
این یادداشت پاسخی به انتقادهای معمول به تکنیک ارتباط مستقیم مدیران با مردم و ارباب رجوع است که متاسفانه توجیهی برای فراموش شدن آن در سازمان ها شده و غالبل دسترسی مستقیم به مدیران برای ارباب رجوع یک رویا شده است.
ديدارهاي مردميمسوولانقضايي عنوان گزارشی است از ایسنا در مورد ارتباط مستقیم رییس قوه قضاییه با مردم که خبر از گسترش این طرح می دهد . منتقد این طرح همان توجیه مدیران سازمان ها و انتقاد برنامه ریزان سازمانی را برای برگزار نکردن ملاقات های مردمی و ارتباط مستقیم با ارباب رجوع را ذکر کرده است .دلایل موثر نبودن این تکنیک معمولا موارد زیر است:
_ اصلاح اساسي بايد در بدنهي سيستم انجام شود
_ تنها تعداد اندكي از مردم امكان حضور در اين ديدارها را دارند
_ مسولان نبايد وارد فاز اجرايي شوند
برای هر یک پاسخ و راهکار مناسبی وجود دارد:
_ انتقاد نخست بیشترین توجیه مدیران و مسئولان برای نپذیرفتن مردم و حتی کارکنان یک سازمان است. بدین معنی که تصور می شود در سازمان کارآمد و ایده آل هیچ نیازی به ارتباط مستقیم و بدون واسطه مشتری با مدیر وجود ندارد و مدیر پرمشغله که حتی فرصت دیدار کارکنان را ندارد با دستورالعمل و بخشنامه می تواند مدیران میانی و سیستم زیربخش را پاسخگوی سوالات و درخواست ها کند.
ارتباطات مردمی بخش مهم اصلاح اساسی سازمان است چرا که هر اصلاحی باید بر اساس نیازهای واقعی مشتریان خدمات سازمان باشند ، نه بر اساس اهداف و مصوبه های جلسات اداری.
و تکنیک ارتباط مستقیم با مشتریان اگر به صورت کامل انجام شود ابزار مناسب ارتباطی برای مدیریت تغییر است.
_انتقاد دوم : اینکه تعداد کمی از مشتریان سازمان از این فرصت بهره می برند ، تنها به دلیل نا آشنا بودن به فرایند کاری ایده ال برگزاری این ملاقات ها است. چرا که در برگزاری ملاقات مردمی با مدیران انتخاب شرکت کنندگان پس از بررسی و نمونه گیری باید باشد و نظر مدیر ارشد سازمان در مورد یک مشکل می تواند مبنای بررسی مشکلات قرار گیرد و حتی خود روابط عمومی با استناد به سوابق پیگیری و پاسخگویی را انجام دهد.
_ و انتقاد سوم : مشکلات و مسایل مطرح شده در ملاقات مستقیم مدیر با افراد باید پس از بررسی اولیه توسط کارشناسان روابط عمومی و تخصصی در جلسه طرح شود. بدین معنی که فرد متقاضی باید مراحل اجرایی موجود را گذرانده باشد و پس از نتیجه نگرفتن درخواست رفع مشکل مربوط به رویه کاری سازمان یا نحوه اجرای رویه باشد.
گو اینکه تجربه نشان می دهد که بسیاری از مشکلات در همین مرحله با پیگیری حل می شود و مدیران میانی سازمان هم ترجیح می دهند مشکلات و مسایل توسط خود آنها حل شود و به مدیر ارشد سازمان منتقل نشود.
در مورد ملاقات رییس قوه قضاییه هم بررسی کارشناسی و قضایی قبل از طرح در جلسه ملاقات باید وجود داشته باشد که البته این بررسی نباید خود به یک فرایند بروکراسی تبدیل شود.
بزودی در ادمه این یادداشت سعی خواهم کرد به همین بهانه فرایند کاری برگزاری ملاقات مردمی و نکات کاربردی آن را در حد امکان تشریح کنم.
Posted by Ali Mazinani at 12:40 AM