی در روابط عمومی استان ها  به صورت همزمان تهیه و پس از تكثیر در اختیار مدیران قرار می گیرد. مشكلات تكثیر و ارسال بولتن ها ، دسترسی سخت به آرشیو  ، چند باره كاری در روابط عمومی های تابعه ، ایجاد بانك اطلاعات تحت وب بریده جراید  را به خوبی توجیه می كرد در این صورت حتی مخاطبین دیگر سازمان نظیر كارمندان ،‌محققین و ... را نیز پوشش می داد.
به همین خاطر پس از مرحله اول یعنی ایجاد صفحات بسیار ساده  PDF ، كه با سختی طراحی و بدون امكان جستجو در  وب منتشر می ، بانك اطلاعاتی كاملی ویژه این كار طراحی شد كه همه امكانات مورد نظر را داشت.

پس از 6 ماه ادامه این روال ،‌یعنی اسكن كردن  بریده جراید ( یعنی شروع فرایند پس از اتمام كار دستی ) و تكمیل بانك اطلاعاتی تصمیم گرفته شد كه اطلاعات به صورت مستقیم از سایت روزنامه ها وارد شود.

كیفیت بیشتر مطالب تنها بخشی از مزیت ها بود ، چرا كه انتشار بریده جراید از طریق سایت مورد توجه خود همكاران بخش بریده جراید هم قرار گرفته بود و زمینه برای تهیه بریده جراید به صورت آن لاین نیز فراهم شد.

یعنی سایت چند روزنامه انتخاب شد كه در اولین فرصت ( كه معمولا روزنامه ها واپسین ساعت های شب است ) اطلاعات به صورت آن لاین وارد بانك اطلاعاتی بریده جراید شود  تا در نهایت فرایند كاری تولید بریده جراید ( تهیه و انتشار ) الكترونیكی شود.

ولی متاسفانه ظرف مدت كوتاهی مشخص شد حتی سایت های نمونه انتخاب شده به دلایل مختلف دچار مشكل می شوند و  یا نیاز روابط عمومی را پاسخ نمی دهند.

دلایلی نظیر :

-          اهتمام نداشتن مدیران سایت ها به انتشار الكترونیكی  تمامی اخبار روزنامه چاپی روی سایت ( حذف خبرهای كوتاه یا گلچین كردن خبرها )

-          مشكلات فنی كه به صورت میانگین  چند سایت را شامل می شود. باگ های برنامه نویسی ، پهنای باند كم ، لینك های اشتباه ، فونت های غیر استاندارد و ...

-          نیاز سازمانی برای دیدن صورت چاپی مطلب 

-          مشكلات ارتباطی شبكه نظیر قطع ارتباط شبكه سازمانی و حتی ملی ( نظیر هفته پیش در مورد فیبر های نوری )

-          ...

همه اینها را كنار هم بگذاریم و سایر واقعیت های سازمانی را هم در نظر بگیریم . شرایط سختی در همین موضوع ساده ، بوجود می آید. در یك جمله :‌ شكنندگی ارتباطات الكترونیك و ضریب پایین اعتماد و كارآیی !!

من غلام قمرم غیر قمر هیچ مگو پیش من جز سخن شمع و شكر هیچ مگو سخن رنج مگو، جز سخن گنج مگو ور از این بی خبری رنج مبر هیچ مگو

دیدن سایت ویژه همایش آموزه‌های مولانا برای انسان معاصر برای مخاطب این وبلاگ هم فال است و هم تماشا  . شما می توانید مطمئن باشید كه برگزار كنندگان این همایش به خوبی از اجرای آن برخواهند آمد و سایت ویژه همایش چه از لحاظ فرم و شكل ،‌اطلاع رسانی قبل و بعد از همایش ، جلب مشاركت و تولید محتوای مرتبط با همایش نمونه جالبی است .

چنانكه می خوانیم :  " این سایت نیز با هدف انعكاس آخرین اخبار و گفت‌وگوها پیرامون همایش، معرفی برخی پژوهشگران علاقمند به مولانا، معرفی سایت‌ها و كتابهای مربوط به مولانا، ارائه خلاصه مقالات پس از بررسی در كمیته علمی و ارتباط با دوستان علاقمند به موضوع محوری همایش ایجاد شده است."

تشكیلات روابط عمومی  ( قسمت دوم )

" هیاتی " واژه ای است كه گاهی در برابر  واژه  " تشكیلاتی" ،  برای نشان دادن حرفه ای نبودن یك روابط عمومی یا مدیر آن استفاده  می شود . در  روابط عمومی های اینگونه كه كم هم نیستند مدیر و كاركنان در شرایطی به كار می پردازند كه كمتر وظیفه مشخصی دارند و هر روز كاری خود را می توانند با وظایف جدید محوله از مدیر روابط عمومی شروع كنند. طیف كاری این روابط عمومی ها به شدت متفاوت است. یك روز به شدت پركار و یا روزهای آرام و بدون خبر !

در مقابل روابط عمومی های تشكیلاتی همانگونه كه در یادداشت پیشین بدان شاره شد  واحدهای غیر تخصصی روابط عمومی را كه در حقیقت " ابزار های" كاری روابط عمومی اند ایجاد می كنند ، ولی از تشكیلاتی كردن تخصص روابط عمومی خبری نیست.

بدین معنی كه  هیاتی بودن  در بخش ابزارهای كاری روابط عمومی برطرف می شود ولی  برنامه ریزی روابط عمومی شاخص هیاتی بودن را برای خود حفظ می كند و در حوزه مبهم اختیارات مدیران روابط عمومی باقی می ماند .

تشكیل جلسات هماهنگی بین ادارات مختلف و  ایجاد معاونت هایی كه نقش هماهنگ كننده دارند ، برای ظاهر تشكیلاتی دادن به برنامه ریزی و تصمیم گیری در روابط عمومی است و مدیرانی كه تخصص روابط عمومی را در برنامه ریزی نفی می كنند حتی از ادارات اجرایی خود می خواهند كه پس از طرح یك مساله ( مثلا بحران سازمانی ) برنامه حوزه كاری خود را اعلام كنند تا با جمع عددی آنها به برنامه روابط عمومی برسند !!! 

شاید تصور هیاتی یا تشكیلاتی بودن در سطح ابزاری قابل تصور تر باشد . یعنی اینكه یك گرافیست در روش اول ممكن است مسئول راه اندازی سایت هم شود ، كه در یك روابط عمومی تشكیلاتی او فقط در رشته تخصصی خود كار می كند.  ولی در سطج برنامه ریزی وابط عمومی ،  غالبا  همان منش هیاتی باعث می شود مدیران  برنامه ریزی تخصصی روابط عمومی را در حیطه كار خود نگه می دارند .

باید گفت تنها زمانی می توان مدعی تشكیلاتی بودن روابط عمومی بود كه برنامه ریزی ارتباطی ( تخصص كارشناسان روابط عمومی )  در واحد خاصی شكل بگیرد تا مسئولیت برنامه ریزی روابط عمومی را بپذیرد  و در این راه هماهنگی بین ادارات اجرایی مختلف را به عهده گیرد .

این واحد نه در سطح ادارات اجرایی است و نه در حد معاونت. این واحد وجهه كارشناسی باید داشته باشد و به عنوان یك گروه كار كند  و هر كارشناس  عضو گروه  مساله خاص روابط عمومی را پیگیری كند.

سیستم های كارآگاهی و پلیسی مثال خوبی است كه تنوع ذاتی و پیچیدگی آنرا با فعالیت های روابط عمومی در روش تشكیلاتی مشابه می كند  ، ویژگی برتر چنین سیستمی  این است كه :

·          گروه كارآگاهان در برنامه ریزی و اجرا ، كارشناسان مستقلی هستند.

·          آنها از شروع ( مساله شناسی تا اجرا و نتیجه گیری )  مسئولیت كار را بر عهده دارند.

·          از واحدهای اجرایی مختلف  بنا بر شرایط  و نوع مساله  استفاده می شود و مجریان نیز از دغدغه برنامه ریزی فارغ می شوند. آنها به نیازها پاسخ می دهند و مطمئن هستند كه واحد برنامه ریز و هماهنگ كننده وجود دارد.

·          مدیریت می داند مسئول كارشناسی یك برنامه كیست و جمع بندی و ارزیابی كار بر  اثر بخشی استوار است نه بر كارآیی ( بدین معنی كه مدیر نتیجه كار را در انتها می گیرد نه عملكرد بخش های مختلف )

************

 كاش با ایجاد چنین مكانیزمی ( حتی به صورت غیر رسمی ) این موقعیت در اختیار كارشناسان روابط عمومی قرار می گرفت تا به تخصص خود بپردازند و  مجبور نشوند كه بعد از ورود به بازار كار  تخصص یك روزنامه نگار را در كار خبری ، یك تبلیغات چی در كار تلیغاتی و یا یك  مهندس شبكه و اینترنت را پیدا كنند .

..

www.iranministryofcommerce.com

این آدرس اینترنتی طولانی نمونه ای از سایت های دولتی (وزارت بازرگانی ) است كه گویی مخاطب گریزی در آنها اصل قرار داده شده است !

اولین مرحله عملی راه اندازی هر سایتی " انتخاب دامین" است و كسانی كه با مكانیزم های تصمیم گیری در  فضای سازمان های دولتی آشنا هستند به راحتی می توانند حدس بزنند كه انتخاب دامین حس نظر دادن تمامی مسئولین و كارشناسان را بر می  انگیزد ؛ همانگونه كه شكل سایت !  در حالیكه كسی به كاربردهای سایت و تلاش برای مخاطب پذیری آن توجه ندارند.

·          انتخاب دامنه های طولانی برای نشانی سایت

·          به یادماندنی نبودن دامین انتخاب شده  اختصاری از حروف اول كلمات سازمان

·          توجه نكردن به تفاوت تلفظ شفاهی نشانی با حروف املایی آن ( بویژه برای كسانی كه با حروف انگلیسی آشنایی ندارند

·          در اختیار نگرفتن دامین های مشابه برای هدایت ورود آدرس های مشابه

·          استفاده از نشانه هایی مثل علامت فاصله ( كه در تلفظ به آن دشت می گویند)  و under line   در دامین

·          متناسب نبودن پسوند دامین با فعالیت سازمان. مثلا استفاده از پسوند كام برای سازمان ها

یک نام مناسب انتخاب کنید
روش هایی برای انتخاب یک Domain name مناسب كه باید چهار نكته زیر در آن رعایت شود :

کوتاه بودن ، به یادماندنی بودن، ارتباط با فعالیت اصلی تجاری و املای روان .

هم اكنون برای سازمان های دولتی امكان دریافت پسوند Ir  به راحتی وجود دارد و كافی است با مراجعه به سایت www.nic.ir  درخواست شود و به صورت آن لاین دام