اگر عدد 118 را نمادی از ارایه سریع اطلاعات جامع بدانیم
، برای نشان دادن وضعیت "اطلاعات" در روابط عمومی از سازمان
وجود آن نقطه چین های فاصله انداز یك واقعیت است !!

***********

"اطلاعات " شاه كلید بسیاری از مشكلات روابط عمومی هاست و گرچه این مشكل به مجموعه سیستم سازمانی بر می گردد ولی باید قبول كرد كه روابط عمومی ها به دو دلیل عمده نتوانسته اند كارآیی لازم را در جمع آوری و بویژه پردازش اطلاعات جهت ارایه به ارباب رجوع داشته باشند:
اول : در نگرش مدیریتی روابط عمومی ها جایی برای وظیفه خدمات رسانی اطلاعاتی وجود ندارد .
دوم : روابط عمومی ها از نظر تكنیكی نیز فاقد توانایی لازم برای جمع آوری ، پردازش اطلاعات هستند و در اندك توانایی موجود هم قدرت به روز رسانی اطلاعات را در سازمان از دست داده اند.

اطلاعات دست مایه اولیه هر ارتباطی است و تعجب نكنید اگر روابط عمومی ها در جایگاه خوبی قرار نگرفته اند . راهنمای تلفن ها و نشانی های سازمان مثالی است كه برای تشریح این وضعیت ساده تر از آن نمی توان پیدا كرد .
متاسفانه این را خصیصه روابط عمومی ها است كه در صورت مراجعه خبرنگار ، ارباب رجوع و یا نامه ای برای دریافت اطلاعات چرخه كاری كسب اطلاعات شروع و البته پایان می یابد و هیچ بانك اطلاعاتی پشتیبان در نظر گرفته نشده كه اطلاعات به دست آمده را پردازش و طبقه بندی كند. و كی از كارهای عادی كارشناسان روابط عمومی پیدا كردن اطلاعات در موارد پیش آمده است.
از مشكل اول روابط عمومی یعنی فقدان نگرش برای جمع آوری و پردازش اطلاعات كه بگذریم در مسایل تكنیكی و ساده هم مشكل داریم

برای شناخت مساله ابتدا كانال های اطلاعاتی مختلف را كه مخاطبین در دسترس دارند ، بررسی كنیم :
1. ۱۱۸ مخابرات
2. اطلاعات كتاب های راهنمای تلفن و نشانی ها
3. تماس با سازمان كه معمولا تلفنچی سازمان در صف اول است
4. تماس با روابط عمومی
5. دریافت اطلاعات از سایت های اینترنتی
6. گرفتن اطلاعات از سازمان خود (برای شاغلین سازمان های دیگر)
7. مراجعه حضوری به سازمان
همین چند مورد بالا كه به ذهنم رسید ، به خوبی وظایف روابط عمومی را مشخص می كند.

۱۱۸ مخابرات‌: تنها قادر به ارایه اطلاعات كلی ست و معمولا شماره تلفن تلفنخانه را در اختیار تماس گیرنده قرار می دهند.
پس یك وظیفه :ارایه اطلاعات كامل به ۱۱۸ شهری و مخابرات همراه با اسامی و عناوین مسئولین . تست كردن اطلاعات در ۱۱۸ به راحتی امكان پذیر است و می توان با تماس عادی آن را بسنجید.
(گرچه تجربه شخصی ام نشون داده كه به روز كردن اطلاعات در ۱۱۸ بویژه در تهران خودش هنر بزرگیه و باید از هفت خان رستم گذشت و بعد از مدت ها اطلاعاتی جایگزین می شوند كه ممكنه دیگه اصلا وجود نداشته باشه!!!
ضمنا اگر قرار بود پرسشنامه ای برای روابط عمومی ها تهیه در این زمینه تهیه بشه یك سوال جالب همین بود كه شما تا بحال از ۱۱۸ تلفن های سازمان خودتون رو پرسیدید؟)
و اما تلفنخانه های سازمانی : آنها نشانی ها و تلفن ها را در اختیار دارند ولی اگر شمه و غریزه شخصی تلفنچی نباشد ، اطلاعات آنها بیشتر گیج كننده است .چون نمی دانند تماس گیرنده را به چه جایی راهنمایی كنند.
وظیفه روابط عمومی توجه به این خطوط مقدم ارتباطی سازمان است و علاوه بر ارایه اطلاعات كاربردی باید اموزش های لازم را هم تلفنچی ها ببینند.
تماس با روابط عمومی : كه خیلی وقت ها پس از گذشتن از دو مرحله قبلی است و همانگونه كه گفته شد روابط عمومی با تماس شما به تكاپوی دریافت اطلاعات می افتد و خوشبینانه نگاه كنیم پس از چند پرس و جو اطلاعات در اختیار فرد قرار داده می شود.
دریافت اطلاعات از سایت های اینترنتی : چند سایت موجود

http://www.iran118.org/
www.iranhoo.com
http://www.searchiran.com/

من شخصا امتحان نكردم ولی بیشتر اطلاعات موجود در بانك ها مربوط به بخش خصوصی و شركت هاست . یك ویژگی خوب این سایت ها استقبال از اطلاعات شماست. به علاوه شركت های خدمات اطلاع رسانی مایلند كه بانك های اطلاعاتی برای مشتریان شما ترتیب دهند . ا
گرفتن اطلاعات از سازمان : افراد شاغل كه در ارتباط كاری با سازمان شما هستند معمولا اطلاعات خود را از دفاتر و یا مخابرات سازمان خود می گیرند . این قضیه در مورد سازمان شما نیز صدق می كند و حتما باید به ارسال اطلاعات برای سازمان های مرتبط و نیز دریافت اطلاعات آنها برای كامل كردن بانك اطلاعاتی خود توجه كنید.
مراجعه حضوری به سازمان: معمولا كسانی كه به اطلاعات ساده ای مثل تلفن نیاز دارند در انتها مجبور به حضور در سازمان ها می شوند و مبادی ورودی سازمان و افراد راهنمایی كننده باید اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشد .

**************

ركورد های اطلاعاتی یك بانك اطلاعات سازمانی :
عنوان كامل بخش مورد نظر ، نام مسئول ، سمت كامل سازمانی ، تلفن ، نمابر ، نشانی ، صندوق پستی ، پست الكترونیك ، نشانی سایت اینترنتی و شرح مختصر وظایف آن بخش
نحوه گردآوری و پردازش اطلاعات:
1.مشخص كردن یك واحد خاص به عنوان مرجع ( معمولا واحدهای ارتباطات مردمی بهترین گزینه اند)
2.ایجاد ابزار مناسب برای گردآوری و به روز كردن اطلاعات
تهیه نرم افزار كه می توان به صورت اختصاصی سفارش تهیه آن را داد و یا می توان از برنامه های موجود استفاده كرد. مانند برنامه Microsoft outlook كه به سادگی تمامی امكانات مورد نیاز شامل : طبقه بندی فیلدهای وارد شده بر اساس نام سازمان ، محل و ... ، امكان سرچ بر روی كلیه متون وارد شده ، امكان به روز كردن ، امكان تكثیر فایل مورد نظر برای استفاده در سایر دفاتر كه در دسترس بودن برنامه out look مزیت این روش است ، امكان پرینت با فرمت دلخواه و سایر امكانات .
تنها با استفاده از بانك های اطلاعاتی است كه می توان از سطح مدیران گذشت و به سطوح عملیاتی و كارشناسی هم نزدیك شد و اطلاعات آنها را نیز وارد چرخه اطلاعاتی كرد.
بانك های مبتنی بر سایت های اینترنتی هم دقیقا مانند نرم افزاری های یاد شده هستند . با این تفاوت كه با به روز كردن اطلاعات تمامی كاربران به اطلاعات جدید دسترسی دارند و می تواند بهترین ابزار تلقی شود و حتی در مبادی ورودی سازمان نیز به كار گرفته شود.
معمولا تلفن ها و نشانی سازمان اگر در سایت اینترنتی پیدا شود مبتنی بر بانك های اطلاعاتی نیست به همین جهت به روز كردن آنها همیشه با تاخیر انجام می شود.
3.تهیه ابزارهای اطلاع رسانی :
این ابزارها می تواند شامل :دفترچه تلفن ، بروشور ، دیسكت و سی دی ، سایت اینترنتی و ... باشد و باید علاوه بر تكثیر در سطح سازمان به سازمان های مرتبط ارسال شود.
در مورد دفترچه راهنمای تلفن ها كه معمولا تكنیك موارد استفاده بیشتری دارد ، باید توجه داشت كه :
-زمان به روز شدن مشخص باشد و یك انتشار آن دوره ای است نه یك بار برای همیشه
-به همین دلیل باید نوع چاپ باید تنها در سطح كاربری روزانه باشد نه با كیفیت بالا برای ماندگاری
-بخش بندی تلفن ها و نشانی ها بر اساس نیاز مخاطب باشد نه تقسیم بندی سازمانی كه معمولا قابل فهم برای مخاطب نیست.
-در دسترس عموم قرار گیرد و در مبادی ورودی نیز در قفسه اطلاعاتی در اختیار مراجعه كنندگان هم قرار گیرد.
برای اعلام تغییرات تلفن ها به سازمان ها ، تشكل ها و نهادهای مرتبط با سازمان می توان از نامه و حتی آگهی مطبوعاتی استفاده كرد.

************

یك بار برای همیشه 118 سازمانی خروابط عمومی را ایجاد كنید و البته آن را همیشه زنده نگه دارید !

نام :


پست الکترونیکی


وب سایت :


نظر:


Remember info?

برای ثبت نظر کلمه submit را در کادر زیر وارد کنید.