تشكیلات روابط عمومی  ( قسمت دوم )

" هیاتی " واژه ای است كه گاهی در برابر  واژه  " تشكیلاتی" ،  برای نشان دادن حرفه ای نبودن یك روابط عمومی یا مدیر آن استفاده  می شود . در  روابط عمومی های اینگونه كه كم هم نیستند مدیر و كاركنان در شرایطی به كار می پردازند كه كمتر وظیفه مشخصی دارند و هر روز كاری خود را می توانند با وظایف جدید محوله از مدیر روابط عمومی شروع كنند. طیف كاری این روابط عمومی ها به شدت متفاوت است. یك روز به شدت پركار و یا روزهای آرام و بدون خبر !

در مقابل روابط عمومی های تشكیلاتی همانگونه كه در یادداشت پیشین بدان شاره شد  واحدهای غیر تخصصی روابط عمومی را كه در حقیقت " ابزار های" كاری روابط عمومی اند ایجاد می كنند ، ولی از تشكیلاتی كردن تخصص روابط عمومی خبری نیست.

بدین معنی كه  هیاتی بودن  در بخش ابزارهای كاری روابط عمومی برطرف می شود ولی  برنامه ریزی روابط عمومی شاخص هیاتی بودن را برای خود حفظ می كند و در حوزه مبهم اختیارات مدیران روابط عمومی باقی می ماند .

تشكیل جلسات هماهنگی بین ادارات مختلف و  ایجاد معاونت هایی كه نقش هماهنگ كننده دارند ، برای ظاهر تشكیلاتی دادن به برنامه ریزی و تصمیم گیری در روابط عمومی است و مدیرانی كه تخصص روابط عمومی را در برنامه ریزی نفی می كنند حتی از ادارات اجرایی خود می خواهند كه پس از طرح یك مساله ( مثلا بحران سازمانی ) برنامه حوزه كاری خود را اعلام كنند تا با جمع عددی آنها به برنامه روابط عمومی برسند !!! 

شاید تصور هیاتی یا تشكیلاتی بودن در سطح ابزاری قابل تصور تر باشد . یعنی اینكه یك گرافیست در روش اول ممكن است مسئول راه اندازی سایت هم شود ، كه در یك روابط عمومی تشكیلاتی او فقط در رشته تخصصی خود كار می كند.  ولی در سطج برنامه ریزی وابط عمومی ،  غالبا  همان منش هیاتی باعث می شود مدیران  برنامه ریزی تخصصی روابط عمومی را در حیطه كار خود نگه می دارند .

باید گفت تنها زمانی می توان مدعی تشكیلاتی بودن روابط عمومی بود كه برنامه ریزی ارتباطی ( تخصص كارشناسان روابط عمومی )  در واحد خاصی شكل بگیرد تا مسئولیت برنامه ریزی روابط عمومی را بپذیرد  و در این راه هماهنگی بین ادارات اجرایی مختلف را به عهده گیرد .

این واحد نه در سطح ادارات اجرایی است و نه در حد معاونت. این واحد وجهه كارشناسی باید داشته باشد و به عنوان یك گروه كار كند  و هر كارشناس  عضو گروه  مساله خاص روابط عمومی را پیگیری كند.

سیستم های كارآگاهی و پلیسی مثال خوبی است كه تنوع ذاتی و پیچیدگی آنرا با فعالیت های روابط عمومی در روش تشكیلاتی مشابه می كند  ، ویژگی برتر چنین سیستمی  این است كه :

·          گروه كارآگاهان در برنامه ریزی و اجرا ، كارشناسان مستقلی هستند.

·          آنها از شروع ( مساله شناسی تا اجرا و نتیجه گیری )  مسئولیت كار را بر عهده دارند.

·          از واحدهای اجرایی مختلف  بنا بر شرایط  و نوع مساله  استفاده می شود و مجریان نیز از دغدغه برنامه ریزی فارغ می شوند. آنها به نیازها پاسخ می دهند و مطمئن هستند كه واحد برنامه ریز و هماهنگ كننده وجود دارد.

·          مدیریت می داند مسئول كارشناسی یك برنامه كیست و جمع بندی و ارزیابی كار بر  اثر بخشی استوار است نه بر كارآیی ( بدین معنی كه مدیر نتیجه كار را در انتها می گیرد نه عملكرد بخش های مختلف )

************

 كاش با ایجاد چنین مكانیزمی ( حتی به صورت غیر رسمی ) این موقعیت در اختیار كارشناسان روابط عمومی قرار می گرفت تا به تخصص خود بپردازند و  مجبور نشوند كه بعد از ورود به بازار كار  تخصص یك روزنامه نگار را در كار خبری ، یك تبلیغات چی در كار تلیغاتی و یا یك  مهندس شبكه و اینترنت را پیدا كنند .

..