........................................................... یاد بعضی نفرات / روشن می دارد ... وقت هر دلتنكی سویشان دارم دست جراتم می بخشد روشنم می دارد   فردا روزی است كه  دات   با اولین یادداشت استاد شكرخواه متولد شد . دات كلاس بود و برای من در یك سال گذشته چیزی بیشتر از یك وبلاگ بود و هنوز بی دات روز نتی ما روز نمی شود. از استاد خودم قدردانی می كنم و به سایر دوستان هم شروع سال جدید رو تبریك می گم !  ارادتمند  / مزینانی    ...........................................................

مطلب نخستین این وبلاگ در مورد بانك اطلاعاتی به طرح كلی سوال پرداخته بود و اینكه چه نیازهایی برای  وجود بانك اطلاعاتی احساس می شود. نكته اساسی این نیاز سنجی این بود كه بانك اطلاعاتی روابط عمومی برای پاسخگویی به فرایند برنامه ریزی ارتباطی است .  

بانك اطلاعاتی روابط عمومی یك منبع ایستا نیست كه تنها به جمع آوری اطلاعات بپردازد ، بلكه حلقه ای است از فعالیت های روابط عمومی و در كنش متقابل با قسمت هایی نظیر ارتباط با رسانه ها ،‌انتشارات ، امور نمایشگاهی و .... فعالیت های آن هر لحظه تعریف می شود.به همین دلیل باید از مكانیزم پویا و منعطف برای پاسخگویی به نیاز ها برخوردار باشد.

بحث در مورد  بانك اطلاعاتی روابط عمومی  تنها زمانی به نتیجه می رسد كه كاربرد آن در روابط عمومی  تعریف شود . همانگونه كه نویسنده وبلاگ خوب كتابداری  كه انجمن علمی علوم كتابداری و اطلاع رسانی آن را به روز می كند ، در پاسخ به پیام من نوشته است :

 "در مورد بانک اطلاعاتی ابتدا باید مشخص کرد که چه نوع و چه مقدار اطلاعات لازم است در هر رکورد ذخیره شود. و حتما باید بدانیم که در موسسه مورد نظر چه بانکهای اطلاعاتی دیگری وجود دارند مثلا یک نرم افزار جامع کتابخانه که تمام اطلاعات کتب و اسناد موجود را می تواند داشته باشد. شما باید از تمام امکانات موجود از این دست در موسسه خود استفاده کنید تا از دوباره کاری جلوگیری شود . زیرا هزینه تهیه و استفاده از بانکهای اطلاعاتی معمولا بالا است. اگر بتوان از یک شبکه استفاده کرد به راحتی می توانید از یک بانک ساده با اطلاعات مختصر استفاده کنید و برای اطلاعات بیشتر به سایر بانکهای موجود در موسسه خود متصل شوید. به هر حال این مطلب جای بحث فراوان دارد اگر دوست داشتید کمی در رابطه با نوع و میزان اطلاعاتی که به کاربران خود می دهید برایمان بنویسید تا بتوانیم بطور اساسی مسئله را بررسی کنیم. موفق باشید."

یك بازنگری : در مطلب قبلی ، برای بانك اطلاعاتی در روابط عمومی مخاطبین دیگری نیز مانند محققین ، دانشجویان و مراجعان عادی مد نظر بودند كه به نظر می رسد بهتر است بانك اطلاعات تخصصی روابط عمومی در یك تعریف مجدد ،  تنها در خدمت فعالیت های روابط عمومی و ارتباطی سازمان قرار گیرد. كتابخانه ها و مراكز آماری سازمانی  سایر مخاطبین را پوشش می دهند و گرچه روابط عمومی تسهیل كننده اطلاع رسانی و ارایه اطلاعات به مخاطبین است ولی این وظیفه تخصصی  روابط عمومی نیست و معمولا – بویژه در سازمان ها بزرگ – واحد های آماری و اطلاعاتی وجود دارند كه برای این منظور ایجاد شده اند. نظر شما چیست ؟

 **********************

از بانك اطلاعات روابط عمومی چه انتظاری داریم ؟!

بانك اطلاعات روابط عمومی مونیتورینگ سازمان ، مخاطبان و رسانه ها را بر عهده دارد .  با به روز شدن  اطلاعات در سه حوزه مذكور روابط عمومی می توان مدعی برنامه ریزی آگاهانه شد. در حقیقت بانك اطلاعاتی روابط عمومی باید ترمینال اطلاعاتی روابط عمومی در سازمان باشد و سه حوزه اطلاعاتی فوق همه آن چیزی است كه در فرایند گردش اطلاعات سازمانی روابط عمومی وجود دارد و با تشكیل بانك اطلاعاتی روابط عمومی مدیریت اطلاعات برای روابط عمومی میسر می گردد.

این سیستم اطلاعاتی فعال ، روابط عمومی را قادر می سازد :

-          در برنامه ریزی های ارتباطی اطلاعات به روز و كارآمدی در اختیار داشته باشد ( برنامه ریزی هدفمند)

-          در پیكارهای ارتباطی یك قدم جلوتر حركت كند و بحران های پیش آمده برای سازمان را با اطلاعات به روز مدیریت كند ( اطلاع رسانی به هنگام و دقیق در بحران ها )

-          به  تسهیل   گردش اطلاعات درون سازمانی كمك كند و  در فرایند تصمیم گیری سازمانی و گردش صحیح و توزیع متناسب اطلاعات بین بخش های مختلف سازمانی نقش به ایفای نقش بپردازد.

-          ارایه خدمات اطلاعاتی از سازمان به رسانه ها و روزنامه نگاران

-          اطلاعات به روز از مخاطبان سازمان برای رویدادها و ارتباط های موردی با این مخاطبین مانند اتحادیه ها ، انجمن ها ، طبقه خاصی از مسئولین و رهبران فكری و ... را در اختیار داشته باشد.

-          ماده اولیه اطلاعاتی برای شروع هر گونه اطلاع رسانی ( تهیه بروشور ، ویژه نامه ، متن سخنرانی ، متن مصاحبه مسئولین و ...) را در اختیار داشته باشد.

-          و در روند پاسخگویی  ضمن شناخت از رسانه یا مخاطبین به عنوان شكل دهندگان به سوال ها  ،  بداند كه چه كسی در سازمان مسئول پاسخگویی است و اطلاعات مربوطه را در اختیار دارد.

نیاز های روابط عمومی به  بانك اطلاعاتی  در سه حوزه اطلاعاتی

سازمان :

-    در اختیار گذاردن اطلاعات كلی سازمان

 اهداف ،‌تاریخچه ، مسئولین گذشته ، قوانین كلی مربوط به سازمان   

راهنمای جامع سازمان ( نام مدیران ، كارشناسان متخصص در هر رشته ، تلفن و نشانی و سایر اطلاعات  )

فهرست و اطلاعات پایه از سازمان ها ، نهادها و مراكز مرتبط تاثیر گذار بر سازمان  . شناخت واحد سازمانی كه با هر یك از سازمان های مرتبط در تماس است.

-    گزارش عملكرد سازمان به تفكیك وظایف و حوزه های عملیاتی

 ( در اختیار گذاردن بسته های اطلاعاتی  در فعالیت های مختلف سازمانی شامل تاریخچه ، سیاست ها و برنامه های  سازمان در آن موضوع فعالیت ،‌آمار و ارقام تحلیلی  و مقایسه ای . این بخش باید امكان به روز شدن بر اساس دوره های زمانی   و ایجاد شبكه ای تعاملی بین تولید

-    فرایند های كاری سازمان  (مقررات ،‌مجوزها ، آیین نامه ها )

-   مشخصات طرح ها و پروژه های در دست اجرا ( اطلاعات مربوط به طرح های در دست اجرا و به روز شدن اطلاعات همزمان با انجام پروژه ، مشخص شدن افراد پاسخگو در مورد طرح ، توجیهات انجام پروژه و فواید آن )

-      تسهیل در پاسخگویی  سازمانی ( كسب سریع پاسخ های تخصصی از بخش های مختلف سازمانی در مورد جوابیه های رسانه ای ، پاسخ به مردم و ...  و در صورت موجود نبودن اطلاعات به روز شدن بانك اطلاعاتی بر اساس نیاز مطرح شده)

-    اطلاعات تخصصی از فعالیت های سازمان (در دسترس بودن مقالات تخصصی و تحقیقی ، نتایج تحقیقات كاربردی و گزارش های علمی از فعالیت های مختلف سازمان و نیز بانك اطلاعاتی متخصصین و كارشناسان صاحبنظر سازمان)

-    ...

رسانه  :

-    شناخت سازمان رسانه ای ( اینكه مدیران سازمانی رسانه دارای چه سلایق و گرایش هایی هستند و داشتن  اطلاعات پایه برای دسترسی به آنها )

-    شناخت روزنامه نگاران حوزه خبری سازمان ( اطلاعات پایه ، نحوه برقراری ارتباط ، سابقه شغلی و گرایش های و علایق)

-    سابقه خبر و گزارش  ( بریده جراید رسانه ها و  نتایج تحلیل محتوای رسانه ها در موضوعات مختلف  و نیز به تفكیك رسانه ها : رادیو ، تلویزیون ،‌روزنامه ،‌ مجله ، سایت های خبری ، خبرگزاری ها )

-    ...

مخاطبین :

-    اطلاعات پایه مربوط به مخاطبین  بر اساس دسته بندی مخاطبین  چه برون سازمانی و چه درون سازمانی

-    گرایش ها و جهت گیری مخاطبین نسبت به سازمان ( نتایج تحقیقات و نظرسنجی های انجام شده در خصوص ارزیابی فعالیت های سازمان از نظر مخاطبین )

-    شناخت كانال های ارتباطی مورد اعتماد مخاطب ( نتایج بررسی های جامعه شناسی با تاكید بر ویژگی های ارتباطی هر دسته از مخاطبین )

-    ...

مطمئنا مطالب بالا همه آن چیزی نیست كه از آن به عنوان نیاز های (request )  روابط عمومی به بانك اطلاعاتی نام برد. و قابل اصلاح و تكمیل است. ولی باید پذیرفت اولین گام ، تعیین نیاز های روابط عمومی به وجود سیستم های اطلاعاتی پشتیبان است.

**********************

توجه به بانك اطلاعاتی روابط عمومی گرچه مربوط به فرایند های كاری روابط عمومی است و به طور مستقیم  آن چیزی نیست كه از روابط عمومی انتظار می رود ، ولی تاثیر آن بر همه فعالیت های روابط عمومی آشكار می شود. این مبحث بویژه در روابط عمومی دیجیتال كه به مراتب امكانات و ظرفیت های بیشتری در دسترس است ، جایگاه واقعی تری پیدا می كند چندان دور از دسترس نیست .

ادامه دارد ...