تا كنون به سازمان های زیادی مراجعه كرده اید . در ابتدای ورود ،‌ معمولا برگه های ورودی به فرد ارایه می شود كه اطلاعات ساده ای مثل محل مراجعه و نوع كار ارباب رجوع در آن مشخص می شود.
گویی كاربرد برگه های ورود به سازمان گویی بیشتر از هر چیز جنبه حراستی و نظام مندی ادارات دارد ، در حالیكه از همین برگه های به ظاهر ساده می توان اطلاعات تحلیلی و پردازش شده ای را به دست آورد كه منبع برنامه ریزی های ارتباطی در جهت تسهیل در ارتباط مراجعین به سازمان و راهنمایی آنها در كسب اطلاعات و خدمات شود.

پژوهش در روابط عمومی گاها با پرسشنامه و شكل خاصی از تحقیق میدانی مترادف شده ، در حالی كه در هر ارتباطی ، " اطلاعاتی" رد و بدل می شود كه می توان از آن به عنوان كانون های گردآوری اطلاعات در سازمان و منبع تحقیق استفاده كرد. برگه های ورودی به سازمان از همین كانون هاست !
روزانه بخش زیادی از مراجعات به سازمان برای گرفتن اطلاعات ، رفع یك مشكل ، دریافت یك خدمت و ... انجام می گیرد و بهترین فرصت برای كسب نظرات مراجعین ابتدای ورود و هنگام خروج است .
"نظر سنجی از ارباب رجوع " در سازمان ها تكلیفی است كه در قالب طرح تكریم ارباب رجوع به تمامی سازمان ها ابلاغ شده و همان مطلب فوق را در بر دارد ، با این تفاوت كه در طرح تكریم تنها به دریافت نظرات و انتقادهای مراجعین توجه شده است . و اطلاعات زیادی كه در همین برگه های ساده می توان با پردازش ساده به دست آورد از یاد رفته .
اگر به برگه های ورودی به سازمان به عنوان پرسشنامه های ساده ای نگاه كنیم ، نتایج تحلیل داده های آن نتایج زیر را در بر دارد:
نیاز سنجی از اطلاعات و خواسته های مراجعین ( اینكه به كدام قسمت مراجعه كرده اند)
شناخت بخش های سازمانی دارای مراجعه كننده زیاد
ساعات و تاریخ های اوج مراجعه افراد به سازمان
متوسط زمان حضور مراجعه كننده
شناخت نارسایی های موجود در مجموعه با انتقادها
جمع اوری نظرها و پیشنهادها
شناخت ویژگی های مخاطبین
و همه اینها تنها با سوالات معمولی مثل نام ،‌محل مراجعه ، ساعت ، تاریخ و چند سوال ارزیابی در پشت برگه امكان پذیر است.
پرهیز از تبدیل این برگه ها به پرسشنامه های طولانی ، استفاده از برنامه های كامپیوتری برای تحلیل داده ها ( برای تحلیل مقایسه ای در زمان های مختلف ) و هویت بخشیدن به برگه ها هم برای مراجعه كننده و هم كاركنان ( از طریق اطلاع رسانی نتایج ) سه نكته ای است كه روابط عمومی را قادر می سازد تسهیل گر ارتباط مراجعه كنندگان به سازمان باشد.
حداقل نتیجه این كار می تواند تغییر مكان یك واحد سازمانی از طبقات بالا به طبقات پایین برای دسترسی بهتر مراجعه كنندگان و حداكثر آن هم ارتقاء جایگاه روابط عمومی در درون سازمان برای حمایت از مخاطبین با تكیه بر اطلاعات آماری باشد.

 

روابط عمومی و اقدامات موازی

یك واقعیت : اغلب حضور روابط عمومی ها در سازمان زمانی شروع می شود كه پروژه ها و طرح های سازمان تكمیل و آماده راه اندازی اند. در این مقطع زمانی است كه معرفی و تبلیغ و مشاركت جویی طرح از روابط عمومی خواسته می شود !! در حالی كه برنامه ریزی ارتباطی باید همزمان با شروع طرح اولیه پروژه آغاز و همراه با اجرای پروژه ، فرهنگ سازی لازم در قالب اقدامات موازی برای مخاطبین انجام می شود.
یك مثال : چندین سال بحث راه اندازی مترو مطرح بود و تا راه اندازی اولین خط آن گویی سازمان و روابط عمومی آن منتظر بودند اولین حركت انجام گیرد تا فرهنگ سازی استفاده از مترو شروع شود !!
مثالی دیگر : تلفن همراه ! ؛‌ چند سال بعد از اپیدمی موبایل بود كه برنامه ریزی برای اصلاح و تبلیغ رفتار دارندگان تلفن همراه انجام شد . آیا موفق بود؟!
این دو مثال دو طرح بزرگ بود در حالی كه همه طرح و پروژه های سازمانی مشمول همین قضیه اند. پیش از آنكه این مساله را به جایگاه ناشناخته روابط عمومی ربط دهیم باید گفت كه روابط عمومی نا آشنا به موقعیت حرفه ای خود دلیل اصلی این ماجراست . روابط عمومی كه منتظر ارجاع است و خود را در سازمان باور نكرده است . ببینید چند روابط عمومی توانسته از مصوبه دولت در سال های گذشته برای اختصاص چند درصد از اعتبار هر پروژه به اطلاع رسانی استفاده كند؟!
یقینا هر مدیری در ابتدای اجرای هر پروژه مایل است توجیهات منطقی یك برنامه ارتباطی را كه در پیشبرد طرح قبول كند . اگرروابط عمومی نتواند مدیریت سازمان را خود اقناع كند ، انتظار نباید داشت پس از اجرای طرح بتواند توفیقی در ارتباط با مخاطبین به دست آورد!

 

وبلاگ روابط عمومی آموزش و پرورش استان مازندران به جمع وبلاگ های روابط عمومی سازمان های دولتی پیوست

وبلاگ روابط عمومی آموزش و پرورش استان مازندران به تازگی به همت آقای احمد مظفری راه اندازی شده و از تمام امكانات موجود در وبلاگ برای اطلاع رسانی استفاده شده است . كه با توجه به محدودیت های روابط عمومی ها بویژه در استان ها شاید كاربردی ترین ابزار در دسترس روابط عمومی ها استفاده از وبلاگ ها به عنوان سایت های اختصاصی ست كه از این جهت وبلاگ روابط عمومی آموزش و پروش استان مازندران الگوی خوبی ست .
امیدوارم از خصوصیت ارتباط دوسویه در وبلاگ ها هم استفاده شود . مخصوصا اینكه مخاطب این وبلاگ دانش اموزان هستند كه اغلب انها مشتری اینترنت هستند. همچنین حمایت لازم از سوی مسئولین سازمان آموزش و پرورش
این وبلاگ از چند وبلاگ به هم پیوسته تشكیل شده كه صفحه اول آن با طراحی فلاش شكل جذابی پیدا كرده . با اینحال فرم ضمیمه های وبلاگ تناسبی باصفحه اول ندارد و تصور یكپارچگی را برای بیننده از بین می برد. همان فرم صفحه اول كه آیكون دیگر بخش ها را نیز داشته باشد با تغییر رنگ بهترین راه حل این مساله است. ضمن اینكه برگشت به وبلاگ اصلی هم باید در ضمیمه ها استفاده شود.
این وبلاگ شامل بخش های : اخبار آموزشی ، پرورشی ، اداری و مالی ،‌ارتباطات( شماره تلفن های ادرارت ) و روابط عمومی است .
مطالب گذشته در همین رابطه :
معرفی سایت خبری وزارت نیرو

 

دكتر جلالی:
ابتدا باید به تعریف خاصی از IT در حوزه روابط عمومی دست پیدا كنیم

دكتر جلالی استاد دانشگاه و صاحبنظر در مسایل IT در نشست انجمن روابط عمومی ، دست اندركاران روابط عمومی را به آمادگی برای حضور در عصر مجازی فراخواند.
و ی گفت : بر اساس تئوری موج ، سه موج گذشته جامعه انسانی را فراگرفته كه ابتدا موج كشاورزی ، موج صنعتی و سپس موج اطلاعاتی بوده است كه هر چه به امواج جدید تر نزدیك می شویم دوران آن از نظر زمانی كوتاهتر است .
دكتر جلالی ضمن پرداختن به نظریه خود در مورد موج جدید یعنی vertual age " عصر مجازی " ، ظهور شهر های الكترونیك را از مظاهر عصر مجازی برشمرد و به شرح دو نمونه ایرانی آن یعنی روستای شاهكوه و شهر الكترونیكی مشهد پرداخت و مراحل رسیدن به شهر الكترونیكی را ۵ مرحله شامل زیر برشمرد :
۱- پیدایش ۲- ارتقاء ۳-تعامل ۴- تراكنش ۵ یكپارچگی
وی در توضیح این مراحل افزود: در مرحله اول باید هر آنچه كه داریم وارد عرصه مجازی كنیم و از توانایی های موجود شكبه ای برای ارتقاء این توانایی ها استفاده كنیم. در مرحله تعامل سازمان به ارتباط تعاملی با سازمان های مرتبط می پردازد و سپس آمادگی ایجاد سیستم مالی و اعتباری در شبكه را كه مرحله تراكنش است پیدا خواهد كرد.
هم اكنون بیشتر شهرهای الكترونیكی جهان تا مرحله تعمل و اندكی تا مرحله تراكنش نزدیك شده اند. و مرحله یكپارچگی كه در ان تمام سیستم های موجود به صورت مجازی در می آید هنوز ایجاد نشده است .
دكتر جلالی در این نشست با اشاره به این واقعیت كه ، IT تعریف جامد و ایستایی ندارد ؛ گفت : برای هر مجموعه ای می توان تعریف خاص IT ارایه داد و رابط عمومی ها باید بكوشند به تعریف ویژه خود از این تكنولوژی برسند و آنچه كه در این میان اهمیت دارد این است كه روابط عمومی ها علاوه بر شناخت توانایی ها و امكانات اینترنت به آسیب شناسی آن نیز بپردازندو با آمادگی وارد این عرصه جدید شوند.
* سایت اختصاصی دكتر جلالی
در همین رابطه : روزنامه ایرن ، روابط عمومی در شهرهای الكترونیكی
متاسفانه به دلیل كمبود وقت شرح مباحث و ورود بیشتر استاد به مسایل IT در حوزه روابط عمومی میسر نشد.

 

تجربه ایجاد فضای مشاركتی در بیانیه كنفرانس ها و همایش ها


دكتر اردكانیان معاون وزیر نیرو در امور آب در سخنرانی انجمن روابط عمومی به یك تجربه جالب از همایش جهانی آب در كشور ژاپن اشاره داشتند، كه می خوانید:

معمولا بیاینه در سمینار ها و همایش ها قبل از اختتامیه آماده شده است و این انتقادی است كه به برگزاركنندگان وارد است . به این خاطر كه افراد شركت كننده و مباحث جلسات تاثیر چندانی بر محتوای كنفرانس ندارد. و این مساله در كنفرانس های بزرگ نمود بیشتری پیدا می كند.
یك ایده خوب در كنفرانس آب در كشور ژاپن ‏، اختصاص یك روز از همایش به بحث و گفتمان شركت كنندگان بود كه نمایندگان بیش از ۱۰۰ كشور جهان در یك سالن بزرگ در قالب گروههای كوچك به بحث و نظر یم پرداختند. در یك زمان سوال مطرح شده توسط برگزار كنندگان در گروههای مختلف بحث می شد و نتیجه توسط یك نفر اعلام می شد تا روی تابلو بزرگ تمام پیشنهاد های رسیده نمایش داده شود . و به راحتی مجموعه نظرات شركت كنندگان جمع آوری و جمع بندی این پاسخ ها بیانیه كنفرانس شد.

*************

تنوع بخشی به مراسم

در نشست تیر ماه انجمن روابط عمومی بین برنامه ها شركت كنندگان شاهد اجرای سرود گروه ناشنوایان مدرسه آیت بودند ( كه به تعبیر یكی از دوستان این نشست ها را به نشست یك محفل روابط عمومی بیشتر نزدیك كرد). در اجرا توسط ناشنوایان ، موسیقی پخش می شود و گروه ناشنوایان شعر تصنیف را با زبان اشاره همراه با حركات موزون متناسب با آهنگ تصنیف به نمایش می گذراند كه دیدن آن علاوه بر ناشنوایان برای بینندگان نیز جالب است.
این قبیل برنامه ها كه لزوما ارتباطی با موضوع همایش ندارند ‏ تنوع بخش مراسم مختلفی است كه روابط عمومی ها اجرا می كنند. استفاده از یك گروه سرود خردسالان ‏، گروه موسیقی محلی ‏، تئاتر كودكان ، اجرای سرود توسط نابینایان هنرمند ، نمایش ویدوئو -كلیپ و یا فیلم كوتاه در سالن و مواردی از این دست ، نمونه هایی از تنوع در برنامه ها هستند كه معمولا با استقبال شركت كنندگان نیز روبرو می شوند و بیشتر از برنامه های سنگین مثل دعوت از یك گروه موسیقی حرفه ای مورد توجه قرار می گیرند.
این تكنیك وقتی تاثیر بیشتر و ماندگار تری در ذهن شركت كنندگان در همایش می گذارد كه با موضوع همایش و خصوصیات مخاطبین سنخیت داشته باشند. برای مثال دعوت از یك نوازنده موسیقی محلی برای همایشی كه در رابطه با روستا است و یا دعوت از گروه تئاتر یك مهد كودك برای همایشی در مورد كودكان .

مطالب گذشته در رابطه با همایش و مراسم:
*** ۱۳ خرداد ماه .....كاربرد ویدئو / دیتا پرژكتور در روابط عمومی
*** ۱۸ خرداد ماه .....microsoft powerpoint ، نرم افزار ویژه ایجاد دموهای نمایشی

 

در یك روز كاری روابط عمومی ممكن است موضوعات مختلفی برای برنامه ریزی ارتباطی به روباط عمومی ارجاع داده شود. نگاه حرفه ای به روابط عمومی از همان نقطه بررسی مشكلات سازمانی ارجاع داده شده شروع می شود . موضوع كار حرفه ای روابط عمومی مشخص است و تنها مدیران غیر متخصص با آغوش باز هر مساله ای را قبول می كنند و كافی است یك موضوع به روابط عمومی داده شود تا انبوه بروشور و پوستر و تیزر ساخته شود!! یك مطلب جالب در همین رابطه از كتاب " كاربرد نظریه های ارتباطی ":‌

همه مشكلات ارتباطی نیستند!
وقتی مشكلی را مشكل ارتباطی می نامیم كه اول : مشكل مذكور بر خاسته از فقدان ارتباط یا وجود نوع نادرستی از آن است . دوم : اینكه امكان برطرف كردن آن به كمك ارتباط وجود داشته باشد .
از نظر یك برنامه ریز ارتباطی سوال طبیعی این است كه چگونه می توان مشكل مطرح شده را حل كرد . پاسخ یكی از موارد زیر است : 1- تنها با تلاش های ارتباطی 2- با استفاده از ارتباط در كنار ابزار های دیگر 3 - فقط با ابزارهای دیگر .
به ندرت ارزیابی درستی از یك مشكل انجام می گیرد و اغلب اوقات راه حل های ارتباطی بدون تناسب با مشكل مطرح می شود.
" این مشكل ناشی از قدرت و تخصص گرایی برنامه ریز ارتباطی است . برنامه ریزان نیرومند ارتباطات در اظهار كردن دیدگاههای خود كمتر مشكل دارند . از دیدگاه حرفه ای " دنباله روی" به شهرت این حرفه در دراز مدت لطمه می زند ، زیرا غالبا مشكل حل نشده باقی می ماند.
روش ساده برای كمك برای بدست آوردن راه حل مشكل و تشخیص میزان تاثیر راههای ارتباطی در رفع مشكل ، تنظیم سیاهه هدف- وسایل است . یعنی برای رفع مشكل اهداف كاری خود را یك به یك بنویسیم و سپس وسیله متناسب را انتخاب كنیم كه ممكن است هیچكدام ارتباطی نباشند.

امروز كه به تبلیغات خیابانی توجه می كردم دیدم روابط عمومی ستاد مبارزه با مواد مخدر سیلك ها و پوسترها و پرده های تبلیغاتی زیادی نصب كرده كه مخاطب اغلب ؟آنها معتادینی هستند . برای مثال یك شعر این بود: پدر ! ایكاش معتاد نبودی.
آیا واقعا مشكل اعتیاد یك مساله ارتباطی است كه بتوان با تبلیغات گسترده آن را كاهش داد یا پیشگیری كرد ؟!
مثال ها در روابط عمومی های كشور ما زیاد و متنوع است .

 

قبل از هر چیز ، حتما به وبلاگ كارگزار روابط عمومی سری بزنید كه همانطور كه وبلاگ روابط عمومی به خوبی اشاره كرده اند انقلابی در فرم وبلاگ اتفاق افتاده كه علاوه بر زیبایی صفحات لینك های مفیدی از انجمن ها و مراكز فعال روابط عمومی در كشور های دیگر گذاشته شده است .
و اما بعد...
همانطور كه از ابتدا منتظر بودم حضورم به عنوان یك كارشناس ساده روابط عمومی منجر به طرح سوال ها و ندانسته ها در روابط عمومی و بحث درباره آنها بویژه در مسایل كاربردی شود ، خوشبختانه جناب آقای باقریان نقدی البته بر مطلب نظری كه از نگاه شریعتی در مورد افكار عمومی و تبلیغات نوشته اند كه برایم آموزنده بود و البته برانگیزاننده سوال . بخوانید :
كارگزار روابط عمومی
« تبصره ها » را نمی پذیریم !!!
هر چیز كه قید و بند داشته باشد به هیچ وجه نمی تواند منافع مشروح ملت ها را تامین نماید . به طرح هایی كه بعد از انقلاب با بودجه های هنگفت ارایه و اجرا شد نگاه كنید و سرانجام آن ها را مورد مطالعه و مداقه قرار دهید نتیجه تاسف بار خواهد بود. همه این طرح ها به دلیل دارا بودن تبصره ها و راه های گریز و فرار از قانون متاسفانه باین كه دارای اهداف بلندی بودند ولی به هیچ وجه اهداف شان تحقق پیدا نكرد .
ما در عرصه سیاسی هم دچار چنین بحران ها ،تبصره ها و قید و بند ها هستیم ولی به خودمان اجازه قضاوت نمی دهیم و حق انتخاب مردم را با توهم « هدایت پذیری ملت ها » زیر چكمه های خودخواهی و زیاده خواهی له نمی كنیم .
راستی در چنین فضایی كه همه چیز به پول و قدرت ختم می شود چگونه می توان از انگاره « در كنار توجه به اكثریت به "هدایت " همراه با «خدمت » نیز دل خوش داشت . هدایت و اكثریت چگونه با هم جمع می شود و یا چگونه می توان « هدایت » و « خدمت » را در كنار هم قرار داد ؟ قیاس مع الا فارق است . بعید می دانم روح افلاطونی گرفتار چنین تضادی باشد. اگر هم باشد رد آن به نفع جامعه است .
پذیرش این قضییه از جانب مردم به هر صورت، بیانگر استمرار ناامنی فضای بالیدن و اندیشیدن است و همین امر ، موجد ناهنجاری ها و از دست رفتن فرصت خدمت به مردم است پس ما خود مان را اصلاح كنیم .

 

روابط عمومی كاربردی :قبل از انتشار مطلب مذكور مطمئن بودم كه نگاه شریعتی مانند تمامی افكارش نقادانه و جسورانه است و حركت بر لبه تیغ ویژگی افكار شریعتی است . گرچه به خودم قول داده بودم جسارت نكنم و وارد مباحث نظری نشوم كه در آنها در یك كلام هیچ نمی دانم ... ولی مطالبی كه به نقل از شریعتی منتشر شد و نگاه ویژه او به مسایلی - كه مطمئنا آقای باقریان هم موافقند این بحث زیربنای فلسفی روابط عمومی به شمار می رود ‏- از دوران دانشجویی ذهنم را به خود مشغول كرده بود و فكر می كردم كه با ورود به عرصه های كاری این مسایل به خودی خود حل می شود‌ ، ولی باز هم به این نتیجه رسیده ام كه تفاوت های ساختاری فلسفه روابط عمومی كه امروز در محافل علمی كشور ما رواج دارد باعث عقیم ماندن اغلب شیوه ها و تكنیك های ارتباطی است كه نیاز به پشتوانه فكری خاص خود را در نظام سیاسی دارند .
مساله ای كه به خوبی در مقاله ارایه شده از طرف آقای هوشمند سفیدی در همایش سالانه روابط عمومی ها ( اگر اشتباه نكنم سال 79) اشاره شده بود كه برون رفت روابط عمومی از بحران نیازمند توجه به مقوله نظام سیاسی و تعامل این دو حیطه فكری و عملی در جامعه است .
من هم مثل جناب باقریان این سوال برایم وجود دارد كه هدایت چگونه با احترام به اكثریت قابل جمع است ؟!
كار دشوار شریعتی ها همین است كه بر لبه تیغ افراط و تفریط راه رفتن و رنج خودی كردن مسایل مختلف را به جان خریده اند . مطمئنا با توجیه شرایط كنونی جامعه نمی توان راه شك و تفكر در مسایل را بست و به بسته های وارداتی فكر دل خوش كرد !!!
من شخصا مدعی یافتن راه حل شریعتی برای این مساله نیستم و البته سعی خودم را هم كرده ام كه نگاه شریعتی را بفهمم . نگاهی كه حتی رسالت روشنفكرانه و مسئولیت دار برای نیروهای جامعه در نظر می گیرد و بدون اینكه به دام دیكتاتوری بیفتد در مباحث امت و امامت خود به ترسیم نقش رهبری هدایتگر می پردازد ‏. نگاهی كه بدون مصلحت اندیشی در پی یافتن راه حل خودی است .
بحث در مورد نقش هدایتگرانه روابط عمومی با توجه به انتقادهای مختلف كه به افكار عمومی می شود ، تبصره ای نیست كه آن را مشابه مسایل ریز و درشت دانست . نادیده گرفتن این مساله همان چشم پوشیدن بر وجود یك مساله عینی است . در حالی كه روابط عمومی ها متاسفانه چیزی فراتر از هدایتگری را در عمل انجام می دهند (كه اگر لازم شد قابل ذكر است ) ترسی نباید داشت كه اصول فكری مطابق با فرهنگ و شرایط فكری جامعه خود را در مباحث و مسایل حرفه ای خود وارد كنیم .

 

بنا بر این بود كه وبلاگ به بحث در مورد مسایل كاربردی و تكنیكی روابط عمویم بپردازد ، اما مطمئنا این گرایش ناشی از عدم توانایی بنده در مباحث نظری است و بس. چرا كه مسایل كاربردی توانایی می دهند ، اما در مباحث نظری و فلسفی روابط عمومی كه در ارتباط با سایر حوزه های جامعه شناسی از جمله جامعه شناسی سیاسی قرار می گیرد ، محتاج هستیم به بحث و نظر.
مطلب زیر بخشی از یادداشت های دوران دانشجویی ست كه برای تهیه تحقیقی به ارایه نظر دكتر علی شریعتی می پردازد. متاسفانه در نظر داشتم كه این مطلب با 29 خرداد سالروز عروج معلم بزرگوار در وبلاگ آورده بشه كه به دلیل مسافرت نشد.

روابط عمومی ؛ " مردم مداری " و یا " مردمداری" ؟!

"... خدمت یعنی كمك به انسان ( یا جامعه ) ، در همان حالی كه هست و بر اساس همان نیازهایی كه دارد. كه معمولا و بیشتر شخص یا جامعه را در وضع خودش نگاه می دارد.
اصلاح یعنی كمك به انسان برای آنچه كه باید بشود و بر اساس نیازهایی كه باید داشته باشد و ندارد. به همین جهت هر مصلحی خادم است ولی هر خادمی معلوم نیست ، مصلح باشد."
"مساله ای كه خیلی مهم است و حتی از زمان افلاطون بوده ، اعتراض به دموكراسی مطلق است . زیرا حكومت دموكراسی یك حكومت عوام فریبانه است ، چون ملاك صحت و سقمش ارزش آراء مردم است و حكومت به جای اینكه هدفش را پیشرفت مملكت و ترقی مردم قرار دهد ملاكش را جلب آراء هر چه بیشتر مردم خود قرار می دهد . بنابراین چون همیشه آراء مردم به وسیله پیشرفت حقیقی و موفقیت های راستین دولت جلب نمی شود ، ناچار تمام كوشش حكومت صرف پیشرفت حقیقی مملكت نمی شود. بلكه كم و بیش به وسایل تبلیغاتی برای جلب توجه و وجهه ملی خودش متوسل می شود. یعنی منافع حقیقی ملت در سایه وجاهت ملی قرار می گیرد. بسیاری از عواملی كه در سیاست به نام عوامل تبلیغاتی یا عوامل فانتزی از آن اسم برده می شود ، عوامل غیر حقیقی است كه موجب جلب آراء عمومی می شود ...." (۱)

شریعتی پیدایش علم تبلیغات و توجه به افكار عمومی را ناشی از دموكراسی آزاد و غیر متعهدی می داند كه درصدد جلب آراء عمومی و اداره كردن و خدمت است . وی با اشاره به ضریب احساس افكار عمومی كه بر پایه های غیر عقلی ( نه غیر معقول ) استوار شده است ، اشاره می كند و دموكراسی و مردمداری را در صدد جلب افكار عمومی مبتنی بر احساس می داند نه مبتنی بر عقل و منطق.
وی تفاوت موجود جوامع غربی و شرقی را بر اساس دو خط فكری متفاوت فلسفی یعنی افلاطون و ارسطو پی می گیرد و نظام مردمداری غرب را برگرفته از نوع خاصی از فلسفه سیاسی می داند ودرمقابل نظام سیاسی ما را بر گرفته از روح افكار افلاطونی می داند كه در كنار توجه به اكثریت به "هدایت " همراه با خدمت نیز تاكید دارد . می توان نتیجه گرفت كه روابط عمومی مردم مداری است نه فقط مردم داری !!
در اینجا هیچ ارزشگذاری منفی یا مثبتی مد نظر نیست و تنها تفاوت و تعارض استفاده از مبانی نظری روابط عمومی در فرهنگ كشور مان مورد اشاره است در حقیقت نظریه های مختلف مورد استفاده در روابط عمومی ما بیشتر از آنكه بومی باشند مبتنی بر فرهنگ دیگری است .

1-فلسفه و جامعه شناسی سیاسی ( اندیشه موضوعی دكتر علی شریعتی )، انتشارات الهام ، گردآوری : محمد علی زكریا

 

چاپ ؛ پردرد سرترین كار روابط عمومی هاست كه تا آخرین لحظه مشخص نیست كه كار چاپ شده چه كیفیتی دارد. زمان بر بودن و پرهزینه بودن چاپ افست بویژه در تیراژ محدود هم دو عامل دیگری هستند كه روابط عمومی ها از قابلیت های گسترده " چاپ دیجیتال " استفاده كنند.
در این نوع از چاپ ، فایل طراحی شده به صورت مستقیم و در اندازه های مختلف ( طول 5 متر و عرض محدود حداكثر 30 سانتیمتر ) در كاغذ گلاسه و عادی چاپ می شود و معمولا پس از 24 ساعت شما اقلام چاپی در اختیار دارید كه نه تنها تفاوتی با چاپ معمولی ندارند بلكه كیفیت بالاتری و هزینه كمتری دارند. این چاپ چهار رنگ و معمولا در تیراژ 200 تا 300 نسخه برای جلد كتاب و بروشور و ... اقتصادی ست.
موارد استفاده از چاپ دیجیتال :
- چاپ جلد كتابچه در تیراژ محدود
- چاپ بروشور
- پوستر
- كارت شناسایی برای همایش ها ( امكان تایپ اسامی هم در برخی چاپخانه ها وجود دارد)
- كارت ویزیت ( بویژه برای افراد شخصی)
- كارت تبریك ( قابل توجه عروس دامادهای جوان كه دوست دارند كارت عروسی خاص خودشون رو داشته باشند.)
و ...

نمونه سایت چاپ دیجیتال
اینجا هم قیمت بگیرید

این هم برای چاپ كارت اختصاصی شما كلیك كنید.
و این هم برای چاپ عكس های خودتان بدون مراجعه حضوری به چاپخانه و دریافت آن از طریق پُست : كلیك كنید

 

استاد شكرخواه ، دات :
بخشی از تازه ترین مقاله ای كه ترجمه كرده ام:
«یك‌ بار تولید كن‌ و بارها منتشر كن» این مدرن ترین تفكر موجود در عرصه مدیریت رسانه‌ای استكه به ‌همگرایی‌ رسانه‌ای ( Media integration ) معروف شده است .
‌همگرایی‌ رسانه‌ای طیف‌ وسیعی‌ از مزیت‌ها را به ‌ویژه‌ در دوره‌های‌ دشوار اقتصادی‌ در اختیار روزنامه‌ها قرار می‌دهد. نكتة‌ اصلی‌ در این‌ میان‌ چیزی‌ جز كارایی‌ نیست. سیستم‌های‌ مدیریت‌ محتوا كه‌ بر XML مبتنی‌ است، این‌ امكان‌ را می‌دهد تا محتوا بدون‌ هیچ‌ مشكل‌ و دردسری‌ بین‌ سیستم‌های‌ گوناگون‌ تولید جابه‌جا شود. اگرچه‌ این‌ ایده‌آل‌ كه‌ «یك‌ بار تولید كن‌ و بارها منتشر كن» هنوز كاملاً‌ متصور نیست، اما درعین‌ حال‌ می‌توان‌ به‌این‌ روند شتاب‌ بخشید و تولیدات‌ بعدی‌ را فارغ‌ از ضرورت‌های‌ مربوط‌ به‌ مداخله‌ نیروی‌ كار، به‌طرزی‌ خودكار صورت‌ داد.
وقتی‌ محتوادر رسانه‌های‌ گوناگون‌ توزیع‌ می‌شود،این‌ حالت‌ متقاطع‌ باعث‌ گسترش‌ حوزه‌ نفوذ می‌شود.اساساً‌ پیوستگی‌ مخاطب‌ به ‌رسانه‌ از طریق‌ همگرایی‌ رسانه‌ای‌ و به‌عبارت‌ بهتر از طریق‌ رسانه‌های‌ همگراشده‌ بیشتر می‌شود.{ ادامه ...}

وبلاگ كارگزار روابط عمومی
انتشار دو كتاب جدید
« فرهنگ علوم خبری وخبرنگاری » ، تالیف مهاجری
«كتاب ارتباطات سنتی در ایران» ، تالیف دكتر محمد مهدی فرقانی
{ادامه ...}

 

همانطور كه از عنوان وبلاگ مشخص است نوشته های وبلاگ صرفا تجربه های كاری است و بنا بر آموزشی بودن مطالب نیست و بیشتر دغدغه های كاری مد نظر است و چه بسا مواردی هستند كه شخصا ایده ای نداشته باشم و تنها طرح سوال باشه تا از نظر همكاران و تجربه های دیگر استفاده كنم.
( گرچه متاسفانه وبلاگ هنوز به این مشاركت در بحث ها نرسیده .چیزی كه بیشتر از هر چیزی برای من اهمیت داشته.)

بانك اطلاعاتی روابط عمومی

این موقعیت ها را در نظر بگیرید:
- خبرنگاری به روابط عمومی مراجعه می كند و اطلاعاتی در زمینه یك موضوع فعالیت سازمان می خواهد .
- محقق ، دانشجو و یا كارمند یكی از سازمان های دیگر مراجعه می كند به روابط عمومی و اطلاعاتی می خواهد. مثلا برای یك كتاب
- قرار است مصاحبه مسئولین سازمان انجام شود. پیش بینی ها نشان می دهد كه چند موضوع خاص مورد توجه خبرنگاران است و سوال ها درباره آنهاست. مدیر از روابط عمومی اطلاعات به روز می خواهد .
- قرار است متن سخنرانی مدیر سازمان را تهیه كنید. به اطلاعات پایه نیاز دارید كه علاوه بر به روز بودن قابل استفاده به عنوان مواد خام یك سخنرانی باشند.
- برای ارایه اطلاعات از طریق بیل برد تبلیغاتی نیاز به اطلاعاتی دارید مانند آمار مقایسه ای و اطلاعات كلی
- به عنوان كارشناس روابط عمومی می خواهید خبری را تهیه كنید و یا خبر ارسالی از نمایندگی ها را تكمیل كنید ، نیاز به اطلاعات دارید .
و ...
                                                                                                 

آیا روابط عمومی باید با رسیدن یك درخواست به تكاپو بیفتد و از هر روش ممكن ( اداری و یا غیر رسمی ) اطلاعات مورد نیاز را پیدا كند؟ این روش نه تنها فشار كاری زیادی بر روابط عمومی خواهد داشت ، بلكه روابط عمومی را از برنامه ریزی و فعالیت برنامه ای باز می دارد و سرویس دهنده صرف می شود كه متاسفانه غالبا این گونه است .
آیا بهترین راه ارجاع فرد مراجعه كننده به واحد مرتبط سازمانی است ؟  معرفی فرد مراجعه كننده  با نامه اداری و یا حتی سفارش غیر رسمی  به قسمت مربوطه روش متدوال است.
دسترسی فرد به واحد مورد نظر این مزیت را ممکن است داشته باشد که اطلاعات تخصصی دریافت شود ولی در نظام بسته اداری ما علاوه بر اینکه ، نحوه برخورد زیر بخش های سازمانی هم با كسانی كه خواهان اطلاعات هستند مناسب نیست ، اغلب اطلاعات ارایه شده پردازش نشده اند و كاربردی برای مراجعه كننده ندارد. به علاوه اینكه اگر متقاضیان اطلاعات خبرنگار یا محققین باشند ، اطلاعات پردازش نشده ممکن است باعث نتیجه گیری های دور از واقعیت را هم در پی داشته باشد.

 
به نظر می رسد هیچکدام از این دو روش مناسب نیستند و باید بانك اطلاعاتی تخصصی روابط عمومی در دسترس باشد كه این نیازها را برطرف کند. ولی چگونه ؟ با چه سیستم و تكنیك كاربردی ؟

 توجه به نیازهای روابط عمومی حداقل ویژگی های زیر باید در سیستم های اطلاعاتی بانك اطلاعات روابط عمومی وجود داشته باشد:
1. امكان به روز كردن اطلاعات
2. پردازش و طبقه بندی اطلاعات بر اساس فعالیت های سازمان
3. جامع و كاربردی بودن اطلاعات ( سبك نوشتاری اطلاع رسانی نه بایگانی اداری )
4. امکان دسترسی به اطلاعات از طریق شبکه و ایجاد سطوح دسترسی مختلف 

5. امكان طبقه بندی انواع اطلاعات مانند عكس ، نمودار ، مقالات ، گزارش عملكردها ، برنامه های سازمانی و ...

روابط عمومی خاصیت میان رشته ای دارد و در این موضوع نیازمند اطلاعات رشته اطلاع رسانی و كتابداری است . شخصا در هیچ روابط عمومی،  تجربه ای در این خصوص ندیده ام و بیشتر كتاب های تخصصی  كه به ایجاد بانك اطلاعاتی اشاره كرده اند فقط در حد ضرورت باقی مانده و در مورد تكنیك كار صحبتی نشده است  و دروس دانشگاهی هم تا جایی كه به یاد دارم هیچ اشاره ای به بانك اطلاعاتی روابط عمومی نشده است.

 

 

Posted by Admin at 03:12 |  نظر (0) | TrackBack (0)

• 
  

  یك مطلب جالب از وبلاگ روابط عمومی كه منبع خوبی برای دسترسی به تجارب و نحوه كار آژانس های روابط عمومی در كشورهای دیگر است:
  لینک ۱۶ موسسه و آژانس معتبر "روابط عمومی" در انگلستان

******************

• 
  

  وبلاگ رسانه: تبلیغات چاپی قبل از انقلاب
  پایگاه اینترنتی ایرانیان مجموعه‌ای از معروف‌ترین تبلیغات چاپی قبل از انقلاب را منتشر کرده است. تماشای آنها نه تنها برای بیننده عادی جالب است، که اهل رسانه‌ها را نیز قطعا راضی می‌کند. این آگهی‌ها برگرفته از مجلات فردوسی، بامشاد و اطلاعات بانوان هستند. تماشا كنید...
  

 

دات : روزنامه‏نگارى الكترونیك
احتمالا , دقت كردید! گفتم احتمالا دانشكده آینده ارتباطات صاحب واحدی به نام روزنامه‏نگارى الكترونیك خواهد شد.
هدف این واحد آشناسازى دانشجویان با مهارت‏هاى روزنامه‏نگارى الكترونیك و زمینه‏سازى براى ورود آنان به فضاى سایبر است. اگرچه روزنامه‏نگارى الكترونیك خود یك رشته است اما مى‏توان آن را به عنوان یك واحد ابتدا تدریس كرد و سپس در مراحل بعدى آن را به گونه‏هاى روزنامه‏نگارى الكترونیك 1 و 2 تبدیل كرد. مباحث سرفصل‏ها از این قرار خواهد بود :ادامه ...

**************

اول اینكه : تاسیس دانشكده مستقل ارتباطات دانشكده علامه طباطبایی خبر خوبی بود كه شاید برای فارغ التحصیلان آن مزه ای دیگر دارد. كمبودهای دانشكده برای دانشجویان ارتباطات كه گذشته دانشكده را هم با كارگاههای عكاسی ، صفحه آرایی و ... می شنیدند واقعا سخت بود و متاسفانه یا خوشبختانه بیشتر آموزش تجربی دانشجویان ارتباطات در محیط كاری انجام می شد.
دوم اینكه : خوشبختانه امیدواری از اینكه در دانشكده جدید رشته روابط عمومی هم از تغییر و تحولات مثبت بی نصیب نماند ، با حضور استاد فرقانی به عنوان مسئول راه اندازی دانشكده ( كه همیشه به روابط عمومی لطف داشته اند ) بیش از پیش است و در مباحث جدید ارتباطی هم شاید بیش از هر زمانی نیازمند حضور اساتید گرانقدری چون استاد شكرخواه باشیم كه مباحث جدیدی را وارد عرصه آموزش روابط عمومی كنند.
و نكته آخر در رابطه با پیشنهاد استاد شكرخواه ( روزنامه نگاری الكترونیك و آینده آن ) اینكه :
هم اكنون استفاده از اینترنت در دانشكده در سطوح مختلف تعیین شده است و متاسفانه به دانشجویان مقطع لیسانس هیچ سهمیه هفتگی یا حتی ماهانه در نظر گرفته نشده است.
باز هم امیدوار به اینكه در دانشكده جدید اینگونه نباشد .

 

اگر عدد 118 را نمادی از ارایه سریع اطلاعات جامع بدانیم
، برای نشان دادن وضعیت "اطلاعات" در روابط عمومی از سازمان
وجود آن نقطه چین های فاصله انداز یك واقعیت است !!

***********

"اطلاعات " شاه كلید بسیاری از مشكلات روابط عمومی هاست و گرچه این مشكل به مجموعه سیستم سازمانی بر می گردد ولی باید قبول كرد كه روابط عمومی ها به دو دلیل عمده نتوانسته اند كارآیی لازم را در جمع آوری و بویژه پردازش اطلاعات جهت ارایه به ارباب رجوع داشته باشند:
اول : در نگرش مدیریتی روابط عمومی ها جایی برای وظیفه خدمات رسانی اطلاعاتی وجود ندارد .
دوم : روابط عمومی ها از نظر تكنیكی نیز فاقد توانایی لازم برای جمع آوری ، پردازش اطلاعات هستند و در اندك توانایی موجود هم قدرت به روز رسانی اطلاعات را در سازمان از دست داده اند.

اطلاعات دست مایه اولیه هر ارتباطی است و تعجب نكنید اگر روابط عمومی ها در جایگاه خوبی قرار نگرفته اند . راهنمای تلفن ها و نشانی های سازمان مثالی است كه برای تشریح این وضعیت ساده تر از آن نمی توان پیدا كرد .
متاسفانه این را خصیصه روابط عمومی ها است كه در صورت مراجعه خبرنگار ، ارباب رجوع و یا نامه ای برای دریافت اطلاعات چرخه كاری كسب اطلاعات شروع و البته پایان می یابد و هیچ بانك اطلاعاتی پشتیبان در نظر گرفته نشده كه اطلاعات به دست آمده را پردازش و طبقه بندی كند. و كی از كارهای عادی كارشناسان روابط عمومی پیدا كردن اطلاعات در موارد پیش آمده است.
از مشكل اول روابط عمومی یعنی فقدان نگرش برای جمع آوری و پردازش اطلاعات كه بگذریم در مسایل تكنیكی و ساده هم مشكل داریم

برای شناخت مساله ابتدا كانال های اطلاعاتی مختلف را كه مخاطبین در دسترس دارند ، بررسی كنیم :
1. ۱۱۸ مخابرات
2. اطلاعات كتاب های راهنمای تلفن و نشانی ها
3. تماس با سازمان كه معمولا تلفنچی سازمان در صف اول است
4. تماس با روابط عمومی
5. دریافت اطلاعات از سایت های اینترنتی
6. گرفتن اطلاعات از سازمان خود (برای شاغلین سازمان های دیگر)
7. مراجعه حضوری به سازمان
همین چند مورد بالا كه به ذهنم رسید ، به خوبی وظایف روابط عمومی را مشخص می كند.

۱۱۸ مخابرات‌: تنها قادر به ارایه اطلاعات كلی ست و معمولا شماره تلفن تلفنخانه را در اختیار تماس گیرنده قرار می دهند.
پس یك وظیفه :ارایه اطلاعات كامل به ۱۱۸ شهری و مخابرات همراه با اسامی و عناوین مسئولین . تست كردن اطلاعات در ۱۱۸ به راحتی امكان پذیر است و می توان با تماس عادی آن را بسنجید.
(گرچه تجربه شخصی ام نشون داده كه به روز كردن اطلاعات در ۱۱۸ بویژه در تهران خودش هنر بزرگیه و باید از هفت خان رستم گذشت و بعد از مدت ها اطلاعاتی جایگزین می شوند كه ممكنه دیگه اصلا وجود نداشته باشه!!!
ضمنا اگر قرار بود پرسشنامه ای برای روابط عمومی ها تهیه در این زمینه تهیه بشه یك سوال جالب همین بود كه شما تا بحال از ۱۱۸ تلفن های سازمان خودتون رو پرسیدید؟)
و اما تلفنخانه های سازمانی : آنها نشانی ها و تلفن ها را در اختیار دارند ولی اگر شمه و غریزه شخصی تلفنچی نباشد ، اطلاعات آنها بیشتر گیج كننده است .چون نمی دانند تماس گیرنده را به چه جایی راهنمایی كنند.
وظیفه روابط عمومی توجه به این خطوط مقدم ارتباطی سازمان است و علاوه بر ارایه اطلاعات كاربردی باید اموزش های لازم را هم تلفنچی ها ببینند.
تماس با روابط عمومی : كه خیلی وقت ها پس از گذشتن از دو مرحله قبلی است و همانگونه كه گفته شد روابط عمومی با تماس شما به تكاپوی دریافت اطلاعات می افتد و خوشبینانه نگاه كنیم پس از چند پرس و جو اطلاعات در اختیار فرد قرار داده می شود.
دریافت اطلاعات از سایت های اینترنتی : چند سایت موجود

http://www.iran118.org/
www.iranhoo.com
http://www.searchiran.com/

من شخصا امتحان نكردم ولی بیشتر اطلاعات موجود در بانك ها مربوط به بخش خصوصی و شركت هاست . یك ویژگی خوب این سایت ها استقبال از اطلاعات شماست. به علاوه شركت های خدمات اطلاع رسانی مایلند كه بانك های اطلاعاتی برای مشتریان شما ترتیب دهند . ا
گرفتن اطلاعات از سازمان : افراد شاغل كه در ارتباط كاری با سازمان شما هستند معمولا اطلاعات خود را از دفاتر و یا مخابرات سازمان خود می گیرند . این قضیه در مورد سازمان شما نیز صدق می كند و حتما باید به ارسال اطلاعات برای سازمان های مرتبط و نیز دریافت اطلاعات آنها برای كامل كردن بانك اطلاعاتی خود توجه كنید.
مراجعه حضوری به سازمان: معمولا كسانی كه به اطلاعات ساده ای مثل تلفن نیاز دارند در انتها مجبور به حضور در سازمان ها می شوند و مبادی ورودی سازمان و افراد راهنمایی كننده باید اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشد .

**************

ركورد های اطلاعاتی یك بانك اطلاعات سازمانی :
عنوان كامل بخش مورد نظر ، نام مسئول ، سمت كامل سازمانی ، تلفن ، نمابر ، نشانی ، صندوق پستی ، پست الكترونیك ، نشانی سایت اینترنتی و شرح مختصر وظایف آن بخش
نحوه گردآوری و پردازش اطلاعات:
1.مشخص كردن یك واحد خاص به عنوان مرجع ( معمولا واحدهای ارتباطات مردمی بهترین گزینه اند)
2.ایجاد ابزار مناسب برای گردآوری و به روز كردن اطلاعات
تهیه نرم افزار كه می توان به صورت اختصاصی سفارش تهیه آن را داد و یا می توان از برنامه های موجود استفاده كرد. مانند برنامه Microsoft outlook كه به سادگی تمامی امكانات مورد نیاز شامل : طبقه بندی فیلدهای وارد شده بر اساس نام سازمان ، محل و ... ، امكان سرچ بر روی كلیه متون وارد شده ، امكان به روز كردن ، امكان تكثیر فایل مورد نظر برای استفاده در سایر دفاتر كه در دسترس بودن برنامه out look مزیت این روش است ، امكان پرینت با فرمت دلخواه و سایر امكانات .
تنها با استفاده از بانك های اطلاعاتی است كه می توان از سطح مدیران گذشت و به سطوح عملیاتی و كارشناسی هم نزدیك شد و اطلاعات آنها را نیز وارد چرخه اطلاعاتی كرد.
بانك های مبتنی بر سایت های اینترنتی هم دقیقا مانند نرم افزاری های یاد شده هستند . با این تفاوت كه با به روز كردن اطلاعات تمامی كاربران به اطلاعات جدید دسترسی دارند و می تواند بهترین ابزار تلقی شود و حتی در مبادی ورودی سازمان نیز به كار گرفته شود.
معمولا تلفن ها و نشانی سازمان اگر در سایت اینترنتی پیدا شود مبتنی بر بانك های اطلاعاتی نیست به همین جهت به روز كردن آنها همیشه با تاخیر انجام می شود.
3.تهیه ابزارهای اطلاع رسانی :
این ابزارها می تواند شامل :دفترچه تلفن ، بروشور ، دیسكت و سی دی ، سایت اینترنتی و ... باشد و باید علاوه بر تكثیر در سطح سازمان به سازمان های مرتبط ارسال شود.
در مورد دفترچه راهنمای تلفن ها كه معمولا تكنیك موارد استفاده بیشتری دارد ، باید توجه داشت كه :
-زمان به روز شدن مشخص باشد و یك انتشار آن دوره ای است نه یك بار برای همیشه
-به همین دلیل باید نوع چاپ باید تنها در سطح كاربری روزانه باشد نه با كیفیت بالا برای ماندگاری
-بخش بندی تلفن ها و نشانی ها بر اساس نیاز مخاطب باشد نه تقسیم بندی سازمانی كه معمولا قابل فهم برای مخاطب نیست.
-در دسترس عموم قرار گیرد و در مبادی ورودی نیز در قفسه اطلاعاتی در اختیار مراجعه كنندگان هم قرار گیرد.
برای اعلام تغییرات تلفن ها به سازمان ها ، تشكل ها و نهادهای مرتبط با سازمان می توان از نامه و حتی آگهی مطبوعاتی استفاده كرد.

************

یك بار برای همیشه 118 سازمانی خروابط عمومی را ایجاد كنید و البته آن را همیشه زنده نگه دارید !

 

یكشنبه 25 خرداد - خبرنگار گروه فرهنگی روزنامه جام جم : "... تا چند روز پیش كه برای گرفتن بلیت كنسرت لیل و مجنون به روابط عمومی مركز موسیقی مراجعه كردم و هنگامی كه چنین درخواستی را با رییس روابط عمومی مطرح كردم ، پاسخ منفی شنیدم ؛ اما پس از /ان بلافاصله پیشنهادی كردند كه بد نیست شما هم بدانید. پیشنهاد شد در ازای چاپ خبری درباره جشنواره تابستانی تهران – كه هیچ ارتباط ، قومیت و یا دوستی ای با هنر شریف موسیقی ندارد – در روزنامه می توانیم برگ عبور بگیریم و به دیدن كنسرت لیلی و مجنون برویم ...."

ما كه در جایگاهی نیستیم بتوانیم مثل استاد فرقانی كه همیشه سابقه روزنامه نگاری خودشان را یادآوری و بعد به آسیب های اخلاقی موجود در ارتباط خبرنگاران با روابط عمومی ها اشاره می كنند ، از ارتباط های غیر منطقی خبرنگاران با حوزه های خبری صحیت كنیم ، چرا كه ما هم به ضرورت حرمت این حرفه مهم واقفیم و از طرفی با وجود دوستان زیاد روزنامه نگار ممكن است سوءتفاهمی بوجود آید.
اما این سوی دیگر ماجرا ، روابط عمومی ها هستند. حداقل در مورد خودمان بگوییم و امیدوارم باشیم روزنامه نگاران هم خود را نقد كنند .
مطلب بالا موید وجود آسیب های جدی بویژه نزد روابط عمومی های غیر حرفه ای در ارتباط با خبرنگاران است و جالب این كه اینچنین روابط عمومی هایی قدرت محدودی هم دارند و خبرنگاران به راحتی آنها را دور می زنند و در نمونه فوق هم خبرنگار به راحتی بلیت كنسرت را پیدا كرده و نقد خود را هم نوشته و با ذكر ماجرا در این نقد روابط عمومی ها را بی نصیب نگذاشته است .
به نظر شما چرا یك مسئول روابط عمومی حاضر می شود به راه حل های ... پناه ببرد ؟
شاید بعدا در این مورد باز هم بنویسیم ...

 

" خلاقیت " عامل مهم موفقیت برنامه های روابط عمومی است كه اگر به درستی به كار گرفته شود بسیاری از ضعف های فنی و اجرایی را پوشش می دهد . موضوع كاری روابط عمومی از تنوع و حیطه اختیار بالایی برخوردار است و به همین خاطر امكان ظهور خلاقیت به مراتب بیشتر از سایر حوزه های كاری در سازمانها است. بااینحال مدیریت روابط عمومی زمینه های بروز خلاقیت ها را فراهم آورد . یكی از روش های بروز خلاقیت های جمعی جلسات خلاقانه است كه به جلسات توفان فكری نیز خوانده می شود. جلسات غیر رسمی و كاملا آزادی است كه پیشنهاد ها و راه حل ها همكاران را درباره یك موضوع خاص مانند نحوه برگزاری نمایشگاه ، انتخاب شعار تبلیغی ، رفع یك مشكل بوجود امده و ... جمع آوری می كند. در برگزاری جلسات توفان فكری بر ویژگی های زیر تاكید می شود: - پیشنهادها متنوع و زیاد هستند و در تقابل افكار پیشنهادهای جالبی یافت می شوند - جسارت افراد شركت كننده در جلسه كه از پیشنهاد راه حل های ظاهرا غیر ممكن اجتناب نمی كنند. - حضور افراد مختلف با گرایش ها و تخصص های مختلف . همه افراد دخیل در یك پروسه كاری می توانند در این جلسات شركت كنند. - جلسات خلاقانه خارج از موقعیت های اداری تشكیل می شوند و حتی از نظر محل برگزاری هم متفاوت اند. اطلاعات بیشتر : قواعد برگزاری جلسات توفان فكری

 

از حدود چند سال پیش كه سیستم تلفن گویا بویژه در مراكز خدماتی مثل بانك ها استفاده شد ، هر چند مدت یك بار شاهد شنیدن خبری از راه اندازی تلفن گویا هستیم كه روابط عمومی ها هم سهم عمده ای در استفاده از این وسیله ارتباطی دارند و تب تلفن گویا با اجرای طرح تكریم كه سازمان های دولتی را موظف به راه اندازی سیستم تلفن گويا كرده بود ، شدت گرفت .
سیستم تلفن گویا در حقیقت استفاده از قابلیت های سیستم های كامپیوتری در بستر خطوط تلفنی و شكل تكامل یافته تر همان پیام گیر ساده تلفنی است كه اغلب روابط عمومی ها از آن استفاده می كنند. با این تفاوت كه بانك های اطلاعاتی پشتیبان سیستم امكان ایجاد تعامل بین مخاطب و ماشین را فراهم می كنند و مثل هر وسیله ارتباطی توانایی ها و محدودیت های خاص خود را دارد و شناخت توانایی های سیستم و مطابق كردن آن با نیاز مخاطبان سازمان وظیفه اصلی روابط عمومی است.

 دو كاركرد مهم تلفن گویا در ارتباط با مخاطب عبارتند از :
۱. كاركرد اطلاع رسانی
2. كاركرد اطلاع یابی

كاركرد اطلاع رسانی :
تنوع مخاطبین و شرایط متفاوت آنها ایجاب می كند روابط عمومی برای اطلاع رسانی كانال های ارتباطی مختلف را به كار گیرد و تلفن گویا استفاده از ظرفیت های خطوط تلفنی است كه تاكنون كمتر استفاده شده است و به صورت شبانه روزی می توان اطلاع رسانی لازم را انجام داد. دو امكان ویژه تلفن گویا ارسال اطلاعات به صورت شنیداری و مكتوب است كه تماس گیرنده با انتخاب شاخه های یك درختواره اطلاع رسانی از طریق شماره گیر تلفن ، به صورت صوتی در موضوع مورد نظر اطلاعات دریافت می كند.
همچنین می توان صفحات متناوب را به صورت فاكس برای تماس گیرنده فرستاد و اگر شخص دسترسی به فاكس داشته باشد به راحتی می توان هر آنچه مدیر سیستم در شاخه های خاص قرار داده دریافت كند.
نكته اول : بیشترین كارآیی سیستم تلفن گویا در بخش اطلاع رسانی هنگامی است كه اطلاعات به صورت دیتا و قابل جمع آوری در یك بانك اطلاعاتی باشند . توضیح بیشتر اینكه مخاطب سازمان هایی نظیر بانك ها با عدد و رقم هایی سر و كار دارند كه به راحتی سیستم تلفن گویا می تواند آن ها را از بانك اطلاعاتی پشتیبان دریافت و منتشر كند. نقطه مقابل این وضعیت داشتن اطلاعات ساده و ایستایی ست كه یك بار درون سیستم جای می گیرد مثل قوانین و مقررات سازمانی و یا نشانی و تلفن ها ( مشابه تفاوت صفحات وب پویا و ایستا )
نكته دوم : حداكثر زمانی مناسبی كه شما می توانید اطلاعات را به صورت صوتی به شنونده بدهید 2 الی 3 دقیقه است و بیشتر از آن بهره وری بیشتری ندارد. برای مثال در آشنایی با روال اجرایی دریافت مجوز از سازمان تنها می توان به صورت كلی اشاره كرد كه چه مداركی نیاز هست و به كجا مراجعه باید كرد و در اینجا باید از امكان ارسال فاكس سیستم بهره برد كه فرم ها ، اطلاعات تفصیلی و ... را در اختیار تماس گیرنده قرار دهد.
نكته سوم : اطلاع رسانی بر اساس درختواره انجام می گیرد و گام به گام شنونده به اطلاعات مورد نیاز نزدیك می شود . علاوه بر اینكه عناوین شاخه ها باید كاربردی و غیر رسمی باشند ، باید سعی شود حداكثر با انتخاب سه شاخه فرد به اطلاعات مورد نیاز دست یابد و گسترش درختواره اطلاع رسانی به صورت عمومی باعث سردرگمی و خستگی تماس گیرنده خواهد شد.
نكته چهارم : از صداگذاری به اصطلاح ماشینی در تلفن گویا خودداری كنید و سعی كنید كه گوینده با استفاده از جملات ساده و متنوع احساس ارتباط با ماشین را نزد شنونده كم كند.


كاركرد اطلاع یابی
سیستم تلفن گویا علاوه بر ارسال اطلاعات می تواند به عنوان پل ارتباطی سازمان با مخاطبین هم باشد و در دسترس بودن تلفن برای اقشار مختلف كاربرد آن را بیشتر خواهد كرد. استفاده از پیام گیر های ساده در واحد های ارتباط مردمی روابط عمومی از مدت ها پیش مرسوم است و چه بسا اگر روابط عمومی نگرش پاسخگویی داشته باشد بسیار هم مفید است . تلفن گویا امكانات جدیدی را به منشی تلفنی اضافه می كند
- امكان انتخاب مخاطب را به تماس گیرنده می دهد .
( با ایجاد صندوق های پست صوتی مختلف پیام های مخاطبین تفكیك می شود . برای مثال هر یك از روسا و معاونین می توانند صندوق پست صوتی مخصوص خود را داشته باشند كه تماس گیرنده این صندوق ها را انتخاب می كند. )
- امكان پیگیری پاسخ را از طریق همین سیستم بدون مراجعه ایجاد می كند.
( تلفن گویا ارتباط دو طرفه را مهیا می كند و مثل یك ترمینال برای دریافت نظرها ، انتقادها و پیشنهاد ها از یك سو و پاسخ مسئولین از سوی دیگر عمل می كند. تماس گیرنده پس از گذاشتن پیام خود برای صندوق پست صوتی خاص و یا صندوق پست صوتی روابط عمومی شماره ویژه پیام خود را دریافت می كند و در تماس بعدی می تواند پاسخ گذاشته شده در سیستم را دریافت كند.
- امكان ارتباط مستقیم مدیران با مخاطبین
( تكمیل چرخه ارتباطی بالا با مشاركت مدیران و مسئولان برای پاسخ به پیام ها تكمیل می شود . به همین منظور به صاحبان صندوق پست صوتی رمز خاصی داده می شود كه بتوانند از طریق تلفن پیام های جدید خود را بشنوند و از همان طریق پاسخ دهند. )
- ایجاد فرم های نظر سنجی
( شاید این امكان در اغلب سیستم ها وجود نداشته باشد ولی در معرفی سیستم های موجود به سیستم نرم افزاری اشاره می شود كه امكان ایجاد فرم نظرسنجی را به دلخواه به شما می دهد كه سوال ها پرسیده می شود و تماس گیرنده با انتخاب اعداد شماره گیر تلفن به پاسخ ها جواب می دهد.)

نكته 1 : اگر صندوق پست صوتی ویژه افراد ایجاد شده است باید شماره های ان نیز به تماس گیرنده اعلام شود و یا با اطلاع رسانی تكمیلی مثل بروشور این كار انجام شود.
نكته2 : ایجاد سیستم های موازی برای دریافت پاسخ هم می تواند كارایی سیستم را بالا ببرد.
نكته 3:پیام ها می تواند هم به صورت صوتی و هم به صورت فاكس باشد و همچنین پاسخگویی


سیستم های موجود در بازار
اغلب سیستم های موجود در بازار سخت افزاری هستند و سناریوی كاری مشتری گرفته می شود و درختواره ایجاد و حتی صداگذاری هم در شركت انجام می شود كه از این جهت خیلی ها تمایل به استفاده از این سیستم ها را دارند. تغییر در درختواره به سختی انجام می گیرد و در مقابل توجیه می شود كه سیستم از پایداری بیشتری برخوردار است . اختیارات مدیر سیستم هم محدود است .
اما راه حل اساسی استفاده از نرم افزار خاص سیستم تلفن گویاست كه بدون نیاز به سخت افزار خاص امكان ایجاد سناریوی خاص سازمان و تغییرات آن را در هر لحظه به مدیر سیستم بدهد . این سیستم متاسفانه از این جهت كه مسئولیت مدیر سیستم را بالا می برد با واكنش منفی روبرو می شود ولی در دراز مدت سیستم های راكد از مدار خارج می شوند.
نرم افزار خاص سیستم تلفن گویا هم اكنون در بازار موجود است و یك متخصص با ذوق ایرانی این نرم افزار را به صورت بسته نرم افزاری كامل همراه با آموزش ارایه می كند كه از نظر قیمت نیز قابل رقابت با تمامی سیستم هایی است كه به صورت سخت افزاری تهیه می شوند.
سفارشی كردن نرم افزار از قابلیت های دیگری است كه می توان نرم افزار را با خدمات سازمان هماهنگ كرد. برای مثال استفاده یكی از شركت های برق استانی برای ارسال قبض برق و یا سفارش یكی از سازمان ها برای پاسخگویی به مراجعان دبیرخانه مركزی كه افراد شماره نامه های خود را پیگیری كنند ، از جمله كاربردهای تلفن گویاست.
ویژگی های این نرم افزار تلفن گویا كه هم اكنون در چندین مركز نصب شده است شامل :
امكان ایجاد درختواره اطلاع رسانی مورد نیاز و تغیر آن در شرایط مختلف توسط مدیر سیستم
داشتن امكان فاكس در تمامی بخش های پیام گیر و اطلاع رسانی
امكان گزارش گیری از میزان بازدید كنندگان
امكان نظرسنجی از بازدید گنندگان
اتصال هر یك از خطوط تلفن به یك بانك اطلاعاتی خاص مدیریت خطوط تلفنی
سهولت صدا گذاری و ورود اطلاعات و همخوانی با سایر نرم افزاری ها
اتصال به شبكه های اینترانت و اینترنت
در حال حاضر سیستم تلفن گویا با تمامی به صورت سخت افزاری حداقل 3 میلیون تومان است كه متاسفانه شاخص خاصی برای قیمت از سوی شركت های ارایه دهنده خدمات وجود ندارد و با توجه به موقعیت مشتری قیمت ها در نوسان است . در حالیكه نرم افزار تلفن گویا با تمامی امكانات فوق حدود نیمی از این قیمت است .
(برای كسب اطلاعات بیشتر می توانید با طراح نرم افزار تلفن گویا تماس بگیرید alivahed@yahoo.com )

مراحل راه اندازی سیستم تلفن گویا
1. نیازسنجی سازمان ( كه چه اطلاعاتی و خدماتی از سازمان قابل ارایه در تلفن گویا هستند)
2. ایجاد مكانیزم های خاص برای به روز كردن اطلاعات تلفن گویا ( ارتباط با بخش های سازمانی ارایه دهنده خدمات و درگیر كردن آن ها در كار )
3. تعریف سناریوی اطلاع رسانی ( مشخص كردن درختواره بخش اطلاع رسانی كه به سهولت شنونده را به بخش مورد نیاز راهنمایی كند)
4. مشخص كردن مكانیسم های پیگیری پاسخ به پیام ها و ارتباط با صاحبان صندوق پست صوتی
5. تهیه نرم افزار مورد نیاز و سفارشی كردن آن بر اساس نیازهای موجود
6. اختصاص شماره تلفن های ساده و در صورت امكان سه رقمی
7. تبلیغات مناسب و البته مستمر برای مخاطبین سازمان ( بروشور و تبلیغات محیطی و نیز استفاده از تلفن گویا در مناسبت های ویژه مثل دریافت پاسخ یك مسابقه بزرگ و یا نتایج یك آزمون كه باعث تبلیغ تلفن گویا می شود.)

و این هم یك خاطره كه روی دیگر سكه رو نشون می ده و به راحتی می شه تاكید كرد كه با كمترین امكانات هم می شه ارباب رجوع رو راضی كرد .
این خاطره رو بشنوید...قضاوت با شما :

" خیلی وقت پیش رفته بودم پیش یكی از همكاران ارتباط مردمی و راه اندازی تلفن گویا هم جزو كاراش بود كه در مورد اون هم بحث می كردیم و یك پیرمرد هم كه ارباب رجوع بود و منتظر بود نامه ش رو بگیره ، نشسته بود و به حرفای ما گوش می داد . ما هم با حرارت در مورد تلفن گویا صحبت می كردیم ... یه مجال كوتاه بین حرفامون فرصتی داد كه پیرمرد كه خیلی هم خوشرو بود بهمون بگه : آقا ما چند ساله داریم می دویم و نتونستیم به این همه آدم زنده بفهمونیم مشكلمون چیه !! حالا شما انتظار داری ماشین حرفمون رو بفهمه !!!"

 

تحول در ارتباطات با رسانه ها و تولید اخبار و اطلاعات

دغدغه اغلب روابط عمومی ها ایجاد سیستم های ارتباطی در درون مجموعه كاری خود است كه بتوانند در سه مرحله تولید ، پردازش و انتشار اخبار و اطلاعات توانایی لازم را داشته باشند و متاسفانه انبوه دستورالعمل ها و آیین نامه ها برای موظف كردن افراد وبخش های گوناگون اداری گرفته می شود كه این مكانیزم ضمانت اجرایی پیدا كند ، غافل از اینكه بدون ایجاد بستر ارتباطی این چرخه اطلاعاتی تولید اطلاعات در كانال های فرسوده اداری می ماند و در هر سه مرحله با مشكلات جدی روبرو خواهند شد. برای مثال ایجاد ساده ترین ارتباط بین مركز و عوامل تولید كننده اخبار منوط به چرخش اداری و ارسال اطلاعات با نامه است و این تنها بخشی از مشكلات در مرحله پردازش اطلاعات است كه نتیجه آن خبرهای كهنه و غیر قابل استفاده است . انتشار اخبار نیز معضل بزرگی است به گونه ای كه خروجی این سیستم تولید اخبار ، تكنولوژی های چند دهه گذشته است كه تاكنون تغییر نیافته است و چه بسا كه روابط عمومی ها از همان تكنولوژی ها هم بی بهره اند و شكواییه مدیران روابط عمومی در اغلب سازمان ها برای گرفتن خط تلفن و دستگاه فاكس و ... داستان همیشگی است و عجیب اینكه همین دغدغه ها توجیهی شده است برای رد تكنولوژی های جدید كه مبتنی بر ارتباطات شبكه ای است .
در حالی كه نظریه های جدید تدر وسعه ارتباطات بر این نكته تاكید می كند كه تكنولوژی های جدید می توانند جبران عقب ماندگی در فن آوری های گذشته را داشته باشند و لزوما برای رسیدن به مرحله مدرن نیازی به گذار از مراحل قبلی نیست .
همانگونه كه استاد شكرخواه نیز در مقاله خود تحت عنوان روابط عمومی دیجیتال تاكید كرده اند:". روابط عمومی دیجیتال پیش از اینکه تکنولوژی باشد یک فلسفه و بینش است" . صرفا راه اندازی سایت حتی با قابلیت های فنی زیاد كافی نیست و باید نگرش خاص مبتنی بر ساختار جدید شكل بگیرد .

سایت خبری روابط عمومی وزارت نیرو یك تجربه موفق
سایت http://news.moe.org.ir خبرگزاری كوچك و فعال اداره كل روابط عمومی وزارت نیرو است كه تجربه موفق ایجاد سیستم تولید ، پردازش و انتشار اخبار را با تكیه بر تكنولوژی جدید ارتباطی به نمایش می گذارد.
این سایت به عنوان زیر دامنه سایت اصلی وزارت نیرو فعالیت خود را آغاز كرده است و روابط عمومی به عنوان متولی و متصدی به روز كردن اطلاعات است و در حقیقت اداره ارتباط با رسانه های این اداره كل در یك سایت خبری شكل گرفته است .
این روابط عمومی به منظور سامان دهی، انسجام، گسترش و تسهیل جهت دستیابی به اهداف بلند مدت اطلاع رسانی در این وزارتخانه نسبت به تهیه، تدوین و ابلاغ " آیین نامه اطلاع رسانی وزارت نیرو و شركت های تابعه و وابسته" در سال 1381 اقدام نمود. در همین راستا و به جهت بروز كردن و تسهیل ارتباط با رسانه‌های جمعی و با هدف ارسال اخبار صنعت آب و برق در كوتاه‌ترین زمان و ایجاد ارتباط مستمر با رسانه های جمعی و كلیه شركت‌ها و موسسه‌های تابعه و وابسته وزارت نیرو، این دفتر با همكاری و نظارت فنی دفتر اطلاعات و خدمات مدیریت وزارت نیرو، طراحی، ایجاد و راه اندازی سایت خبری وزارت نیرو را در سه فاز در دستور كار خود قرار داده كه فاز اول آن كه در برگیرنده بخش مهم تولید و انتشار اخبار بوده راه اندازی شده است.
سرویس های مختلف خبری عبارتند از :
آب / آب و فاضلاب / اخبار خارجی صنعت آب و برق /اخبار علمی _ فرهنگی و هنری / صنعت آب و برق / اخبار ورزشی صنعت آب و برق انرژی / برق / عمومی / فاضلاب / فن آوری اطلاعات در صنعت آب و برق/ مقالات

تولید اطلاعات با فعالیت 39 نفر در قالب دبیر خبر و خبرنگار كه وظیفه تولید اطلاعات را بر عهده دارند ، قابل توجه است و در تمامی بخش ها اخبار به روز هستند. بخش عمده ای از این افراد در شركت ها و بخش های عملیاتی وزارتخانه كه در حقیقت منشا تولید اخبار هستند ، كار می كنند و اطلاعات تخصصی حوزه خبری خود را ر عهده دارند.
پردازش اخبار نیز با سرعت انجام می شود و تمامی این مراحل در درون سایت انجام می شود . بدین ترتیب كه خبرنگاران و دبیران با كد كاربری خاص خود وارد سایت می شوند و اخبار خود را منتشر می كنند و برنامه نرم افزاری نوشته شده حدود اختیار آنها را مشخص می كند خبرنگاران مستقیم خبر خود را وارد سایت می كنند و انتشار آنها نیازمند تایید دبیران خبری است . زمان تولید خبر و تایید آن در هر خبر مشخص است و سرعت آن به خوبی مشاهده می شود به گونه ای كه بیشتر خبر ها پس از دو ساعت در سایت منتشر شده اند.

ریز فرایند ورود اطلاعات توسط خبرنگاران رسمی و نیز خبرنگاران افتخاری ( كه از متخصصان و كارمندان شركت ها و موسسات وزارتخانه هستند )
ارسال خبر توسط خبرنگار رسمی:
1. ثبت نام پس از ارایه رمز ورودی توسط خبرنگار رسمی
2. تایید ثبت نام توسط مدیر سیستم
3. ورود اطلاعات توسط خبرنگار رسمی
4. ورود خبر بر روی سایت توسط خبرنگار
5. تایپ، حروفچینی، ویرایش و چیدمان توسط خبرنگار
6. بازبینی، اصلاح و تایید توسط دبیر خبر
7. ارسال خبر بر روی سایت توسط سردبیر
ارسال خبر توسط خبرنگار افتخاری:
1. ثبت نام پس از ارایه رمز ورودی توسط خبرنگار افتخاری
2. تایید ثبت نام توسط مدیر سیستم
3. ورود اطلاعات توسط خبرنگار افتخاری
4. ورود خبر بر روی سایت توسط خبرنگار
5. تایپ، حروفچینی، ویرایش و چیدمان توسط خبرنگار
6. بازبینی، اصلاح و تایید توسط دبیر خبر
7. ارسال خبر بر روی سایت توسط سردبیر

سایر امكانات موجود در سایت
- مشخص بودن تعداد بازدید كنندگان هر خبر
- درج نام خبرنگار در هر مطلب منتشر شده
- درج مشخصات كامل از خبرنگاران و میزان اخبار تولید شده
- امكان دسترسی به فایل قابل پرینت در هر خبر
- امكان جستجو در اخبار به تفكیك بخش های خبری
- درج زمان تولید و زمان تایید خبر در هر مطلب
- بخش آرشیو عكس با شرح عكس مناسب

 

تصور كنید عابران پیاده پشت چراغ قرمز... انتظار باعث شده كه چشم ها دنبال زاویه دیدی باشند و ماشین های در حال حركت معمولا بهترین سوژه اند.
آمبولانسی رد می شه و كلمه AMBULANCE هم برعكس نوشته شده و هیچكی هم توجه نمی كنه!!! و كمتر كسی اهمیت بده چرا بر عكس نوشته شده !؟

اما شرح این قضیه ، یك مساله خاص برای روابط عمومی ها و برنامه ریزان اینترنتی رو به یاد میاره یعنی : مخاطب - مساله اصلی روابط عمومی ها كه همیشه فرامش میشه .
در طراحی پیام و برنامه ریزی تنها باید مخاطب مد نظر باشه و پیام براساس ویژگی های مخاطب طراحی بشه و دقیقا برعكس نوشتن كلمه آمبولانس به دلیل ویژگی مخاطب یك آم�