بانك اطلاعاتی روابط عمومی

این موقعیت ها را در نظر بگیرید:
- خبرنگاری به روابط عمومی مراجعه می كند و اطلاعاتی در زمینه یك موضوع فعالیت سازمان می خواهد .
- محقق ، دانشجو و یا كارمند یكی از سازمان های دیگر مراجعه می كند به روابط عمومی و اطلاعاتی می خواهد. مثلا برای یك كتاب
- قرار است مصاحبه مسئولین سازمان انجام شود. پیش بینی ها نشان می دهد كه چند موضوع خاص مورد توجه خبرنگاران است و سوال ها درباره آنهاست. مدیر از روابط عمومی اطلاعات به روز می خواهد .
- قرار است متن سخنرانی مدیر سازمان را تهیه كنید. به اطلاعات پایه نیاز دارید كه علاوه بر به روز بودن قابل استفاده به عنوان مواد خام یك سخنرانی باشند.
- برای ارایه اطلاعات از طریق بیل برد تبلیغاتی نیاز به اطلاعاتی دارید مانند آمار مقایسه ای و اطلاعات كلی
- به عنوان كارشناس روابط عمومی می خواهید خبری را تهیه كنید و یا خبر ارسالی از نمایندگی ها را تكمیل كنید ، نیاز به اطلاعات دارید .
و ...
                                                                                                 

آیا روابط عمومی باید با رسیدن یك درخواست به تكاپو بیفتد و از هر روش ممكن ( اداری و یا غیر رسمی ) اطلاعات مورد نیاز را پیدا كند؟ این روش نه تنها فشار كاری زیادی بر روابط عمومی خواهد داشت ، بلكه روابط عمومی را از برنامه ریزی و فعالیت برنامه ای باز می دارد و سرویس دهنده صرف می شود كه متاسفانه غالبا این گونه است .
آیا بهترین راه ارجاع فرد مراجعه كننده به واحد مرتبط سازمانی است ؟  معرفی فرد مراجعه كننده  با نامه اداری و یا حتی سفارش غیر رسمی  به قسمت مربوطه روش متدوال است.
دسترسی فرد به واحد مورد نظر این مزیت را ممکن است داشته باشد که اطلاعات تخصصی دریافت شود ولی در نظام بسته اداری ما علاوه بر اینکه ، نحوه برخورد زیر بخش های سازمانی هم با كسانی كه خواهان اطلاعات هستند مناسب نیست ، اغلب اطلاعات ارایه شده پردازش نشده اند و كاربردی برای مراجعه كننده ندارد. به علاوه اینكه اگر متقاضیان اطلاعات خبرنگار یا محققین باشند ، اطلاعات پردازش نشده ممکن است باعث نتیجه گیری های دور از واقعیت را هم در پی داشته باشد.

 
به نظر می رسد هیچکدام از این دو روش مناسب نیستند و باید بانك اطلاعاتی تخصصی روابط عمومی در دسترس باشد كه این نیازها را برطرف کند. ولی چگونه ؟ با چه سیستم و تكنیك كاربردی ؟

 توجه به نیازهای روابط عمومی حداقل ویژگی های زیر باید در سیستم های اطلاعاتی بانك اطلاعات روابط عمومی وجود داشته باشد:
1. امكان به روز كردن اطلاعات
2. پردازش و طبقه بندی اطلاعات بر اساس فعالیت های سازمان
3. جامع و كاربردی بودن اطلاعات ( سبك نوشتاری اطلاع رسانی نه بایگانی اداری )
4. امکان دسترسی به اطلاعات از طریق شبکه و ایجاد سطوح دسترسی مختلف 

5. امكان طبقه بندی انواع اطلاعات مانند عكس ، نمودار ، مقالات ، گزارش عملكردها ، برنامه های سازمانی و ...

روابط عمومی خاصیت میان رشته ای دارد و در این موضوع نیازمند اطلاعات رشته اطلاع رسانی و كتابداری است . شخصا در هیچ روابط عمومی،  تجربه ای در این خصوص ندیده ام و بیشتر كتاب های تخصصی  كه به ایجاد بانك اطلاعاتی اشاره كرده اند فقط در حد ضرورت باقی مانده و در مورد تكنیك كار صحبتی نشده است  و دروس دانشگاهی هم تا جایی كه به یاد دارم هیچ اشاره ای به بانك اطلاعاتی روابط عمومی نشده است.