عذرخواهی مرا به خاطر به روز نشدن وبلاگ بپذیرید. راستش را بخواهید مشغله های كاری و دو پروژه كاری كه با همراهی چند نفر از دوستان تعریف كرده ام ، تمام انرژی و وقت مرا گرفته. طوری كه فایل های متعدد رو دسكتاپ كامپیوترم منتظر تكمیل شدن هستند . سوژه هایی كه به مراتب به اهداف این وبلاگ یعنی طرح مسایل كاربردی روابط عمومی نزدیك ترند.چه از تجربه كاری خودم و چه تجارب همكاران . ولی متاسفانه خیلی ها ناتمام مانده اند. گرچه به قول دوستی نوشته های كاری من اول برای كار نوشته می شوند و بعد در وبلاگ مطرح می شوند. ( مانند سه سطح ویژگی سایت ایده آل روابط عمومی كه بخشی از گزارش كامل سایت اینترنتی روابط عمومی برای ارسال به جشنواره روابط عمومی برتر بود )  ولی امیدوارم بتوانم به كارها سر و سامانی بدهم . ضمنا مطالب وبلاگ ها و سایت های روابط عمومی هم كم شده و كمتر لینكی مرتبط و كاربردی  پیدا می كنم برای لینكدونی !!   ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

مستند سازی ؛ شاخصه فعالیت حرفه ای

وقتی شرایط حرفه ای بر روابط عمومی حاكم نباشد ،‌نتیجه ای جز شخص محوری در فضای كاری روابط عمومی  ندارد. بدین معنی كه تعریف كار با افراد چنان معمول است كه اگر نیروی خوبی از روابط عمومی به هر دلیلی منتقل شود ،‌ توانایی او نیز منتقل می شود. و این امر چه در سطح مدیریت و چه كارشناسی دیده می شود.

كمتر مدیرانی هستند كه توانسته باشند كارشناسان روابط عمومی را ملزم به  مستند سازی رویه های كاری كنند و كمتر مدیرانی هم هستند كه سابقه مدیریتی خود را به جا گذاشته باشند .  یك مثال : كارشناس خوبی را می شناسم كه فعالیت های ارتباط با رسانه های یك روابط عمومی را انجام می دهد. همه می دانند كه اگر روزی نباشد تمامی ارتباط با خبرنگاران ، رسانه ها و ... از بین می رود و كارشناس جدید باید از صفر شروع كند!

باید گفت كه مستند سازی فقط رویه ها را شامل نمی شود ، فعالیت های زیادی در روابط عمومی  انجام می شود كه روابط عمومی قادر نیست گزارشی از آن تهیه كند و یا به سوابق فعالیت های گذشته مراجعه كند. باید قبول كرد كه تجربه و سابقه یك روابط عمومی زمانی مفید است كه مستند شده باشد.

مرور  آسیب شناسی فعالیت های روابط عمومی در مقاله ها و همایش ها  همیشه نشان می دهد كه  نبودن ثبات شغلی در روابط عمومی عامل منفی در پیشرفت روابط عمومی است و همیشه از مدیران سازمانی انتظار می رود نگاهی حرفه ای به روابط عمومی داشته باشند. در حالیكه همین نگاه حرفه ای در بین مدیران و كارشناسان وجود ندارد و چه بسا مستند نكردن فعالیت ها و رویه های كاری را فوت كوزه گری می دانند !! نكته ای كه در نهایت به ضرر خود كارورزان روابط عمومی است . در هر تغییر مدیریتی و كارشناسی روابط عمومی فعالیت از صفر شروع می شود و هیچ راهكاری برای حل این معظل وجود ندارد.

به طور اختصار در این بحث می توان  مستندسازی  رویه های كاری  و نیز  مستند سازی فعالیت ها را ذكر كرد.

این دو از این جهت متفاوت هستند كه رویه های كاری فنون و روش های كاری است كه حتی بحث های غیر رسمی را نیز شامل می شود و اگر كارشناس خبری دارای  توان لابینگ خاص است باید این رویه ها مستند شده باشد .  مانند شماره تلفن خصوصی روزنامه نگاران و اسامی آنها و محلی كه می توان آنها را یافت . نكات ریزی كه  می تواند در زمانی حیاتی شوند و در این مقوله می گنجند .

مستند سازی فعالیت ها گرچه كمی وضعیت بهتری دارد كه شاید بیشتر به بهانه گزارش عملكرد ، شركت در جشنواره ها و ... انجام  می شود ولی معمولا كامل نیست و دستورالعمل ها و آیین نامه های مشخصی ذكر نمی شود.