برنامه های روابط عمومی اقدامات موازی با اجرای طرح و پروژه اصلی است.  در برگزاری کنفرانس و رویدادها هم زمان شروع فعالیت های ارتباطی وقتی است که ایده آن طرح و مراحل اجرایی آن شروع می شود. در واقع فعالیت های روابط عمومی  پیش از برگزاری رویداد ، بیشتر از  زمان برگزاری و پس از آن اهمیت دارد. بخشی از فعالیت های ارتباطی پیش از برگزاری رویدادها ، تشکیل ستاد خبری است.
(تاکید می کنم بخشی نه همه آن !)

 واقعیت ستادهای خبری
واقعیت این است که سالیانه دهها کنفرانس و رویداد علمی - تخصصی برگزار می شود که بسیاری از آنها اطلاع رسانی و فعالیت های ارتباطی خود را محدود به همان روزهای برگزاری رویداد می کنند. در حالیکه با فعال شدن روابط عمومی قوی در برگزاری کنفرانس و رویداد ، عملا موضوع مورد بررسی از چهاردیواری سالنها بیرون می آید و به کمک رسانه های جمعی ، رویداد  تاثیرگذاری و موفقیت بیشتری را خواهد داشت.
با وجود صرف هزینه های هنگفت برگزاری رویدادهایی نظیر کنفرانس ، بزرگداشت ، گردهمایی و یا حتی نمایشگاه  با عدم رعایت این تکنیک عملا نافرجام می ماند. ستادهای خبری معمولا در واپسین روزها فعال می شوند و هدف وجودی خود را هم نمی دانند. به هر وسیله هم که شده - متاسفانه با هدایا و ... - چند خبر از رویداد هم منتشر می شود. ( راستش را بخواهید فقط یک بار دیده ام خبرنگاری از قبول هدیه یک کنفرانس امتناع کند ! )

ستاد خبری: هدف و شبه هدف ها
هدف این است که  فضاسازی رسانه ای در ارتباط با موضوع رویداد انجام شود . مخاطب خاص به مشارکت و مخاطب عام به کسب اطلاعات بیشتر از موضوع ترغیب شود. حامیان مادی و معنوی برگزاری رویداد فعال شوند . هدف این است که گستره بحث در مورد موضوع بیشتر شود.  هدف این نیست که موضوع را موکول به برگزاری رویداد کنیم. هدف این هم نیست که برگزارکنندگان رویداد به جای موضوع اصلی رویداد برجسته شوند. 

 چگونه ؟
از زمان طرح ایده ، ستاد خبری باید فعال شود. آماده سازی فضای رسانه ای وظیفه ستاد است و از سوالات کلی تر نظیر چرایی و ضرورتهای توجه به موضوع شروع می شود و در واپسین روزها به رویداد و نحوه برگزاری آن ختم می شود.
تهیه و ارسال اخبار ، تهیه -ترجمه و انتشار مقالات از طریق رسانه های جمعی عمومی و تخصصی ، برگزاری میزگرد و اطلاع رسانی از آن ، انجام مصاحبه با صاحبنظران و فعالان موضوع و  حتی انتشار جزوات و کتابهای خاص موضوع و یا خبرنامه های الکترونیکی از کارهایی است که می تواند برای فضاسازی پیش از برگزاری کنفرانس انجام شود.
  پایگاه اطلاع رسانی اینترنتی رویدادها هم به نوعی نقش انسجام بخشی به فعالیت های ارتباطی دارند. یعنی اخبار و اطلاعات تولیدی ، اطلاعات پایه رویداد ، نحوه شرکت در رویداد ، نحوه مشارکت و اطلاعات دقیق تر در آن منعکس می شود . ممکن است وب سایت با یک آرم ساده و اینکه قرار است چه اتفاقی در آن بیفتند شروع شود و همراه با گسترده تر شدن فعالیت خبری و مشخص شدن جزییات بیشتر رویداد، تکمیل شود.

نمونه موردی :
در کمتر کنفرانس یا رویدادی می بینیم که اینگونه عمل شود . ولی خوشبختانه روابط عمومی ها از کوزه شکسته آب نمی خورند و  کنفرانس بین المللی روابط عمومی الکترونیک  و همینطور کنفرانس بین المللی روابط عمومی از این تکنیک استفاده کرده اند.
ستاد خبری این دو کنفرانس از چند ماه پیش فعالیت رسانه ای را شروع کرده اند و به خوبی بهانه های خبری را با برگزاری دیدار با صاحبنظران و مسئولین ایجاد می کنند. برای مثال کنفرانس روابط عمومی الکترونیک تا همین الان هم توانسته به بخشی از اهداف خود دست پیدا کند ؛ یعنی اخبار و گزارش های خاص روابط عمومی الکترونیک در دیدار بامسئولین و یا گفتگو با اساتید  دانشگاه مطرح شده و موضوعی که  کمتر از آن بحث می شد ، به عنوان موضوع روز محافل روابط عمومی ها درآمده است. 
همین کار  زمینه مشارکت بیشتر در برگزاری کنفرانس را هم باعث شده و شکل کنفرانس را از شکل معمول  کنفرانس های حوزه ارتباطات - که اغلب برگزارکنندگان دولتی داشته - دور کرده  و با تولید و انتشار اخبار  به طرح موضوع در حوزه تخصصی خودش کمک بزرگی کرده است.

پ.ن:برای بحث بیشتر در فاروم تاپیک اختصاصی ایجاد کردم که هم پاسخم را  غلط های دیکته نوشته شده  نوشتم. منتظر دوستان هستم که بیشتر بحث کنیم.