هدف از ایجاد واحدهای سمعی بصری تولید عكس و تصاویر مناسب از سازمان و فعالیت های بخش است كه نگاه واقعی و مثبت ( در یك روابط عمومی اخلاق مدار) آن بیشتر از هر مطلب و خبری تاثیر دارد . بگذریم از اینكه واحد سمعی بصری تاثیر گرفته از نگاه "مدیر مدار" كاركردهای دیگری همچون درست كردن آلبوم های متعدد از عكس مسئولین در حالات مختلف پیدا كرده است.
معمولا در این واحدها آرشیو عكس هم وجود دارد كه ممكن است تفكیك عكس ها در چند پاكت ساده تا آرشیو عكس به صورت فایل های تصویری متغیر باشد ، اما اشكالات ساختاری ، نظری و حتی فنی باعث می شود كه آرشیو عكس روابط عمومی نه تنها نتواند تقاضای برون سازمانی را جوابگو باشید كه از پاسخ به نیازهای داخلی سازمان و روابط عمومی ( نشریه داخلی ، پوسترها ، تبلیغات و ..) هم ناتوان باشد.
از نظر ساختاری ، مشخص نبودن جایگاه واحد سمعی بصری در روابط عمومی و نحوه ارتباط آن با ادارات دیگر (مثل ارتباط با رسانه ها و نشریات و یا تبلیغات كه گاها باعث ایجاد چند باره كاری می شود ) ؛
از لحاظ نظری ، نگرش بسته در مورد ارایه عكس با كیفیت به رسانه با توجیه دروازه بانی اطلاعات در سازمان و یا اینكه وظیفه خبرنگار است !
و از لحاظ فنی هم ، حتی تجربه دستی آرشیو عكس ها در روزنامه ها به روابط عمومی ها منتقل نشده و پیدا كردن یك عكس در انبوه عكس های گاه تاریخی خود مشكل بزرگی است.
************
چاره كار در روابط عمومی الكترونیكی است !
و اما یك نكته مهم كه پیش فرض آن نظریه های جدید در حوزه روابط عمومی و ارتباطات است : روابط عمومی ها قادرند با استفاده از امكاناتی كه تكنولوژی های جدید ارتباطی در اختیار آنها قرار می دهند ، به سادگی جبران عقب ماندگی خود را داشته باشند و خود رقیب عكاسان روزنامه ها برای تغذیه بصری صفحات و مطالب شوند . این راه حل چیزی نیست جز: ایجاد آرشیو عكس كامل از فعالیت های سازمانی و خبرهای آن در شبكه اینترنت !
در حالی كه هنوز نتوانسته ایم ارتباط سیستماتیك بین روزنامه ها و روابط عمومی برای دریافت عكس های مورد نیاز ایجاد كنیم ، IT این امكان را می دهد كه آرشیو عكس روابط عمومی به روز و در دسترس باشد و اگر بگوییم دیگر از نظر فیزیكی در نظر گرفتن جایی به اسم واحد سمعی و بصری ضروری نیست ، سخن دور از واقعیتی نگفته ایم!! عكاس و یا گروه عكاسی می توانند سفارش عكس ، ارسال عكس و طبقه بندی عكس ها را در یك سایت كوچك نیز انجام دهند و دفتر كار آنها فضای مجازی باشد .
دیگر درب اتاق واحد سمعی و بصری و یا تلفن یا نامه گلوگاه ارتباطی نیست و زمان و مكان در اختیار روابط عمومی است كه بتواند تصویر مناسب سازمانی را ایجاد كند. در روابط عمومی دیجیتال ، سایت (و حتی اگر سایتی وجود نداشت یك ایمیل ساده) می تواند گلوگاه ارتباطی باشد. اگر دیدگاهی مبتنی بر روابط عمومی سنتی داشته باشیم و هر بازدید كننده ای بتواند آزادانه و در یك لحظه عكس ها را ببیند و از آن استفاده كند ، ممكن است این امر برای ما خوشایند نباشد، ولی باید قبول كرد كه حضور در عرصه روابط عمومی الكترونیكی شفافیت و عملكرد باز می خواهد.
یك سوال : آیا روابط عمومی باید عكس ها را با كیفیت بالا در اختیار همه بازدید كنندگان سایت ها قرار دهد؟ آیا ذكر نام روابط عمومی در قالب مارك زدن روی عكس و یا كسب اجازه برای دریافت عكس ضروری است ؟
پاسخ به سوال فوق مستلزم این است كه قبول داشته باشیم عكس های ارایه شده در وب سایت روابط عمومی ها باید دارای كیفیت خوب و امكان برداشتن كپی باشند. Dpi پایین عكس های اینترنت (72dpi ) برای روزنامه ها مناسب نیست.
و اما پاسخ سوال مشخص است . البته اگر روابط عمومی را انحصار اطلاعات ندانیم!
باید به سوی ارتباطات الكترونیكی در فعالیت های سمعی و بصری گام برداریم . ولی نكته مهم مورد اشاره استاد شكر خواه نیز یادمان نرود كه تنها داشتن تكنولوژی مهم نیست.
**********
نمونه آرشیو عكس چند سایت فعال روابط عمومی :
- سایت روابط عمومی قوه قضاییه تنها 4 عكس البته با كیفیت بالا. عكس ها از جلسات اداری است .
- سایت خبری وزارت آموزش و پرورش عكس ها محدود ، بدون شرح عكس و مهمتر از همه قابل كپی برداری نیستند !
- سایت خبری وزارت نیرو تعداد و زمان به روز كردن آن خوب ، با شرح عكس و كیفیت بالا (300 dpi) . بدون امكان جستجو
- سایت روابط عمومی وزارت جهاد كشاورزی تعداد عكس ها زیاد ، به روز كردن عكس ها بویژه عكس های خبری نامناسب ، داشتن شرح عكس ( كه گویا هنوز آرشیو از این نظر كامل نیست و تنها چند مورد شرح عكس دارد ) ، و دو قابلیت خوب دیگر :
- امكان جستجوی عكس ها
- طبقه بندی عكس ها بر اساس فعالیت های سازمانی
استاد 