اگر برای اولین بار است که نام یک سازمان را شنیده اید و حتی آدرس و تلفن آن را ندارید و تصور این را دارید که انجام کارتان با وضعیت ادارات و سازمان ها کار سختی است ، حتما به این توصیه عمل کنید : تلفن روابط عمومی آن سازمان را پیدا کنید و بدون هیچ محدودیتی سوالات خود را در مورد اطلاعات ساده مانند شماره تلفن و آدرس و نام مدیر و قسمت مربوطه بگیرید .
عجله نکنید هنوز هم وظیفه روابط عمومی است که شما را از خدمات سازمان و نحوه و شرایط استفاده از آن آگاه کند. تمامی شرایط و مدارک لازم را بپرسید .
هنوز تمام نشده ! روابط عمومی فقط یک باجه اطلاع رسانی نیست . آنها به شرایط سازمان خود هم آگاه هستند . از آنها بخواهید که شما را راهنمایی کنند . برای مثال شاید صادقانه به شما گفتند پیگیری دریافت یک خدمت خاص را نکنید چون سهمیه امسال تمام شده و یا اینکه به شما بگویند بهتر است در یک روز خاص برای پیگیری به سازمان مراجعه کنید تا با مراسم و همایشی احتمالا همزمان نباشد و یا اطلاعات بیشتری که شما را از سرگردانی نجات دهد.

برای مراجعه حضوری هم همینطور... اگر روابط عمومی شرایط لازم برای اطلاع رسانی را در مبادی ورودی سازمان و یا واحد های پاسخگویی و راهنمایی فراهم نکرده بود ، شک نکنید که به جای مراجعه به دفتر مدیر سازمان ، روابط عمومی بهترین گزینه است.
برای در خواست بازدید از سازمان ، درخواست اطلاعات تخصصی از فعالیت ها و برنامه های سازمان ، ارتباط با مدیران سازمان ، دعوت از مدیران و یا کارشناسان و هر مساله دیگری که  در قالب ارتباطات سازمان با محیط بیرون قابل تعریف است ، باز هم روابط عمومی را طرف خود ببینید.

**********
وظیفه آگاهی بخشی به مردم هم می تواند برای انجمن های روابط عمومی و حتی متولیان دولتی روابط عمومی دستور کار باشد. اگر مردم از وظایف روابط عمومی آگاهی داشته باشند ، مطمئنم به صورت خودکار روابط عمومی نقش واقعی خود را در سازمان پیدا می کند.
متاسفانه اغلب مردم از اینکه چه باید از روابط عمومی بخواهند ، بی خبر هستند و همان تماس اولیه با اپراتور مخابرات سازمان را کافی می دانند و سرگردان از این دفتر به آن دفتر می روند!!!

یک تجربه شخصی : هر موقع  دوستان و آشنایان ام به سختی از کار خود با سازمان خاصی سخن می گویند ،  با اعتماد به اینکه وظیفه روابط عمومی را می دانم بدون درنگ با روابط عمومی تماس می گیرم و خوشبختانه بدون اینکه معرفی کنم که همکار آن ها در روابط عمومی سازمان دیگر هستم ، اطلاعات مورد نیازم را می گیرم .
جالب اینکه وقتی نتیجه پیگیری ساده را به دوستانم می گویم تصورش این است که من در همه سازمان ها پارتی دارم ! درست است روابط عمومی  به اصطلاح پارتی هر مراجعه کننده سازمانی می تواند باشد.

برای دوستان وبلاگ نویس : حداقل در وبلاگ ها می توانیم این آگاهی بخشی را شروع کنیم...